Tildeling SKI 02.19 - Økonomi- og debitorsystem

Description

Økonomi- og Debitorløsning til Rebild Kommune. Leveringsaftalen indgås iht. de i rammeaftalen SKI 02.19 – Saas-Cloud – retningslinjer.Grundlaget for leverandørvalg, er sket på baggrund af nedennævnte:• Kommunens behovsnotat• SKI FORM/STORM• SKI Vejledning til 02.19• Leverandørernes materiale fra www.ski.dk• Teknisk afklaring• Tildelingsværktøj på SKI.dkServiceområde:• Y67 – Myndighedens økonomiHovedområde:• Økonomi<br><br> Lot 1: Behovsopgørelse - ØkonomisystemRebild Kommune har brug for et økonomisystem, som effektivt kan understøtte Rebild Kommunes behov for udarbejdelse af budgetter og den løbende opfølgning på budgetoverholdelsen samt give et overblik over det forventede regnskab. Rebild Kommune har behov for at udarbejde budgetter, der kan anvendes til styring i forhold til det politiske niveau samt i forhold til de administrative behov på forskellige niveauer. Lederne skal have adgang til et godt redskab for at foretage deres løbende/månedlige økonomistyring direkte i økonomisystemet.Systemet skal understøtte udvikling af Rebild Kommunes arbejdsgange både decentralt og centralt til at være mindre manuelle og mere systemunderstøttede for derved at øge effektiviteten og kvaliteten.Rebild Kommune skal være i stand til at arbejde med budgetter på mange niveauer således, at den politiske budgetproces understøttes bedst muligt inden den årlige budgetvedtagelse. Systemet skal derfor understøtte forskellige budgetversioner med forskellige prisniveauer indarbejdet. Desuden skal systemet bidrage til præsentation af et løbende opdateret styringsgrundlag for økonomistyring, herunder budgetopfølgning og budgettilpasning med mulighed for at operere med låsbare versioner.Der er behov for at opbygge og vedligeholde en kontoplan, der understøtter Rebild Kommunes krav til økonomistyring og rapportering. Kontoplanen skal afspejle ”Den politiske organisering”, der fastlægger, hvem der er politisk ansvarlig for bevillingerne, og ”Den administrative organisering”, der angiver hvem, der er administrativ ansvarlig. Kontoplanen skal afspejle Rebild Kommunes styringsbehov både hos centrale og decentrale enheder. Kontoplanen skal give mulighed for en tværgående økonomistyring i hele Rebild Kommunes organisation. Det skal være muligt at understøtte forskellige centrale/decentrale styringsbehov med valgfri opbygning af registreringsniveauer i forhold til specifikke lokale styringsbehov.Rebild Kommune har behov for en effektiv bilagsbehandling, da denne arbejdsproces involverer mange systembrugere. Derfor er det vigtigt, E-fakturaer modtages i systemet direkte via et EAN-nummer, og det enkelte EAN-nummer er tilknyttet og behandles på alle niveauer i organisationen.Derudover er det vigtigt at systemet har processer for at kunne gentage betalinger automatisk, herunder f.eks. acontobetalinger på vand som bliver konteret ud fra nogle forudbestemte betingelser (uden menneskehænder), dog med mulighed for at se disse posteringer i et specifikt udtræk.Systemet skal sikre en korrekt håndtering af ind- og udbetalinger med så meget automatik og systemunderstøttelse som muligt og genere retvisende registreringer. Systemet skal give effektive og fleksible muligheder for at anvende indbyggede forebyggende kontroller af bilag via stikprøver mod fejlagtige udbetalinger og svig. Systemet skal også understøtte beløbsgrænser for bogføringer som kræver ekstra godkendelse. Herunder mulighed for at kontrollere ændring i betalingsstrømme. Der skal være smidige arbejdsgange omkring udbetalinger som bl.a. betyder fuld integration fra en finanspostering (hvis denne er født i systemet) til kreditorposteringen og omvendt.Rebild Kommune har behov for at kunne styre anlægsprojekter, da Rebild Kommune løbende igangsætter og følger en række anlægsprojekter. Der skal kunne udarbejdes anlægsregnskaber på baggrund af systemets data for anlægsprojekterne. Styringen af anlægsprojekter sker både overordnet i økonomifunktionen og hos projektlederen for det enkelte anlæg. Der skal udarbejdes korrekte anlægsregnskaber for anlægsprojekter og samlet på alle projekterne til brug for daglig drift samt til den politiske behandling mv.Rebild Kommune har behov for at kunne styre kommunens fysiske aktiver i et kartotek, samt mulighed for automatisk konteringer af de årlige afskrivninger på de enkelte aktiver.Det er vigtigt for Rebild Kommune, at brugere af systemet har nem adgang til alle relevante informationer i form af rapporter og velstruktureret økonomiinformation, som kan sikre det bedst mulige styringsgrundlag. Rapportering skal ske på alle niveauer i organisationen – både centrale og decentrale brugere – såvel ledere som medarbejdere - skal kunne løse deres rapporteringsbehov. Systemet skal sikre omfattende rapporterings- og uddatafunktionaliteter i hele systemet, da det er afgørende for Rebild Kommunes styring og prioriteringsgrundlag. Der skal være fleksibel mulighed for rapportering direkte fra systemet. Systemet skal have faste skabeloner/rapporter, der kan genbruges – og mulighed for frit selv at definere og sammensætte rapporter og udtræk og mulighed for at gemme dem. Der skal desuden kunne oprettes tværgående grupperinger til opfølgning, som indeholder forskellige afgrænsninger/registreringsniveauer på tværs af kontoplanen.Rebild Kommune har behov for hurtigst muligt efter årsskiftet effektivt at kunne producere et retvisende årsregnskab – såvel et udgiftsregnskab som et omkostningsregnskab – under overholdelse af Økonomi- og Indenrigsministeriets til hver tid gældende regler. Udgiftsregnskab med tilhørende obligatoriske oversigter mv. udarbejdes herefter. Regnskab aflægges overordnet samt på bevillingsniveau og herunder yderligere underopdelt efter kommunens eget valg.Rebild Kommune har behov for at der kan udføres ledelsestilsyn og budgetopfølgning på alle niveauer, centralt og decentralt. Rebild Kommune foretager kontrol af gennemførte betalinger (herunder integreret anvisning), som en del af de budgetansvarliges ledelsestilsyn og budgetopfølgning.Systemet skal kunne understøtte muligheden for integration mellem økonomisystemets data og excel. Rebild Kommune har et behov for at kunne opdatere regneark på daglig basis via et integreret link til økonomisystemet som led i den decentrale økonomiopfølgning og den generelle økonomistyring.Det ønskes at opgaver vedr. tilsynsprocessen digitaliseres således, at brugeren adviseres når der er tilsynsopgaver der skal udføres og der central kan følges op at opgaverne er udført. Opfølgning på tilsynsopgaver skal også være mulig på decentralt niveau i webbaseret løsning.Der er behov for en effektiv bilagsbehandling via gentagelser og automatisering. Derudover skal systemet kunne komme med forslag til kontering og autokontere modtagne fakturaer. For de autokonterede fakturaer, skal systemet automatisk kunne håndtere moms ud fra arten, hvis de opfylder Rebild Kommunes definerede krav til autokontering.Det er behov for at systemet indeholder logiske kontroller, som f.eks. at den samme faktura ikke indlæses 2 gange og at systemet har automatisk afvikling af udbetalingskørsler og sikrer udbetaling til kreditor.Systemet skal understøtte den effektive bilagsbehandling, ligesom sporbarheden skal være fuldt understøttet og revisionsspor skal fremgå af de enkelte bilag.Behovsopgørelse - DebitorsystemRebild Kommune har behov for en service til at understøtte debitor-relaterede opgaver. Rebild Kommune skal kunne foretage debitor-opgaver som opkrævning, rykker og inddrivelse selvstændigt, såvel som lade dette ske via 3. part (Gældsstyrelsen) i henhold til gældende lovgivning.Sagsbehandleren skal på nem og overskuelig vis kunne få overblik over alle eksisterende påligninger/fakturaer og restancer. Der skal være mulighed for at definere og opsætte individuelt og standard, hvilke informationer der ønskes vist på skærmbilledet, herunder skal det tydeligt fremgå fra dette billede, hvilke poster der er sendt til opkrævning, modregning, inddrivelse i Gældsstyrelsen, samt hvilke krav der er indgået en aftale på.Al registrering, som foretages direkte i opkrævningsprogrammet, skal straks-ajourføres, så der til hver en tid for alle brugere er adgang til ajourførte data.Det er vigtigt for effektive forretningsgange hos Rebild Kommune, at opkrævningssystemet er præget af en høj grad af brugervenlighed, herunder en intuitiv og letforståelig brugergrænseflade, som på en gang er hurtig i anvendelse og stabil og kan reducere manuel sagsbehandling, dobbelt indberetning og oplæring mest muligt – og som er identisk med de øvrige dele af servicen. Det er et ufravigeligt krav om sikker drift og datahåndtering, hvorfor det er vigtigt at leverandøren er ISO27001 certificeret. Der er behov for funktionsadskillelse samt at den enkelte bruger ikke kan indberette på sig selv, medmindre der er efterfølgende workflow til godkendelse af denne indberetning.<br> Ordregivers minimumskrav til systemløsningen fremgår af behovsbeskrivelsen i pkt. II.2.4. Yderligere oplysninger om tildelingen kan rekvireres hos Rebild Kommune e-mail: mgri@rebild.dk. Udbuddets samlede værdi anført i pkt. II.1.7 forudsætter en kontraktperiode på 10 år.  <br>