SAP S/4HANA Migration

Description

Lot 1: SAP S/4HANA Migration Die ekom21 ist ein als Körperschaft des öffent-lichen Rechts verfasster kommunaler IT-Dienstleister mit ca. 550 Mitarbeitern. Der Tätigkeitsschwerpunkt liegt auf der Versor-gung der Kommunen, Landkreise sowie sons-tigen öffentlichen Einrichtungen im Bundes-land Hessen mit IT-Dienstleistungen. Vom Bundesamt für Sicherheit in der Informations-technik (BSI) ist die ekom21 nach ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz zertifiziert. Fer-ner besitzt die ekom21 für wichtige Ge-schäftsbereiche das Zertifikat nach ISO 9001:2015. Mit den Aufgaben Vertrieb und Marketing und Beteiligungen ist die ekom21 GmbH, eine 100%ige Tochter, betraut. Körperschaft und Tochtergesellschaft nutzen für ihre Geschäftsprozesse SAP ECC 6.0 (keine EHP) und werden als gesonderte Buchungs-kreise mit einem gemeinsamen Kostenrech-nungskreis geführt („Abzulösendes System"). Zurzeit sind die Module FI, AA, CO, MM, SD und IM (nur Budgetierung) mit rund 250 Kos-tenstellen ausgeprägt. Das über diverse Schnittstellen zu anderen IT-Systemen ge-nutzte SAP-Geschäftssystem wird derzeit von ca. 180 Usern genutzt. Im Jahr 2018 wurden 10.750 Angebote, 52.800 Aufträge, 65.670 Rechnungen und 11.720 Bestellungen verar-beitet. Die Umstellung soll einschließlich Anpassung von SAP S/4HANA an die spezifischen Belange der ekom21 erfolgen ("Zielsystem"). Die Um-stellung vom abzulösenden System auf das Zielsystem soll als innovativer Transformati-onsprozess für die Erschließung von Optimie-rungspotentialen genutzt werden um die bis-herige SAP-Nutzung neu und effizienter aus-zurichten. Ziel ist es unter anderem, alle rele-vanten Prozesse im möglichst hohem Grade mit Standard SAP Best Practice Prozessen ab-zubilden. Für sämtliche Abläufe im neuen Sys-tem soll ein möglichst hoher Grad an Automa-tisierung und Effizienz erreicht werden. Dazu zählt insbesondere, das bei der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen manuelle Eingriffe auf das notwendige Minimum reduziert sind. Durch die Einführung von S4/HANA sollen die SAP-User in die Lage versetzt werden, mit einem hohen Grad an automatisierten Vor-gängen die Geschäftsvorfälle der ekom21 ab-zuwickeln. Im Rahmen eines Vor-Projekts wurde mit Hilfe eines externen Dienstleisters eine Bestands-aufnahme, Analyse, Bewertung und Optimie-rung von ausgewählten Kernprozessen erar-beitet und dokumentiert. Der so identifizierte Optimierungsbedarf soll im Zuge der Migration umgesetzt werden. Grundsätzlich wird von ekom21 ein Greenfield-Ansatz für die Umstel-lung verfolgt. Das bedeutet für den öffentli-chen Auftraggeber (ekom21) und dieses Vergabeverfahren im Wesentlichen: — Die Migration erfolgt ohne Beeinträchti-gung der aktuellen Geschäftsprozesse, d. h. während des Projekts besteht das bestehen-de SAP-Systems ganz normal weiter, — Primär wird im Sinn von best practice auf SAP S4 HANA Standards zurückgegriffen, um bisherige Zusatzentwicklungen weglassen zu können, — In einem Vorprojekt identifizierte und überdachte Geschäftsprozesse sollen neu umgesetzt werden, unabhängig von der bis-herigen Arbeitsweise, — Daten sollen grundsätzlich – soweit es not-wendig und sinnvoll ist – übernommen wer-den, die Prozesse jedoch neu eingestellt wer-den. Das Projekt soll in zwei Phasen durchgeführt werden: In Phase 1 sind die wesentlichen Funktionsbe-reiche zu konzipieren und umzusetzen sowie die Migration auf SAP S/4HANA durchzufüh-ren. Wesentliche Meilensteine sind: — 30.6.2022: Produktivsetzung der Funktiona-litäten zur Erstellung des Wirtschaftsplanes, — 1.1.2023: Produktivsetzung weiterer Funk-tionsbereiche und Abschluss der Migration auf SAP S/4HANA, In Phase 2 sind die weiterführenden Funkti-onsbereiche zu konzipieren und bis zum 1.1.2024 Produktiv zu setzen. Ausgehend von den oben dargestellten Rah-menbedingungen schreibt die ekom21 die Vergabe einer Rahmenvereinbarung an einen Dienstleister aus, der als späterer Auftrag-nehmer die Ausführung der Umstellung der vorhandenen SAP/R3 Landschaft auf ein SAP S/4HANA-Zielsystem übernimmt und verant-wortet. Gegenstand des ausgeschriebenen Auftrags können daher insbesondere Leistun-gen aus den folgenden Leistungsbereichen sein: — Umstellungsleistungen auf eine SAP S/4HANA-Systemlandschaft, — Projektleitung, Projektsteuerung und Pro-jektcontrolling, — Beratungsleistungen einschließlich konzep-tioneller Arbeiten, — Anpassung, Konfiguration und Customizing, — Konzeptionierung und Modellierung von Geschäftsprozessen und Geschäftsvorfällen, — Test- und Qualitätssicherung, — Technische Installation on premise im Re-chenzentrum der ekom21, — Erstellung von Rollen & Berechtigungskon-zepten, — Schulung (technisches und fachliches Per-sonal sowie Anwender), — Erstellung von Dokumentation (wie z. B. Installations-, Betriebs-, Anwendungs- und Administrationshandbuch, Datenschutz- und IT-Sicherheitsdokumentation, etc.), — Wissensübergabe und know-how-Transfer (insbes. Nutzung und Customizing sowie Be-triebsaspekte), — Pflege und Weiterentwicklung einschließ-lich Optimierung im späteren Tagesgeschäft, — Support.