Udbud af mødestyrings- og afstemningssystem

Description

Kontrakten omfatter anskaffelse, vedligeholdelse og support af et nyt mødestyrings- og afstemningssystem samt tilhørende udstyr. System og udstyr skal leveres og monteres til brug i Folketingssalen og 11 andre mødelokaler i Folketinget. Herudover skal der leveres et transportabelt system til eksterne udvalgsmøder. Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling, jf. udbudslovens § 61 stk. 1, nr. c, idet Kontrakten på grund af særlige omstændigheder med hensyn til dens art, kompleksitet eller de retlige og finansielle forhold eller risici i forbindelse hermed, herunder et behov for tilpasning af tilbuddene til Kontraktens særlige omstændigheder, ikke kan tildeles uden forudgående forhandling. Lot 1: Kontrakten omfatter anskaffelse, vedligeholdelse og support af et nyt mødestyrings- og afstemningssystem samt tilhørende udstyr. System og udstyr skal leveres og monteres til brug i Folketingssalen og 11 andre mødelokaler i Folketinget. Leverancen omfatter ligeledes krav om integration til en række af Folketingets øvrige systemer. Leverancen er opdelt i to delleverancer. Delleverance 1 består af de nødvendige ydelser i form af programmel, udstyr og etableringsydelser til Folketingssalen. Implementeringen af Delleverance 1 i Folketingssalen kan kun ske i Folketingets mødefrie periode fra grundlovsdag og indtil 1. tirsdag i oktober 2024. Delleverance 2 består af de nødvendige ydelser i form af programmel, udstyr og etableringsydelser til de øvrige mødelokaler samt det transportable system. I Folketingssalen skal systemet installeres på de enkelte medlemspladser, og de enkelte medlemspaneler skal tilpasses i overensstemmelse med Folketingssalens arkitektur og materialevalg. Systemet skal præsentere dagsordener, afstemninger mm. på to storskærme i salen, og der skal være en række klienter til rådighed for Folketingets formand, sekretærer og lydteknikere til afvikling af møder i salen. I de øvrige 11 mødelokaler skal systemet anvendes med en mere begrænset funktionalitet. I en række af mødelokalerne skal der installeres udstyr, der muliggør tolkning. Leverancen skal tillige omfatte et transportabelt system, som kan anvendes ved møder på eksterne lokationer med samme funktionalitet som i de 11 ovennævnte mødelokaler. Mødestyrings- og afstemningssystemet skal integrere med en række af Folketingets øvrige systemer, således at systemet kan importere dagsordener, mødedeltagere, mm. samt dele push beskeder og data med Folketingets hjemmeside, dokumenthåndteringssystem, tv-produktion, m.fl. Mødestyrings- og afstemningssystemet skal tillige indeholde funktionalitet til systemadministration og mødeforberedelse.