Scanning services

Description

Med dette udbudsmateriale ønsker Lolland Kommune at indhente tilbud på scanning (digitalisering) af arkiv på Teknik- og Miljømyndighedens område. Lolland Kommune ønsker at indgå kontrakt med én leverandør som forestår hele opgaven. Den samlede opgave består, udover selve scanningen, af en række tilknyttede ydelser i forbindelse med udførelse af opgaven, herunder transport af dokumenter og bortanskaffelse. Leverandøren skal inden afgivelse af sit tilbud selv måle lageret op, i det der ikke forefindes eksisterende opmåling. Efter gennemført scanning skal leverandøren være behjælpelig med at overdrage hele materialet til elektronisk arkiv. Opgaven ønskes påbegyndt hurtigst muligt efter kontraktindgåelse med vindende leverandør, og med en løbetid på 6-9 måneder for selve scanningen. Formålet med opgaven er, at Lolland Kommune får en digital og tidssvarende løsning til arkivet som kan lette medarbejdernes arbejde. På sigt er det hensigten, at borgere også selv kan tilgå materialet direkte. Lolland Kommune ønsker en økonomisk attraktiv løsning, med en leverandør der er villig og i stand til at leverer en pålidelig service og kvalificeret niveau på det indscannede materiale. Leverandøren skal være i dialog med kommunens medarbejdere igennem hele processen, samt have forståelse for, at kommunens hverdag skal fungerer ved siden af leverandørens arbejde på opgaven. Det vil sige, at der kan komme forespørgsler der imødekommes og dokumenter der skal findes imens leverandøren arbejder med indscanning af arkivet. Arkivet besigtiges og opmåles af leverandøren inden dennes afgivelse af tilbud, og består af dokumenter af varieret størrelse, form og tilstand. Der må forventes at kunne forekomme pletter, folder, clips e. lign. som leverandøren skal tage hensyn til ved scanningen.