Beschaffung eines Dokumentenmanagementssystems inclusive Implementierungsleistung und Systemservice

Description

Die Technische Universität Braunschweig (TUBS) möchte in den Unterstützungsprozessen und in der Zusammenarbeit mit den Fachbereichen und Instituten die Verwaltungsvorgänge digitalisieren. Mit Hilfe digitaler Formulare, workflow-gestützten Prozessen und elektronischer Akten sollen Abläufe kundenfreundlicher und effizienter gestaltet, Medienbrüche vermieden und eine Steigerung der Transparenz erreicht werden. Hierzu sucht die TUBS ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem (DMS/ECMS). Lot 1: Die Technische Universität Braunschweig (TUBS) möchte die IT-Unterstützung der Verwaltungsprozesse verbessern und strebt mittelfristig eine möglichst vollständige Digitalisierung der Infor-mations- und Dokumentenflüsse an. Hierfür sucht die TUBS ein Dokumentenmanagementsystem (DMS/ECMS), mit dessen Hilfe Antragsprozesse und Dokumentenflüsse digitalisiert werden können. Über die Lieferung des Systems hinaus umfasst die Leistung auch die Implementierung in den ausgewählten Anwendungsfällen "Elektronische Studierendenakte" und "Elektronisches Ver-tragsmanagement" sowie optional für die Anwendungsfälle "Elektronische Gremienakte" und "Elektronische Personalakte". Im Bereich der Digitalisierung von Antrags- und Genehmigungspro-zessen sollen folgende sechs Anwendungsfälle implementiert werden: "Beschaffungsantrag", "Krankmeldung", "Antrag auf Arbeitszeitbefreiung", "Raumzuweisung", "Anmeldung Projektsteck-brief" und "Anmeldung Tagesordnungspunkt Präsidiumssitzung". Angeschlossene und anzubindende Fachverfahren sind allen voran SAP als Ressourcenmanagement- und Personalverwaltungssystem, HISinOne als Campusmanagement System, BIC Process Design als internes Informations- und Prozessportal. Die Leistung umfasst zudem Nutzer-Schulungen, Systemservice-Leistungen für den Produktivstart sowie Wartung und Support.