Świadczenie kompleksowych usług w ramach organizacji wydarzeń na rzecz MKiŚ, na terenie Rzeczypospolitej Polskiej lub poza jej granicami

Description

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie wszystkich usług w ramach organizacji Wydarzeń na rzecz Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany będzie do organizacji, pod względem logistycznym, w kraju oraz poza granicami RP wszelkich wydarzeń organizowanych w ramach działalności Zamawiającego, w szczególności: seminariów, konferencji, spotkań, szkoleń, konferencji internetowych oraz wizyt plenarnych i studyjnych, a także wystaw, stoisk informacyjnych i edukacyjnych, wydarzeń plenerowych oraz innych uwzględniających poniższy zakres. Lot 1: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie wszystkich usług w ramach organizacji Wydarzeń na rzecz Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany będzie do organizacji, pod względem logistycznym, w kraju oraz poza granicami RP wszelkich wydarzeń organizowanych w ramach działalności Zamawiającego, w szczególności: seminariów, konferencji, spotkań, szkoleń, konferencji internetowych oraz wizyt plenarnych i studyjnych, a także wystaw, stoisk informacyjnych i edukacyjnych, wydarzeń plenerowych oraz innychuwzględniających poniższy zakres. W zakres kompleksowej organizacji logistycznej wydarzeń wchodzą w szczególności: 1 rezerwacja i najem sal konferencyjnych wraz z wyposażeniem technicznym oraz zapewnienie obsługi technicznej, 2 aranżacja i zapewnienie wyposażenia sal konferencyjnych uwzględniające aspekty środowiskowe; 3 zapewnienie materiałów szkoleniowych i konferencyjnych uwzględniające aspekty środowiskowe; 4 zapewnienie wyżywienia dla uczestników wydarzeń; 5 prowadzenie sekretariatu konkursu 6 zapewnienie zakwaterowania dla uczestników wydarzeń; 7 organizacja spotkań w trybie konferencji stacjonarnych, hybrydowych i internetowych; 8 zapewnienie promocji wydarzenia poprzez m.in. plakat/baner elektroniczny, mailing, film promocyjny w formie zaproszenia na wydarzenie. 9 zapewnienie transportu osobowego oraz dostawczego; 10 zabezpieczenia wydarzenia od strony formalno-prawnej, medycznej, przeciwpożarowej oraz bezpieczeństwa uczestników wydarzenia i porządku w trakcie wydarzenia (ochrona osób); 11 zapewnienie obsługi zlecenia w tym, wyznaczenie osoby/osób do kompleksowej obsługi zlecenia wydarzenia pod względem prawidłowego jego przebiegu od momentu przyjęcia zamówienia do jego zakończenia w celu prawidłowej realizacji zlecenia (nie należy tu uwzględniać usługi koordynacji w miejscu wydarzenia realizowanej przez 1 osobę); 12 zapewnienie usługi koordynacji w miejscu wydarzenia; 13 zapewnienie innych usług w tym m.in. konferansjera, animatora, hostessy, przewodnika itp. Wszystkie usługi muszą być realizowane z uwzględnieniem zaleceń Głównego Inspektoratu Sanitarnego w związku z ogłoszonym stanem epidemii na terenie RP wywołanym zakażeniami wirusem SARS-COV-2 oraz Wytycznych dla organizatorów imprez kulturalnych i rozrywkowych w trakcie epidemii wirusa SARS-CoV-2 w Polsce opracowanych przez Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu, Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii oraz Głównego Inspektora Sanitarnego, przy czym Wykonawca zobowiązany jest uwzględniać wytyczne i zalecenia obowiązujące w dacie realizacji danego Wydarzenia.