Time accounting or human resources software package

Description

Die BKK—VBU ist eine bundesunmittelbare Gesetzliche Krankenkasse mit Rechtssitz in Berlin mit mehr als 460 000 Versicherten und mehr als 367 000 Mitgliedern. Die BKK VBU beschäftigt rund 1 200 Mitarbeiter an bisher 40 Standorten (Hauptverwaltung und ServiceCenter), wobei der größte Teil in der Hauptverwaltung tätig ist. In den Service-Centern sind jeweils bis zu 12 Mitarbeiter tätig. Darüber hinaus beschäftigt die BKK VBU Außendienstmitarbeiter. Die Gehaltsabrechnung wird für die BKK VBU sowie zwei Fremdfirmen, also für bisher drei Mandanten, im Hause der BKK VBU in Berlin durchgeführt. Bei der derzeit eingesetzten HR-Software handelt es sich um das Produkt Sage HR-Suite, das von der BKK VBU in Berlin betrieben und genutzt wird. Die derzeit eingesetzten HR-Module der Sage HR Suite erfüllen die Anforderungen an ein schnelles, aussagefähiges und effektives Personalmanagement aktuell bei BKK VBU nur bedingt. Für eine effektive Arbeitsweise in der Personalabteilung soll zukünftig ein Produkt eingesetzt werden, das alle Belange hinsichtlich des administrativen, qualitativen und strategischen Personalmanagements vereint. Zur Vermeidung der redundanten Datenhaltung sollen alle Bestandteile der Software mit einem Datenbestand arbeiten. Die Mitarbeiterinnen der Personalabteilung sollen von bisherigen manuellen, zeitaufwändigen Routineaufgaben weitgehend entlastet werden. Dazu zählen u. a. folgende Aufgaben: — Bewerberverwaltung mit individuellem Schriftverkehr; — Doppelerfassung von Abwesenheitszeiten; — Mehrfache Stammdatenpflege; — Manuelle Terminkontrollen; — Erstellen von Standardbescheinigungen; — Statistiken; — Urlaubsbeantragung und -verwaltung. Mit der Einführung einer neuen Softwarelösung soll die Personalarbeit an modernen Maßstäben ausgerichtet und deutlich effizienter aufgestellt werden. Das neue IT-Werkzeug soll nicht nur für bestehende Prozesse genutzte Systeme ablösen, sondern auch den Leistungsumfang und die Leistungsfähigkeit des Personalbereiches deutlich erhöhen. Das Ziel BKK VBU mit diesem Projekt ist es, zukünftig mehr Freiraum für die qualitative Personalarbeit entstehen zu lassen und diesen entsprechend zu nutzen. Zudem soll der Service für Führungskräfte und Mitarbeiter, die Planungs- und Kostensicherheit und die Transparenz in Organisation und Ablauf personalwirtschaftlicher Prozesse weiter erhöht werden. Es soll eine umfassendere Standardisierung der wesentlichen HR-Prozesse mit der Unterstützung einer neuen integrierten HR–Lösung erfolgen. Der Produktivstart der neuen Lösung muss zum 1.1.2017 erfolgen. Für die Module Personalcontrolling und - planung, Skill- und Kompetenzmanagement, Bewerbermanagement und Statistiken/Auswertungen/Reports ist ein abweichender, späterer Produktivstart möglich. Eine Übersicht des spätesten Termins pro Modul ist nachfolgend ersichtlich: — Personalcontrolling und -planung (spätestens 31.3.2017); — Skill- und Kompetenzmanagement (spätestens 30.6.2017); — Bewerbermanagement (31.3.2017); — Statistiken/Auswertungen/Reports (31.3.2017). Die neue HR-Software wird die BKK VBU mit der Erfüllung u. a. folgender Anforderungen unterstützen: — Nutzung einer einheitlichen IT-Plattform für sämtliche HR-Aufgaben; — Ablösung einzelner heterogener Softwareinseln und manueller Lösungen durch ein integriertes System; — Verringerung der administrativen Tätigkeiten; — Weitgehende Automatisierung der Standardaufgaben und Schaffung von Kapazitäten für wertschöpfende Personalthemen; — Reduzierung manueller Tätigkeiten im Abrechnungsprozess: Steigerung der Arbeitseffizienz und Senkung des Fehlerrisikos.