Bereitstellung einer Bauprojektmanagementplattform als Software as a Service (SaaS)

Description

Der Kommunale Immobilien Service der Landeshauptstadt Potsdam, im Weiteren KIS genannt, will eine Cloud-basierte Plattform zum Austausch und zur Verwaltung von Dokumenten und Informationen rund um vom KIS gemanagte Bauprojekte beschaffen. Dies setzt eine Standardsoftwareanwendung und Speicherplatz zum Ablegen der erzeugten Anwendungsdaten voraus. Gegenstand soll die Bereitstellung der in Anlage 1 vereinbarten Softwareanwendung (im Folgenden: ANWENDUNG) zur Nutzung ihrer Funktionalitäten, die technische Ermöglichung der Nutzung der ANWENDUNG und die Einräumung bzw. Vermittlung von Nutzungsrechten an der ANWENDUNG, sowie die Bereitstellung von Speicherplatz für die vom KIS durch Nutzung der ANWENDUNG erzeugten und/oder die zur Nutzung der ANWENDUNG erforderlichen Daten (im Folgenden: ANWENDUNGSDATEN) in Anlage 1 vereinbarten Umfang durch den Anbieter gegenüber dem KIS. Lot 1: Bereitstellung einer Bauprojektmanagementplattform als Software as a Service (SaaS) 1.1 Technisch 1.1.1 Nutzungszeit und Verfügbarkeit Die grundsätzliche Nutzungszeit der Plattform beträgt bis zu 24 Stunden an 7 Tagen in der Woche. Die Verfügbarkeit der Plattform entspricht mindestens der Verfügbarkeitsklasse 2 laut der Klassifizierung des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). 1.1.2 Datensicherung Die Sicherung aller auf der Plattform hochgeladenen und eingegebenen Informationen erfolgt mindestens täglich. 1.1.3 Client-Zugriff Das Portal ist mit folgenden Betriebssystemen und Browsern nutzbar: - Microsoft Windows ab Version 10 (min. Mozilla Firefox ESR Version 78.10.1esr (64-Bit)), - macOS ab der Version 10.15 (min. Safari 13), - Android ab der Version 9 und - iOS ab der Version 12.5.3 nutzbar. ActiveX-Komponenten sind nicht zugelassen. 1.1.4 Sicherheit und Konformität Die der Plattform zugrundeliegenden Server befinden sich in Rechenzentren innerhalb der Bundesrepublik Deutschland. Alle vom Auftraggeber im Portal abgelegten Daten werden mittels AES-256 oder gleich-/höherwertig verschlüsselt gespeichert. Die gesamte Datenkommunikation zwischen dem Webbrowser / der App des Anwenders und der Plattform erfolgt verschlüsselt über das TLS-Protokoll, mindestens in der Version 1.3. Der Hosting-Provider der Plattform ist zertifiziert nach ISO/IEC 27001 und arbeitet DSGVO-konform. Für Benutzer kann eine Kennwortrichtlinie definiert werden. Benutzersitzungen per Webbrowser besitzen ein Timeout, nach deren Ablauf die Benutzersitzung automatisch beendet wird. Ein Journal dokumentiert, welcher Benutzer zu welchem Zeitpunkt welche Dokumente hoch-/herunterlädt, ansieht und löscht. 1.1.5 Mengengerüst Die Plattform ist für eine 2-stellige Anzahl von gleichzeitig laufenden Bauprojekten geeignet (Anzahl der Bauprojekte: min. 25 bis max. 70). Das erwartete Datenvolumen beträgt bis zu 5 Terabyte. Die erwartete Nutzeranzahl beträgt (siehe hierzu auch 1.2.14): - Nutzer mit administrativen Rechten: ~ 5 - Nutzer mit fachadministrativen Rechten: ~ 25 - Nutzer mit Standardrechten je Bauprojekt: ~ 70 bis zu 250 1.2 Fachlich 1.2.1 Sprache der Benutzeroberfläche Die Benutzeroberfläche ist in deutscher Sprache gehalten. 1.2.2 Schulung und Support Die Benutzung der Plattform ist für Standard-Benutzer (siehe auch 1.2.14) ohne Pflichtschulung erlernbar. Für Benutzer mit erweiterten Rechten (siehe auch 1.2.14) sind maximal 4 h Schulungsaufwand notwendig. Benutzersupport bei der Anwendung des Datenraums per Telefon und E-Mail. 1.2.3 Benutzerführung Die Benutzerführung ist intuitiv möglich. 1.2.4 Reaktionszeit der Benutzeroberfläche Die Benutzeroberfläche erlaubt ein flüssiges Arbeiten und gibt (bspw. per Einblendung) eine Rückmeldung bei Wartezeiten. 1.2.5 Nutzbare Endgeräte Die Plattform kann grundsätzlich per PC, Laptop und mobilen Endgeräten genutzt werden. Unabhängig vom Endgerät sind alle Dokumente und Daten aufrufbar. 1.2.6 Adressverwaltung Die Plattform bietet die Möglichkeit zur Führung einer Projektbeteiligtenliste (Firmierung, Postadresse, Kontaktdaten). 1.2.7 Planablage Die Plattform ermöglicht eine strukturierte und nachvollziehbare Ablage von Plänen. 1.2.8 Multidateiup- und download Es können mehrere Dateien und Ordner in einem Vorgang vom Client-Computer auf die Plattform hoch- und von dieser herunterladen werden. Die Mindestgröße der Dateien/Ordner beträgt 50 MB. 1.2.9 Größe von Einzeldateien Die Plattform unterstützt Dateien mit einer Größe von 1 Byte bis zu 50 MB. 1.2.10 Integrierter Viewer Die Plattform beinhaltet einen integrierten Viewer für Dokumente und Pläne (Dateitypen: PDF, DWG, übliche Fotoformate wie JPG und PNG), um sich Dokumente und Pläne ohne Dateidownload ansehen zu können. 1.2.11 Filter- und Suchfunktionen Benutzer können nach allen auf der Plattform eingestellten Dateien (Dokumente, Pläne, Fotos, etc.) filtern und suchen (Dateibezeichnungen, Dateitypen, Einstelldatum). Die jeweiligen Benutzerrechte werden beachtet. 1.2.12 Bilddatenbank Dateigröße 2 bis maximal 5 MB. Je Datei besteht die Möglichkeit zur Eingabe von Freitext-Bemerkungen und Vergabe von strukturierten Schlagworten, nach denen auch gesucht werden kann. 1.2.13 Unterstützte Dateiformate Die Plattform unterstützt mindestens die Ablage von Dateien mit den folgenden Dateiformaten: docx, xlsx, mpp, pptx, pdf, psd, jpg, png, zip, dwg, dxf. 1.2.14 Benutzerverwaltung Benutzern / Benutzergruppen können differenzierte Zugriffsrechte je Bauprojekt vergeben und damit praktisch: - Administratoren (bspw. mit dem Recht, neue Benutzer anzulegen), - Fachadministratoren (bspw. mit dem Recht, Benutzerrechte zu vergeben) und - Standard-Benutzer (bspw. mit dem Recht, Dokumente einzusehen und herunterladen zu dürfen) definiert werden. Ein Projektbeteiligter erhält nur ein Benutzerkonto, kann aber unterschiedliche Rechte in mehreren Bauprojekten haben. 1.2.15 Online-Hilfe Die Plattform bietet eine Online-Hilfe in deutscher Sprache.