E-Akte für das Land Mecklenburg-Vorpommern

Description

Erstellung und Einführung eines IT-Systems zum Dokumentenmanagement und zur Vorgangsbearbeitung für den Einsatz in der Landesverwaltung des Landes Mecklenburg-Vorpommern (E-Akte). Lot 1: In der Landesregierung Mecklenburg-Vorpommern wurde in den Jahren 2009 bis 2014 das Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem DOMEA® der Firma OpenText® als Landesstandard eingeführt. Mit der Modernisierung der Verwaltung wird die Führung elektronischer Akten zum Standard. Dieses ist sowohl im E-Government-Gesetz des Bundes als auch im E-Government Gesetz des Landes (Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltungstätigkeit in Mecklenburg-Vorpommern) vom 25.4.2016 vorgeschrieben. Auf Grund der gesetzlichen Vorgaben ist die Einführung elektronischer Akten für alle (oberste, obere und untere) Landesbehörden Mecklenburg-Vorpommerns umzusetzen. Der Geltungsbereich erstreckt sich auch auf Landesbetriebe mit einer Landesbeteiligung von mehr als 50 %. Das Land MecklenburgVorpommern beabsichtigt in den Behörden der Landesverwaltung die elektronische Akte (E-Akte) bestehend aus Dokumentenmanagementsystem (DMS) und Vorgangsbearbeitungssystem (VBS) einzuführen. Die Gesamtverantwortung für das Projekt übernimmt das Ministerium für Energie, Infrastruktur und Digitalisierung (EM). Künftiger Betreiber ist der IT-Dienstleister der Landesverwaltung, die Datenverarbeitungszentrum M-V GmbH (DVZ) mit Sitz in Schwerin. Bei den Anforderungen an das Softwareprogramm E-Akte stehen Softwareergonomie und Barrierefreiheit im Vordergrund. Für alle Behörden soll die E-Akte eingeführt werden. Die E-Akte kann später (nach Abschluss der gesamten Einführung) – bei Bedarf – durch die einzelnen Behörden ihren jeweiligen Anforderungen entsprechend angepasst bzw. erweitert werden. Eine Gesamtzahl von 16 000 Nutzern ist vorgesehen. Damit wird die vollständige Landesverwaltung erfasst. Der tatsächliche Lizenzabruf hängt von der Einführungsgeschwindigkeit in der Landesverwaltung ab. Es wird aktuell davon ausgegangen, dass im siebten Vertragsjahr nach der Pilotierung Lizenzen für alle Systeme und die Gesamtanzahl von 16 000 Nutzern abgenommen worden sind. Der tatsächliche jährliche Abruf kann höher oder niedriger ausfallen. Die Gesamtzahl kann während der Vertragslaufzeit um bis zu 15 % unter- oder überschritten werden (Mindest- oder Höchstabrufmenge). Es ist zu berücksichtigen, dass ca. 2 660 Mitarbeiter/innen in den Ministerien und dem Geschäftsbereich der Staatskanzlei seit Jahren mit dem Vorgangsbearbeitungssystem (VBS) DOMEA® arbeiten. Im Flächenland M-V sollen 138 Behörden an 295 Standorten angeschlossen werden. Eine Vielzahl an Fachverfahren (gesamt mehr als 200) werden anzubinden sein. Optional werden Schulungsleistungen zu beauftragen sein.