Kompleksowa organizacja jednodniowej konferencji pt. „Fundusze Europejskie we współpracy transgranicznej i ponadnarodowej. 15- lecie istnienia Centrum Projektów Europejskich”

Description

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja jednodniowej konferencji pt. „Fundusze Europejskie we współpracy transgranicznej i ponadnarodowej. XV- lecie istnienia Centrum Projektów Europejskich” (dalej: wydarzenie), w formie stacjonarnej, z dodatkową transmisją online. Zamawiający przewiduje jeden wariant organizacji wydarzenia – stacjonarnie z dodatkową, ogólnodostępną transmisją online. Udział w spotkaniu jest bezpłatny dla uczestników stacjonarnych i online. Transmisja na żywo będzie ogólnodostępna i nie będzie wymagała rejestracji. Spotkanie na miejscu będzie wymagało wcześniejszej rejestracji poprzez formularz online, ponieważ liczba uczestników będzie ograniczona. Lot 1: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja jednodniowej konferencji pt. „Fundusze Europejskie we współpracy transgranicznej i ponadnarodowej. XV- lecie istnienia Centrum Projektów Europejskich” (dalej: wydarzenie), w formie stacjonarnej, z dodatkową transmisją online. Zadania Wykonawcy Zadanie 1 - Wynajęcie i aranżacja miejsca organizacji konferencji oraz organizacja całości wydarzenia Zadanie 2 - Zapewnienie usługi cateringowej Zadanie 3 - Zapewnienie moderatora Zadanie 4 - Rejestracja i obsługa uczestników wydarzenia Zadanie 5 - Obsługa organizacyjna oraz nadzór nad przebiegiem całego wydarzenia Zadanie 6 - Identyfikatory dla uczestników Zadanie 7 - Realizacja równoległej, dodatkowej transmisji na żywo/online wydarzenia Zadanie 8- Produkcja filmu promującego zadania zrealizowane przez CPE w ciągu ostatnich 15 lat (opcja) oraz profesjonalna obsługa fotograficzna Zadanie 9 – Sprzęt do tłumaczeń i zatrudnienie tłumaczy Zadanie 10- Zapewnienie ubezpieczenia całej konferencji, ekipy i uczestników Podstawowe założenia Konferencji: 4.1. Wydarzenie odbędzie się w formie stacjonarnej z dodatkowym streamem 4.2. Wydarzenie będzie składało się z części seminaryjnej i sesji networkingowej. 4.3. Sesja seminaryjna będzie składała się maksymalnie z 3 bloków tematycznych. 4.4. W każdym panelu dyskusyjnym weźmie udział moderator i od 3 do 5 prelegentów. 4.5. Dodatkowo, bloki będą przeplatane filmami o beneficjentach programów (przedstawiający ich jako „dobre przykłady”) i o programach, które są w posiadaniu Zamawiającego i zostaną udostępnione Wykonawcy. 4.6. Wykonawca zapewni profesjonalną i kompleksową obsługę fotograficzną podczas wydarzenia (zdjęcia z obróbką). 4.7. Wykonawca zapewni (zrekrutuje i zakontraktuje) prowadzącego Wydarzenie z przynajmniej 3 – letnim doświadczeniem w prowadzeniu konferencji i wydarzeń (1 osoba). Po podpisaniu umowy Wykonawca przedstawi 3 kandydatów do wyboru. 4.8. Planowany termin organizacji wydarzenia: 14 grudnia 2023 roku. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany podanego terminu tylko na jego wniosek. O zmianie daty Zamawiający poinformuje Wykonawcę nie później jak na 30 dni po podpisaniu umowy. W takiej sytuacji wszystkie daty wymienione w OPZ powinny zostać adekwatnie dostosowane. Nowy termin zostanie wtedy ustalony za porozumieniem stron i nie wymaga aneksowania umowy . 4.9. Miejsce – obiekt konferencyjny położony w Warszawie o standardzie co najmniej 4-gwiazdkowym maksymalnie 8,5 km od Centrum Warszawy po ciągach komunikacyjnych. Czas trwania wydarzenia: maksymalnie 8 godzin, w przedziale czasowym 9:30 - 18:00 (konkretne godziny zostaną podane podczas spotkania analitycznego); 4.10. Łączna liczba uczestników stacjonarnie to około 100 osób, podczas transmisji 200 UU (Unikalnych Użytkowników). Zamawiający przewiduje prawo opcji. Wykonawca kompleksowo wyprodukuje jeden film informacyjny o działalności CPE, przedstawiający „dobre przykłady” zrealizowanych projektów. Wybór beneficjentów zostanie uzgodniony z Zamawiającym-maksymalnie 10 beneficjentów. Film będzie trwał maksymalnie do 4 minut. Wykonawca zapewni, niezbędny sprzęt i personel do realizacji materiału. W ciągu 5 dni roboczych po otrzymaniu zlecenia, na podstawie dostępnych informacji, wskazówek otrzymanych od Zamawiającego Wykonawca przygotuje i przekaże, Zamawiającemu do akceptacji za pośrednictwem poczty elektronicznej, propozycję scenariusza produktu. Scenariusz zawierał będzie, co najmniej: a. Opis realizacji produktu, b. proponowany scenariusz, w tym główne tematy i pytania oraz oczekiwane odpowiedzi uczestników biorących udział w filmie, c. czołówka, d. tyłówka, e. grafiki/lub ikonografiki, f. termin realizacji nagrań, g. propozycję lektora/prowadzącego. Wykonawca umieści produkt w serwisie Youtube zgodnie z zasadami opisanymi w zadaniu nr 7. Szacowany koszt opcji to 10.000,00 zl brutto.