Contract administration services

Description

Gegenstand der vergebenen Leistung ist ein Rahmenvertrag über fachliche Beratungsleistungen. Der Auftraggeber (AG) befindet sich in einem fortgeschrittenen Projekt zur Einführung eines Vertragsmanagements einschließlich IT-System. Die Pilotierung an einzelnen Instituten des AG begann im November 2020 und lief zu Beginn des vergebenen Vertrages bereits. Aufgrund des budgetseitig erreichten Projektstatus erfolgte eine Neuvergabe. Die Beratung umfasst die Begleitung der fortzuführenden Pilotierung, die Durchführung von Schulungen aufgrund eines bestehenden Konzepts, die Begleitung der fachlichen Entwicklung weiterer Vertragsprozesse sowie die Begleitung der MPG-weiten Ausrollung. IT-Beratung ist nicht umfasst, wobei die passgenaue fachliche Beratung tiefgehende und spezifische Kenntnisse des verwendeten IT-Systems d.3 cmc voraussetzt. Des Weiteren ist das Zusammenwirken von fachlichen Anforderungen und IT zu koordinieren und sind Projekt-Management-Office (PMO)-Leistungen zu erbringen. Der Auftraggeber arbeitet seit 2017 an einem Projekt zur Einführung eines gesellschaftsweiten Vertragsmanagements. Kennzeichnend für den Auftraggeber MPG ist seine dezentrale Struktur mit einem hohen Grad an Autonomie seiner Institute, die sich nicht allein auf den wissenschaftlichen Bereich beschränkt. Deshalb dürfen die Institute Verträge grundsätzlich selbst abschließen. Um unter diesen Voraussetzungen ein hohes Maß an Transparenz bei gleichzeitiger Rechtsrisikominimierung zu schaffen, wurde für das Vertragsmanagement eine prozessorientierte Herangehensweise gewählt. Darin besteht dessen Besonderheit. Für die relevanten Vertragssachverhalte wurden und werden aktuell Prozessvorgaben entwickelt, welche nur in den notwendigen Fällen eine Einbindung der Generalverwaltung vorsehen, ansonsten aber den Instituten selbst das Arbeiten mit Verträgen auf der Basis geeigneter Vorlagen ermöglichen. Dieser im Einzelnen fachlich komplexe Ansatz muss, um ihn praktisch handhabbar zu machen, mit einem IT-System umgesetzt werden. Die MPG hat sich für ein Vertragsmanagementsystem auf der Basis des Dokumentenmanagements d.3 vom Hersteller d. velop entschieden. Außerdem kommt das zugehörige Vorlagenmanagementsystem xential zum Einsatz. Zur intensiven fachlichen Unterstützung bei der Entwicklung und Einführung des Vertragsmanagements hat die MPG nach Durchführung eines EU-weiten Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb (2016/S 219-399103) einen Rahmenvertrag über Beratungsleistungen vergeben, der im Hinblick auf den budgetseitig erreichten Projektstatus ausgeschöpft war. Im Rahmen der deshalb angestandenen Neuvergabe eines Rahmenvertrags über Beratungsleistungen suchte die MPG potentielle Bieter, die bereits nachweisbare Erfahrung mit der Einführung von Vertragsmanagementlösungen auf der Basis von d.3 haben. Notwendig war und ist eine enge Verzahnung der zum Großteil vorhandenen fachlichen Konzeption mit der komplexen Gestaltung und Umsetzung der IT-Lösung. Parallel müssen weitere umfangreiche fachliche Arbeiten an den einzelnen Vertragsprozessen erfolgen. Diese erfolgen im Kern auf Grundlage der bereits gestalteten Prozesse und lassen insofern keine wesentliche fachliche Neugestaltung mehr zu. Dennoch müssen sie den Besonderheiten der noch offenen Vertragsprozesse Rechnung tragen. Um dies möglichst wirtschaftlich durchführen zu können, müssen die fachlichen Notwendigkeiten mit den Besonderheiten und Möglichkeiten des gewählten IT-Systems zusammengeführt werden. Der vergebene Rahmenvertrag umfasst im Wesentlichen folgende Aspekte. — Fortführung der fachlichen Begleitung der Pilotierung des Vertragsmanagements an ausgewählten Instituten, — Fortführung der Entwicklung eines Schulungskonzepts und Durchführung von Schulungen in der Generalverwaltung und an den Pilotinstituten; dieses fachlich und unter besonderer Berücksichtigung der Erfordernisse und Eigenschaften des d.3-Systems (s. oben), — Zumindest anfängliche Begleitung der Ausrollung des Vertragsmanagementsystems an die weiteren Institute der MPG, — Fachliche Entwicklung von Vertragsprozessen für den Bereich Bauverträge/Planerverträge sowie Immobilienverträge in Anlehnung an die bereits entwickelten Vertragsprozesse, wobei ein enger Abgleich mit den technischen Gegebenheiten sowie Möglichkeiten auf Basis des d.3-Systems zu gewährleisten ist, — Intensive fachliche Begleitung der Entwicklung von Fragebögen zur korrekten Einordnung von Vertragssachverhalten in den Bereichen Bauverträge/Planerverträge und Immobilienverträge sowie zur korrekten Auswahl von Vertragsmustern unter ständiger Berücksichtigung der technischen Voraussetzungen des d.3-Systems, — Gesamtkoordinierung des Zusammenspiels von fachlichen Anforderungen und IT, — PMO-Leistungen.