Fortführung der fachlichen Beratung bei der Pilotierung und Einführung/Rollout eines Vertragsmanagementsystems

Description

Lot 1: Fortführung der fachlichen Beratung bei der Pilotierung und Einführung/Rollout eines Vertragsmanagementsystems Der Auftraggeber arbeitet seit 2017 an einem Projekt zur Einführung eines gesellschaftsweiten Vertragsmanagements. Kennzeichnend für den Auftraggeber MPG ist seine dezentrale Struktur mit einem hohen Grad an Autonomie seiner Institute. Deshalb dürfen die Institute Verträge grundsätzlich selbst abschließen. Um unter diesen Voraussetzungen ein hohes Maß an Transparenz bei gleichzeitiger Rechtsrisikominimierung zu schaffen, wurde für das Vertragsmanagement eine prozessorientierte Herangehensweise gewählt. Darin besteht dessen Besonderheit. Für die relevanten Vertragssachverhalte wurden und werden aktuell Prozessvorgaben entwickelt, welche nur in den notwendigen Fällen eine Einbindung der Generalverwaltung vorsehen, ansonsten aber den Instituten selbst das Arbeiten mit Verträgen auf der Basis geeigneter Vorlagen ermöglichen. Dieser im Einzelnen fachlich komplexe Ansatz muss, um ihn praktisch handhabbar zu machen, mit einem IT-System umgesetzt werden. Die MPG hat sich für ein Vertragsmanagementsystem auf der Basis des Dokumentenmanagements d.3 vom Hersteller d. velop entschieden. Außerdem kommt das zugehörige Vorlagenmanagementsystem xential zum Einsatz. Zur intensiven fachlichen Unterstützung bei der Entwicklung und Einführung des Vertragsmanagements hat die MPG nach Durchführung eines EU-weiten Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb (2016/S 219-399103) einen Rahmenvertrag über Beratungsleistungen vergeben, der aufgrund einer budgetseitigen Ausschöpfung 2020 erneut in den Wettbewerb gestellt wurde. Im Rahmen dieser Neuvergabe wurde am 18.12.2020 - im Ergebnis eines europaweiten Interessenbekundungsverfahrens nach § 38 Abs. (4) VgV (in der Ausprägung als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb) ein Vertrag über die Fortführung der fachlichen Beratung bei der Pilotierung und Einführung/Rollout eines Vertragsmanagementsystems vergeben. Der Vertrag umfasst im Wesentlichen folgende Aspekte. • Fortführung der fachlichen Begleitung der Pilotierung des Vertragsmanagements an ausgewählten Instituten; • Fortführung der Entwicklung eines Schulungskonzepts und Durchführung von Schulungen in der Generalverwaltung und an den Pilotinstituten; dieses fachlich und unter besonderer Berücksichtigung der Erfordernisse und Eigenschaften des d.3-Systems (s. oben); • Begleitung der Ausrollung des Vertragsmanagementsystems an die weiteren Institute der MPG bis zum Abschluss des Rollouts.