Scanning services

Description

Gegenstand des vergebenen Auftrags ist der Abschluss eines Rahmenvertrags zur Digitalisierung von Posteingängen für die Mitgliedskommunen der Südwestfalen-IT insbesondere in den Bereichen Verkehrsordnungswidrigkeiten und Rechnungsverarbeitung. Hiervon umfasst sind u.a. die Bündelung von Posteingangsströmen für bestimmte Leistungsprozesse, die Digitalisierung und Indizierung der Posteingangsdokumente, deren sichere elektronische Bereitstellung sowie die Aufbewahrung der Original-Dokumente. Der Auftragnehmer übernimmt auf Abruf durch Einzelbeauftragung die Digitalisierung von Posteingängen und Schriftstücken für die bezugsberechtigten Kommunen des Zweckverbandes Südwestfalen-IT. Der Auftragnehmer erbringt die Dienstleistung in von ihm bereitzustellenden Räumlichkeiten und mit von ihm bereitzustellenden Hardware-, Software- und Personal-Ressourcen. Die Südwestfalen-IT ruft dabei die digitalisierten Posteingangsdokumente vom Auftragnehmer ab und verteilt sie an die bezugsberechtigten Kommunen im Zweckverband. Der vormalige Scandienstleister führte bislang die Digitalisierung der Posteingänge im Bereich Verkehrsordnungswidrigkeiten für drei der bezugsberechtigten Kommunen sowie im Bereich des kreditorischen Rechnungsworkflows für zwei der bezugsberechtigten Kommunen durch. Es besteht die Absicht, die Digitalisierung von Posteingangsdokumenten und Aufbewahrung der Originaldokumente auf weitere Fachbereiche und Leistungsprozesse der Verbandsmitglieder auszuweiten. Der Auftragnehmer hat auf Abruf durch Einzelbeauftragung durch die jeweilige bezugsberechtigte Kommune folgende Leistungen zu erbringen: — Bündelung von Posteingangsströmen für bestimmte Leistungsprozesse oder Fachbereiche mehrerer Nutzerkommunen in verschiedenen PLZ-Bezirken im Einzugsgebiet an einem zentralen Ort. — Digitalisierung und Indizierung der Posteingangsdokumente gemäß den in der Leistungsbeschreibung spezifizierten Anforderungen. — Sichere elektronische Bereitstellung der digitalisierten Eingangsdokumente und Metadaten für die Südwestfalen-IT. — Aufbewahrung der Original-Eingangsdokumente inklusive deren physischer Bereitstellung oder Vernichtung auf Anforderung durch die Nutzerkommune. — Bedarfsorientierte Anpassung der beim Auftragnehmer eingesetzten Hardware, Software und Prozesse zur Erfüllung der Leistungs- und Qualitätsanforderungen der Nutzerkommune (Change Request Management zur Ausweitung und Optimierung des Services auf weitere Leistungsprozesse) sowie Beratung im Zusammenhang mit der Ermittlung und Konzeption technischer und organisatorischer Anforderungen für die Ausweitung des Service-Angebots auf weitere kommunale Leistungsprozesse. — Implementierung und Überwachung von Maßnahmen und Verfahren zur Einhaltung des Datenschutzes und zur Erfüllung der Anforderungen zur Datensicherheit. — Bereitstellung von Berichten und statistischen Daten zur Leistungserbringung. — Erfüllung der vom Auftraggeber in Abstimmung mit den Nutzerkommunen definierten Kriterien und Parameter zur Messung und Bewertung der Leistungsqualität.