Dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji spotkań i szkoleń Programu Interreg Next Polska-Ukraina 2021-2027 w czterech częściach.

Description

Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji spotkań i szkoleń Programu Interreg Next Polska-Ukraina 2021-2027 w czterech częściach: 1) Część I: dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji minimum 2, a maksimum 4 spotkań Komitetu Monitorującego Programu Interreg Next Polska–Ukraina 2021-2027 (dalej Programu). 2) Część II: dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji szkoleń dla wnioskodawców Programu. Szkolenia związane są z II naborem wniosków w ramach Programu. 3) Część III: dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji minimum 5, a maksimum 8 szkoleń dla Beneficjentów lub/i pracowników Wspólnego Sekretariatu Programu. 4) Część IV: organizacja spotkań grup roboczych Programu w Warszawie (2 rodzaje: dla maksymalnie 10 i maksymalnie 15 osób). Lot 1: Dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji minimum 2, a maksimum 4 spotkań Komitetu Monitorującego Programu Interreg Next Polska–Ukraina 2021-2027 (dalej Programu). Dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji spotkań i szkoleń Programu Interreg Next Polska-Ukraina 2021-2027 w czterech częściach: 1) Część I: W pierwszej części przedmiotem zamówienia będzie dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji minimum 2, a maksimum 4 spotkań Komitetu Monitorującego Programu Interreg Next Polska–Ukraina 2021-2027 (dalej Programu). Możliwa lokalizacja organizowanych spotkań obejmować będzie następujące województwa: mazowieckie (w tym Warszawa), podkarpackie, podlaskie lub lubelskie. 3. Zamawiający przewiduje prawo opcji: a) Wynajem maksymalnie 20 osób pokoi jednoosobowych i/lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania w hotelu, w którym organizowane będzie spotkanie w dzień przed lub w drugim dniu spotkania wraz ze świadczeniem usługi gastronomicznej w postaci śniadania dnia następnego (przedłużenie rezerwacji na drugą dobę). Każdy pokój musi mieć pełen węzeł sanitarny oraz bezpłatny dostęp do Internetu. Wartość opcji – 25.584,00 PLN brutto x 4 spotkania = 102.336,00 PLN brutto b) Zapewnienie maksymalnie 20, a minimalnie 3 miejsc parkingowych dla samochodów osobowych lub minibusa w hotelu. Wartość opcji 6.396,00 PLN brutto c) Wynajem maksymalnie 5 pokoi jednoosobowych i/lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania na jedną noc w dniu poprzedzającym lub w dniu następnym po zakończeniu spotkania w hotelu w Warszawie zlokalizowanym w pobliżu lotniska Chopina (w promieniu 3 km w linii prostej), wraz ze świadczeniem usługi gastronomicznej w postaci kolacji i śniadania. Hotel o standardzie minimum 3 gwiazdek (równoważne ze standardem minimum 3 gwiazdek wg kategoryzacji zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. 2006 Nr 22 poz. 169). Każdy pokój musi mieć pełen węzeł sanitarny oraz bezpłatny dostęp do Internetu. W ramach usług Wykonawca zapewni transport samochodowy ww. osób z i na lotnisko. Wartość opcji 17.792,00 PLN brutto d) Kolacja na żądanie nr 2 dla maksymalnie 20 osób w hotelu w dzień przed lub w drugim dniu posiedzenia. Wartość opcji – 6.396,00 PLN brutto x 4 spotkania = 25.584,00 PLN brutto e) ZAPEWNIENIE TŁUMACZENIA SYMULTANICZNEGO PODCZAS OBRAD KOMITETU. Wartość opcji – 153.504,00 PLN brutto (3 spotkania) Tłumaczenia ustne symultaniczne z języka polskiego na język ukraiński oraz z ukraińskiego na polski podczas sesji plenarnych z użyciem kabiny na miejscu oraz online za pośrednictwem platformy do wideokonferencji – minimum 4, a maksimum 8 godzin pierwszego dnia spotkania oraz 4 godziny drugiego dnia spotkania; Zamówienie nie obejmuje spotkania nr 1 zaplanowanego na 14 grudnia 2023 r., gdzie tłumaczy zapewnia Zamawiający. Dostawę kabin oraz słuchawek do tłumaczenia i mikrofonów/multifonów zapewnia Wykonawca. f) TRANSPORT 1) Transport uczestników z Warszawy na miejsce spotkania:Zapewnienie transportu busem/minibusem na trasie: Warszawa - miejsce spotkania - Warszawa dla maksimum 25 osób Wartość opcji – 7.995,00 PLN brutto x 4 spotkania = 31.980,00 PLN brutto 2) Transport wszystkich uczestników spotkania z hotelu na kolację i z powrotem w pierwszym dniu spotkania: Zapewnienie transportu busem/minibusem pomiędzy hotelem, w którym będzie spotkanie a restauracją, w której odbędzie się uroczysta kolacja dla minimum 30 a maksimum 60 osób (przejazd w obie strony). Wartość opcji – 9.595,00 PLN brutto (4 spotkania) g) DOSTĘPNOŚĆ DLA OSÓB Z NIEPEŁNOSPRAWNOŚCIAMI. Wartość opcji - 12.792,00 PLN brutto (4 spotkania). Na potrzeby wyceny zamówienia Zamawiający przyjmuje się 1 osobę. h) USŁUGI FOTOGRAFA. Wartość opcji – 25.584,00 PLN brutto (4 spotkania) Zapewnienie fotografa do wykonania zdjęć ze spotkania - materiał foto do wykorzystania na Facebook’u i stronie internetowej Programu. Zamawiający, zgodnie z art. 139 ust. 1 uPzp, przewiduje dokonanie w pierwszej kolejności badania i oceny ofert, a następnie dokonać kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu. Lot 2: Dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji szkoleń dla wnioskodawców Programu. Przedmiotem zamówienia będzie dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji szkoleń dla wnioskodawców Programu. Szkolenia związane są z II naborem wniosków w ramach Programu i odbędą się w czterech miastach z polskiego obszaru wsparcia Programu (Lublin, Rzeszów, Białystok, Siedlce). Szkolenia przewidziane są na kwiecień 2024 r. (po jednym szkoleniu w każdym mieście, razem 4 szkolenia).Przewidziano opcje, które szczegółowo opisano w rozdziale VSWZ: a) Czarno-biały wydruk materiałów szkoleniowych w formacie A4, w liczbie kompletów adekwatnej do liczby uczestników szkolenia, łącznie maksymalnie 500 sztuk), w każdym komplecie maksymalnie 100 stron, oprawa zeszytowa lub spirala, papier 80 g. Wartość opcji – 12.960,00 PLN brutto (4 spotkania) b) USŁUGI TRANSPORTU OSÓB minibusem o pojemności do 12 osób na trasie: - Warszawa-Lublin-Warszawa- Wartość opcji – 6.396,00 PLN brutto (1 spotkanie) - Warszawa-Białystok-Warszawa- Wartość opcji – 6.396,00 PLN brutto (1 spotkanie) Warszawa – Rzeszów (miejsce szkolenia) - Warszawa -Wartość opcji – 6.396,00 PLN brutto (1 spotkanie) -: Warszawa – Siedlce (miejsce szkolenia) - Warszawa - Wartość opcji – 6.396,00 PLN brutto (1 spotkanie) Przewóz grupy maksymalnie 5 osób w Rzeszowie na trasie z lotniska Jasionka do miejsca szkolenia lub noclegu przed szkoleniem i/lub z miejsca szkolenia lub noclegu na lotnisko po zakończonym szkoleniu (trasa w te i z powrotem). . Wartość opcji – 3.198,00 PLN brutto (1 spotkanie) c) Zapewnienie maksymalnie 5 miejsc parkingowych przy obiekcie, w którym odbywa się szkolenie i – jeśli dotyczy – obiekcie noclegowym dla każdego ze szkoleń. Wartość opcji – 1.599,00 PLN brutto (4 spotkania) d) Zapewnienie noclegu wraz ze śniadaniem w miejscu, w którym odbywać się będzie dane szkolenie dla maksymalnie 5 osób. Wartość opcji – 5.596,50 PLN brutto x 4 spotkania = 22.386,50 PLN brutto e) Zapewnienie kolacji w miejscu zakwaterowanie w dniu poprzedzającym szkolenie oraz/lub w dniu szkolenia dla maksymalnie 5 osób (w obiekcie, w którym odbywało się szkolenie, innym obiekcie lub na trasie po drodze do miejsca następnego szkolenia). Wartość opcji – 2.398,50 PLN brutto x 4 spotkania = 9.594,00 PLN brutto f) DOSTĘPNOŚĆ NA SZKOLENIACH DLA OSÓB Z NIEPEŁNOSPRAWNOŚCIAMI . Na potrzeby wyceny zamówienia przyjmuje się 1 osobę. Wartość opcji – 12.792,00 PLN brutto (4 spotkania) Zamawiający, zgodnie z art. 139 ust. 1 uPzp, przewiduje dokonanie w pierwszej kolejności badania i oceny ofert, a następnie dokonać kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu. Lot 3: Dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji minimum 5, a maksimum 8 szkoleń dla Beneficjentów lub/i pracowników Wspólnego Sekretariatu Programu. Dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji minimum 5, a maksimum 8 szkoleń dla Beneficjentów lub/i pracowników Wspólnego Sekretariatu Programu.Zamawiający przewiduje opcje, które szczegółowo opisano w rozdziale V SWZ: 1. Wynajem sali konferencyjnej klimatyzowanej w centrum konferencyjnym lub obiekcie hotelarskim . Wartość opcji– 6.396,00 PLN brutto x 3 spotkania = 19.188,00 PLN brutto 2. Wynajem pokoi jednoosobowych i/lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania w dzień przed lub w pierwszym dniu szkolenia (maksymalnie 2 doby, zakwaterowanie od godz. 11.00), wraz ze świadczeniem usługi gastronomicznej w postaci śniadania dnia następnego w hotelu, w którym organizowane będzie spotkanie dla wyżej wskazanych ilości minimalnych i maksymalnych uczestników w poszczególnych rodzajach szkoleń wymienionych w tej części zamówienia: - Warsztaty Wspólnego Sekretariatu Programu z kontrolerami – Białystok, styczeń 2024 r. – minimalnie 15, maksymalnie 30 noclegów. Wartość opcji – 16.789,50 PLN brutto (1 szkolenie) - Szkolenie Wspólnego Sekretariatu z Ekspertami Zewnętrznymi – szkolenie zostanie zorganizowane na terenie jednego z czterech województw: podlaskiego, podkarpackiego, lubelskiego bądź mazowieckiego pomiędzy styczniem a kwietniem 2024 r. – minimalnie 15, maksymalnie 30 noclegów. Wartość opcji – 33.579,00 PLN brutto (1 szkolenie) - Szkolenie z Funduszu Małych Projektów – Lublin lub inna lokalizacja w województwie lubelskim lub podkarpackim (poza miastem Rzeszów) - minimalnie 10, maksymalnie 20 noclegów. Spotkanie odbędzie się w wyznaczonym z odpowiednim wyprzedzeniem terminie pomiędzy styczniem a czerwcem 2024 r. Wartość opcji – 11.193,00 PLN brutto (1 szkolenie) 3. Zapewnienie maksymalnie 10, a minimalnie 3 miejsc parkingowych dla samochodów osobowych w hotelu plus maksymalnie 1 miejsce parkingowe dla minibusa. Wartość opcji – 6.396,00 PLN brutto (8 szkoleń) b) ŚWIADCZENIE USŁUG GASTRONOMICZNYCH Warsztaty Wspólnego Sekretariatu Programu z kontrolerami – Białystok, styczeń 2024 r. – minimalnie 20, maksymalnie 30 osób.. Wartość opcji: - przerwa kawowa nr 1 – 5.756,40 PLN brutto - przerwa kawowa nr 2 – 5.756,40 PLN brutto - obiad – 5.276,70 PLN brutto 2) Szkolenie Wspólnego Sekretariatu z Ekspertami Zewnętrznymi – na terenie jednego z 4 województw:podlaskiego,podkarpackiego,lubelskiego, mazowieckiego– mini. 15, maks. 30 os. Wartość opcji: - przerwa kawowa nr 1 – 5.756,40 PLN brutto - przerwa kawowa nr 2 – 5.756,40 PLN brutto - obiad – 5.276,70 PLN brutto 3) Szkolenie z Funduszu Małych Projektów – Lublin lub inna lokalizacja w województwie lubelskim lub podkarpackim (poza miastem Rzeszów) - min. 10, maks.20 os. Wartość opcji: - przerwa kawowa nr 1 – 3.837,60 PLN brutto - przerwa kawowa nr 2 – 3.837,60 PLN brutto - obiad – 3.517,80 PLN brutto c) Kolacja na żądanie w dzień przed lub w dniu szkolenia w hotelu na każdym z planowanych szkoleń: • Szkolenie 1) - Warsztaty Wspólnego Sekretariatu Programu z kontrolerami – Białystok, styczeń 2024 r. Wartość opcji – 7.195,50 PLN brutto • Szkolenie 3) - Szkolenie z Funduszu Małych Projektów – Lublin lub inna lokalizacja w województwie lubelskim lub podkarpackim (poza miastem Rzeszów) - . Wartość opcji – 4.797,00 PLN brutto 6) Zapewnienie kolacji w miejscu zakwaterowania w dzień przed lub pierwszym dniu szkolenia Wartość opcji – 9.594,00 PLN brutto 7) ZAPEWNIENIE TŁUMACZENIA SYMULTANICZNEGO PODCZAS SZKOLENIA Z FUNDUSZU MAŁYCH PROJEKTÓW WRAZ ZE SPRZĘTEM DO TŁUMACZEŃ. - kabiny – 5.596,50 PLN brutto (1 szkolenie) - multifony – 1.918,80 PLN brutto (1 szkolenie) - słuchawki – 639,60 PLN brutto (1 szkolenie) - tłumaczenie – 12.792,00 PLN brutto (1 szkolenie – 8h) Czarno-biały wydruk materiałów szkoleniowych w formacie A4, w liczbie kompletów adekwatnej do liczby uczestników każdego szkolenia osobno), w każdym komplecie maksymalnie 100 stron, oprawa zeszytowa lub spirala, papier 80 g. Dla spotkań 1, 2 i 3 Wartość opcji: Szczegół opis w rozdziale V SWZ. Zamawiający, zgodnie z art. 139 ust. 1 uPzp, przewiduje dokonanie w pierwszej kolejności badania i oceny ofert, a następnie dokonać kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu. Lot 4: Organizacja spotkań grup roboczych Programu w Warszawie (2 rodzaje: dla maksymalnie 10 i maksymalnie 15 osób). Organizacja spotkań grup roboczych Programu w Warszawie (2 rodzaje: dla maksymalnie 10 i maksymalnie 15 osób).Zamawiający przewiduje opcje, które szczegółowo opisano w rozdziale V SWZ: a) WYNAJEM SALI KONFERENCYJNEJ. Wynajem sali konferencyjnej klimatyzowanej w centrum konferencyjnym lub obiekcie hotelarskim we wskazanych wyżej lokalizacjach oświetlonej światłem sztucznym oraz/lub dziennym, dla maksymalnej liczby osób wskazanej powyżej dla poszczególnych miast, z miejscami siedzącymi w ustawieniu teatralnym lub w układzie w podkowę zewnętrzną ze stołami konferencyjnymi z przykryciem obejmującym również nogi osób siedzących, głębokość stołów minimum 50 cm (przy każdym uczestniku musi zmieścić się multifon, butelka wody, szklanka, tabliczka z nazwiskiem, materiały konferencyjne format A4, notatnik, tak aby każda osoba mogła pracować w komfortowych warunkach), przy czym Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji miejsca wskazanego przez Wykonawcę pod względem spełniania warunków wymaganych OPZ. Wartość opcji– 63.960,00 PLN brutto x 4 spotkania = 255.840,00 PLN brutto b) Uroczysta kolacja w restauracji. Uroczysta kolacja w restauracji poza hotelem lub w hotelu, o którym mowa we wstępnie OPZ do tej części zamówienia w pierwszym dniu spotkania grupy roboczej, serwowana przez kelnerów, dla maksymalnie 20 osób, a minimalnie 10 osób. W terminie maksymalnie 5 dni roboczych od momentu zgłoszenia terminu spotkania grupy roboczej Wykonawca musi przedstawić Zamawiającemu do wyboru przynajmniej 2 restauracje spełniające podane kryteria (w tym min. jedną spoza hotelu). W przypadku restauracji zlokalizowanej poza hotelem Zamawiający skorzysta z opcji transportu z i na kolację dla wszystkich uczestników (maksymalnie 10 osób). Wartość opcji– 33.579,00 PLN brutto x 4 spotkania = 134.316,00 PLN brutto Zamawiający, zgodnie z art. 139 ust. 1 uPzp, przewiduje dokonanie w pierwszej kolejności badania i oceny ofert, a następnie dokonać kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.