Rozszerzenie systemu kadrowo-płacowego jHMS o moduły dotyczące miękkiego zarządzania zasobami ludzkimi w połączeniu z działającymi systemami informatycznymi funkcjonującymi w Politechnice Koszalińskie

Description

Przedmiotem zamówienia jest Rozszerzenie systemu kadrowo-płacowego jHMS o moduły dotyczące miękkiego zarządzania zasobami ludzkimi w połączeniu z działającymi systemami informatycznymi funkcjonującymi w Politechnice Koszalińskiej w celu zapewnienia wzajemnej wymiany danych i realizacji procesów biznesowych realizowanych przez Uczelnię w zakresie określonym w zaproszeniu do negocjacji. Istotne postanowienia umowy zawarte zostały w projekcie umowy – załącznik nr 4 do Zaproszenia do negocjacji. Lot 1: Przedmiot zamówienia obejmuje: I Wymaganie ogólne: W celu kontynuacji rozwoju i optymalizacji wdrożonego systemu kadrowo-płacowego jHMS, Politechnika Koszalińska zleca dalszą rozbudowę funkcjonalności w zakresie obszarów miękkiego zarządzania zasobami ludzkimi. Zgodnie z założeniami, system kadrowo-płacowy ma zostać rozszerzony o listę określonych wymagań zawartych w pkt. II W ramach tego procesu rozbudowy, kluczowym celem jest zapewnienie pełnej kompatybilności połączenia z istniejącymi systemami działającymi w Politechnice Koszalińskiej. Połączenie modułu z działającymi systemami umożliwi skuteczną wymianę danych zapewniając spójność i jednolitość informacji. II. Wymagania szczegółowe: 1) oferta dotycząca nowych modułów dot. miękkiego zarządzania zasobami ludzkimi musi zawierać: a) proces oceny pracowników będących nauczycielami – przeprowadzanie regularnych ocen wydajności pracowników dydaktycznych, tworzenie i przechowywanie raportów, definiowanie kryteriów oceny, b) ewidencję czasu pracy wraz z harmonogramami, urlopami – rejestrowanie czasu pracy pracowników Uczelni z uwzględnieniem systemu Kontroli Dostępu, rejestrowanie i procedowanie wniosków urlopowych, generowanie raportów dotyczących czasu pracy, c) procesy wnioskowania o dodatki, premie, podwyżki – składanie wniosków o dodatki, premie i podwyżki, możliwość przeprowadzania analizy i oceny związanej z przyznawaniem dodatków, definiowanie kryteriów i procedur przyznawania dodatków, d) procesy wnioskowania o nagrody dla nauczycieli i pracowników niebędących nauczycielami – definiowanie kryteriów i procedur przyznawania nagród, składanie wniosków o nagrody, przeprowadzanie ocen i wyboru laureatów nagród, e) proces wnioskowania o świadczenia socjalne – składanie wniosków zgodnie z regulaminem obowiązującym na Uczelni, przeglądanie i zatwierdzanie wniosków zgodnie z realizowanym procesem, generowanie raportów dotyczących przyznanych świadczeń socjalnych, f) dokumenty dotyczące absencji chorobowych (np. ZUS Z-15a czy ZUS Z-15b – dotyczy absencji na chorego członka rodziny) 2) połączenie z istniejącymi systemami, który musi zapewnić wzajemny przepływ danych z systemami funkcjonującymi u Zamawiającego, tj.: a) system kadrowo-płacowy jHMS, b) system finansowo-księgowy ERP, c) system Elektronicznego Obiegu Dokumentów. 3) dołączenie modułu miękkiego HR do systemów jHMS oraz ERP do wdrożonych i obowiązujących procesów biznesowych w PK, realizowanych przez system EOD i platformę integracyjną. 4) połączenie systemów jHMS, EOD, i ERP musi zapewnić udostępnianie, przepływ i synchronizację wymaganych danych wraz z atrybutami, co najmniej w poniższych obszarach: a) struktura organizacyjna, b) karty pracowników, c) umowy pracowników, d) nieobecności pracowników, e) obsługa wniosków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, f) baza kontrahentów, g) plan kont, h) miejsce powstawania kosztów, i) środki trwałe, j) listy płac, k) moduł faktur (w tym proforma) l) inne niezbędne wynikające z zakresu. 5) Wymiana danych systemów musi być dostosowana i zgodna z obowiązującymi oraz zmieniającymi się przepisami prawa. Aktualizacje wynikające ze zmian przepisów prawa, muszą być dostarczone i wdrożone u Zamawiającego w okresie poprzedzającym wejście w życie tych przepisów. 6) Wymiana danych musi zapewnić cykliczny import i eksport z systemów jHMS, EOD, i ERP. System jHMS oraz ERP muszą być zasilane danymi w czasie rzeczywistym (z opóźnieniem wynikającym jedynie z czasu przetwarzania danych). 7) Zamawiający wymaga opracowania zakresu wdrożenia i jego zawarcia w dokumentacji wdrożeniowej oraz dostarczenia Zamawiającemu specyfikacji technicznej dotyczącej wdrożenia w przedmiocie zamówienia. 8) Zamawiający wymaga przeprowadzenia szkolenia w wymiarze nie mniej niż 40 godzin zegarowych w godzinach pracy Zamawiającego (pn - pt w godz. 7:30 – 15:30) z zakresu wdrażanego mechanizmu integrującego. c.d. opisu w Informacje dodatkowe w pkt II 2.14) 9) Zamawiający wymaga gwarancji przedmiotu umowy w okresie 12 miesięcy od dnia odbioru przedmiotu zamówienia przez Zamawiającego. 10) Zamawiający wymaga udzielania wsparcia technicznego w okresie 3 lat od dnia odbioru przedmiotu zamówienia przez Zamawiającego. c.d. opisu w s. VI.3