Świadczenie usług w zakresie obsługi biurowej oraz infolinii

Description

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie obsługi biurowej oraz infolinii w ramach bieżących potrzeb Biura KRRiT. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, opis wymagań Zamawiającego w zakresie realizacji oraz warunki i sposób jego wykonania zawarte są w PPU stanowiących Załącznik nr 1 do SWZ. Lot 1: 1) Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie obsługi biurowej oraz infolinii w ramach bieżących potrzeb Biura KRRiT. 2) Zakres Przedmiotu Umowy realizowanego przez Wykonawcę obejmuje: 1) obsługę korespondencji przychodzącej i będącej w dyspozycji Zamawiającego w zakresie wprowadzania danych do systemu Elektronicznego Obiegu Spraw i Dokumentów (system Zamawiającego dot. obiegu dokumentów, w skrócie EOSiD), łącznie z rejestracją i skanowaniem dokumentów, 2) wykonywanie innych czynności biurowych na polecenie Zamawiającego, w tym: a) przygotowywanie pism i e-maili, b) obsługę urządzeń kopertujących, kserokopiarek, drukarek, faksów, bindownic i skanerów, c) wyszukiwanie, kompletowanie, układanie, rozkładanie, opisywanie istniejącej dokumentacji Zamawiającego oraz zakładanie teczek na sprawy, d) obsługę sekretarsko-asystencką, 3) obsługę infolinii, w ramach której Wykonawca zapewni przeszkolonych pracowników do obsługi infolinii. Obsługa infolinii polega na telefonicznym udzielaniu informacji oraz odpowiedzi na pytania i skargi, w tym w sprawach opłat abonamentowych za używanie odbiorników radiofonicznych i telewizyjnych, w szczególności udzielania informacji w zakresie kompetencji Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji oraz operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (tj. z dnia 26 kwietnia 2022 r. (Dz.U. z 2022 r. poz. 896), określonych w przepisach ustawy z dnia 21 kwietnia 2005 r. o opłatach abonamentowych (tj. z dnia 17 września 2020 r. (Dz.U. z 2020 poz. 1689 ze zm.). Wykonawca przygotuje w porozumieniu z Zamawiającym scenariusz rozmowy, 4) sporządzanie raportów, sporządzanie inwentaryzacji lub katalogowanie dokumentacji będącej w posiadaniu Zamawiającego. 3) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, opis wymagań Zamawiającego w zakresie realizacji oraz warunki i sposób jego wykonania zawarte są w PPU stanowiących Załącznik nr 1 do SWZ. 4) Wykonawca będzie realizował zamówienie w miarę bieżących potrzeb Zamawiającego, na zasadach określonych w PPU. Zamawiający szacuje zapotrzebowanie dzienne na poziomie nie mniejszym niż 12 osób i nie większym niż 20 osób delegowanych przez Wykonawcę do świadczenia usług dziennie, z wyłączeniem sobót i dni ustawowo wolnych od pracy. 5) W przypadkach pilnej potrzeby po stronie Zamawiającego wykonawca zobowiązany będzie zapewnić dodatkowe osoby do realizacji usług w liczbie niemniejszej niż 1 osoba. Wykonawca podaje w ofercie informację jaką liczbę osób będzie w toku realizacji zamówienia mógł delegować do realizacji usług w trybie pilnym, tj. w sposób określony w § 5 ust. 7 PPU. Ponadto, Wykonawca zobowiązany jest określić w ofercie, w dniach roboczych, wyprzedzenie czasowe, jakie musi Zamawiający uwzględnić zwracając się do Wykonawcy o skierowanie dodatkowych osób do realizacji usług. Zamawiający wymaga by ww. termin zgłoszenia był nie dłuższy niż 5 (pięć) dni roboczych. Liczba dodatkowych osób, które będzie wykonawca delegował do realizacji usług na zgłoszenie Zamawiającego określone w § 5 ust. 7 PPU, a także skrócenie terminu wymaganego wyprzedzenia czasowego dla takiego zgłoszenia podlegają ocenie ofert na zasadach określonych w Rozdziale III pkt 4 SWZ. 6) Zamawiający przewiduje skorzystanie z prawa opcji o którym mowa w art. 441 ustawy Pzp w maksymalnym wymiarze 12 miesięcy – 40.160 roboczogodzin. 7) Zamówienie objęte prawem opcji polega na: świadczeniu usług w zakresie obsługi biurowej oraz infolinii w ramach bieżących potrzeb Biura KRRiT na warunkach zawartych w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, opisie wymagań zamawiającego w zakresie realizacji oraz warunkach i sposobie jego wykonania zawartych w PPU stanowiących Załącznik nr 1 do SWZ. Termin realizacji zamówienia - 24 miesiące od daty wejścia umowy w życie, w tym: zamówienie podstawowe – 12 miesięcy od daty wejścia umowy w życie zgodnie z postanowieniami PPU, chyba, że wcześniej zostaną wyczerpane środki, o których mowa w § 6 ust. 1 pkt 1 Umowy, co jest równoznaczne z wygaśnięciem Umowy, chyba że Zamawiający skorzysta z prawa opcji - 12 miesięcy zamówienie w ramach prawa opcji