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Description

La RATP dispose pour la gestion des notes de frais de l'application Tosca. Cette application permet la validation des notes de frais et leur enregistrement dans le système comptable de la RATP. Cette application devant être remplacée dans le courant du 1er semestre 2019, le présent avis concerne les modalités de fourniture et mise en œuvre d'une solution en mode SAAS (Software as a service) permettant la gestion des notes de frais et destinée à remplacer l'application actuelle à ISO-périmètre. Les principales prestations attendues dans le cadre du marché sont la mise en œuvre de la solution, l'accès au service applicatif, la maintenance, des prestations associées et la réversibilité. Les enjeux du projet sont notamment les suivants: — normalisation des pratiques dans les départements, — renforcement de la traçabilité des flux, — amélioration du reporting, — amélioration du temps de traitement des notes pour les salariés, — réduction du coût de traitement à la note. Le présent avis concerne un marché de type. Accord-cadre à commandes avec montant minimum et montant maximum. Les prestations attendues dans le cadre du marché sont les suivantes: — prestations du montant minimum: —— la mise en œuvre de la solution intégrée, —— l'accès au service applicatif sur 12 mois, — prestations du montant maximum: —— les prestations du montant minimum, —— l'accès au service applicatif pour une durée complémentaire de 84 mois maximum, —— des prestations associées pour un volume estimé à 1 600 jours maximum. *** la réversibilité À titre indicatif concernant la future application: — le nombre d'utilisateurs de la future application est estimé à environ 5000, constitués en majorité d'utilisateurs ponctuels dont plus de 60 % émettent moins de 2 notes par an, — le nombre de notes de frais devant être traitées est estimé à environ 20 000 par an, — les principales fonctionnalités attendues sont les suivantes: —— authentification utilisant la plateforme d’authentification de la RATP, —— saisie des notes de frais par les utilisateurs avec justificatif associé, —— possibilité de délégation de la saisie à un groupe de saisisseur, —— possibilité de délégation de la validation à un groupe de valideur, —— workflow d’approbation des notes de frais, —— possibilité pour chaque salarié de suivre l’état de traitement de ses note de frais, —— traitement des notes de frais jusqu'à la génération du fichier de règlement bancaire au format SEPA et du fichier des écritures comptables à destination de l’ERP Oracle applications R12 (module GL), —— fonctionnalités de reporting poussé permettant l’analyse des notes de frais (par typologie de dépense, par montant, départements, sur projets vs sur fonctionnement courant…), —— fonctions d’administration des référentiels (clé comptable, délégation…) et des workflows d’approbation.