Scandienstleistungen Beteiligtenakten (VBL - Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder)

Description

Gegenstand dieser Ausschreibung war die datenschutzkonforme Digitalisierung des kompletten Aktenbestands der Abteilungen Beteiligungsmanagement I (BM I) und Beteiligungsmanagement II (BM II), bestehend aus - ca. 1,85 Mio. Blatt in Ordnern und Aktenbänden, - deren datenschutzgerechter Übernahme (inkl. Abholung, Transport und Zwischenlagerung), - der Vornahme einer Dokumententrennung, - der Aussortierung von Dokumenten mit Schriftformerfordernis (betrifft nur die Akten von BM I), - der Digitalisierung und Übermittlung der digitalisierten Dokumente innerhalb von 12 Monaten nach Übernahme sowie - der Vernichtung der gescannten Dokumente. Lot 1: Gegenstand dieser Ausschreibung war die datenschutzkonforme Digitalisierung des kompletten Aktenbestands der Abteilungen Beteiligungsmanagement I (BM I) und Beteiligungsmanagement II (BM II), bestehend aus - ca. 1,85 Mio. Blatt in Ordnern und Aktenbänden, - deren datenschutzgerechter Übernahme (inkl. Abholung, Transport und Zwischenlagerung), - der Vornahme einer Dokumententrennung, - der Aussortierung von Dokumenten mit Schriftformerfordernis (betrifft nur die Akten von BM I), - der Digitalisierung und Übermittlung der digitalisierten Dokumente innerhalb von 12 Monaten nach Übernahme sowie - der Vernichtung der gescannten Dokumente. Im Rahmen der Durchführung des Auftrags sind neben dem Aufbau der technischen und organisatorischen Strukturen zur Sicherstellung des operativen Ablaufs sowie zur Erfüllung der hohen Anforderungen an den Datenschutz und die Informationssicherheit, auch der Aufbau von Qualitätsmaßnahmen und Reporting sowie die Einarbeitung der für den laufenden Betrieb vorgesehenen Mitarbeiter (m/w/d) sicherzustellen. In Summe ist ein übergreifender Bestand von ca. 1,85 Mio. Blatt zu digitalisieren. Dieser verteilt sich folgendermaßen auf beide Abteilungen: Für den Bereich BM I konnten im Archivkeller in Summe 182 Aktenreihen, mit durchschnittlich ca. 100 cm Länge gezählt werden. Hiervon entfallen 163 Aktenreihen auf die "normalen" Beteiligten (Hängehefter) und 19 Aktenreihen auf die Beteiligungen von Bund und Ländern (Leitz-Ordner). Die beiden genannten Arten von Akten im Bereich BM I werden in der Leistungsbeschreibung ausführlich vorgestellt. Unter der Annahme, dass pro Zentimeter ca. 80 Blätter abgeheftet sind, wird mit ca. 1.456.000 zu scannenden Blättern gerechnet. Hinzu kommt ein Aufschlag von ca. 10 Prozent, da einige Akten aktuell von den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern zwecks Fallbearbeitung aus dem Archivkeller entnommen wurden und sich somit in den Büroräumlichkeiten befinden. Insgesamt ist für den Bereich BM I somit von einem Bestand von ca. 1.600.000 zu digitalisierenden Blättern auszugehen. Im Bereich BM II wurden insgesamt ca. 500 zu digitalisierende Ordner (ca. 250.000 Blatt) gezählt, diese befinden sich auf einem Flur verteilt in den Büros der einzelnen Teams des Bereichs.