Scandienstleistungen

Description

Die GESOBAU AG (nachfolgend GESOBAU), mit Sitz in Berlin, beabsichtigt, die derzeit an einen externen Dienstleister vergebene Digitalisierung und elektronische Archivierung der in Papierform eingehenden Dokumente (Rechnungen, Mieterschreiben, amtliche Schreiben etc.) neu auszuschreiben. Jährlich sind dabei geschätzt etwa 150.000 Dokumente zu verarbeiten. Die vertraglichen Leistungen können auch von den unmittelbaren und mittelbaren Beteiligungsunternehmen der GESOBAU AG (zurzeit aktiva Haus- und Wohnungseigentumsverwaltung GmbH, GESOBAU Wohnen GmbH & Co. KG, berlinwohnen Hausmeister GmbH und berlinwohnen Messdienste GmbH) in Anspruch genommen werden (Abrufberechtigungen). Lot 1: Gegenstand der Digitalisierung sind alle originär in Papierform eingehenden Dokumente (nachfolgend Eingangspost), die eine Belegfunktion im Sinne der handels- und/oder steuerrechtlichen Buchführungs- oder Aufzeichnungspflichten erfüllen und deshalb einer Aufbewahrungspflicht unterliegen. Nicht Gegenstand der vorliegenden Verfahrensdokumentation ist die Verarbeitung und Archivierung von Belegen, die die GESOBAU AG bereits in digitaler Form erhalten oder selbst erzeugt hat, auch wenn diese zumindest teilweise mit derselben Hard- und Software verarbeitet und/oder archiviert werden. Vom Dienstleister sind u.a. die Dokumente beim Posteingang (GESOBAU AG, Stiftsweg 1, 13187 Berlin) abzuholen, zu öffnen, zu sortieren, aufzubereiten, zu digitalisieren, bei Bedarf mit Metadaten zu versehen und ggf. anfallende Ruckläufer zum Auftraggeber zurückzuliefern. Zusätzlich sind die Archivierung der Papieroriginale und die Dauerhafte Vorhaltung der Dokumente sowie zusätzliche Dienstleistungen auf Abruf Gegenstand des Auftrages. Die Leistungen haben stehts unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und der aktuellen BSI Richtlinie TR-RESISCAN (TR 03138 sowie TR-03138-P) zu erfolgen.