BI-Software Justiz SH

Description

Das Ministerium für Justiz, Europa und Verbraucherschutz (MJEV) ist zentrale Sammel- und Auswertungsstelle für justizinterne Daten des Landes Schleswig Holstein. Die Daten werden monatlich und quartalsweise in den entsprechenden Gerichten erhoben. Ein Großteil der Daten wird automatisiert an das Statistikamt Nord in Hamburg weitergeleitet. Das Statistikamt Nord plausibilisiert sämtliche Daten und übermittelt dem MJEV aggregierte Daten als txt- und csv Dateien über ein dafür vorgesehenes Austauschverzeichnis. Aus dem Austauschverzeichnis werden die Dateien mittels verschiedener Prozeduren in eine Datenbank eingelesen. Daneben existieren noch unterschiedliche Daten, die nicht durch das Statistikamt verarbeitet werden. Die Justizbehörden leiten dem MJEV vordefinierte Tabellen weiter oder schreiben einzelne Kennzahlen direkt in die Datenbank. Ferner werden Daten aus unterschiedlichen Fachverfahren über SQL Abfragen zusammengestellt. Die daraus resultierenden csv Dateien werden wiederum über entsprechende Prozeduren in die Datenbank eingespielt. Darüber hinaus besitzt ein ausgewählter Personenkreis in den Justizbehörden die Berechtigung, Datenbanktabellen bzw. -felder für unterschiedliche Bereiche mittels Excel-Add In manuell zu befüllen. In diesen Bereichen existiert kein Fachverfahren beziehungsweise das Fachverfahren wird derzeit nicht abgefragt. Die in der Datenbank vorgehaltenen Daten werden für unterschiedliche Reports und weiteren Berechnungen genutzt. Berechnungen werden innerhalb der Datenbank durchgeführt und ebenfalls dort abgespeichert. Bis Mitte 2020 war eine Open-Source PALO-Datenbank im Einsatz, welche über ein Add In in Microsoft Excel gesteuert wurde. Aufgrund einer veralteten Softwareversion kam es zu Kompatibilitätsproblemen, so dass temporär das Produkt Jedox vom gleichnamigen Hersteller zum Einsatz kommt. Mit dieser Vergabe werden folgende Zielsetzungen verfolgt: • Erwerb einer BI-Software in Abhängigkeit vom Lizenzierungsmodell des Bieters, • Fachtechnische Implementierung und laufende Konfiguration der BI-Software in Verbindung mit einem vom Bieter empfohlenen Datenbankmanagementsystem im Rechenzentrum der Dataport AöR, • Datenmigration aus dem bisherigen IT-Verfahren Jedox, • Laufende Pflege, Wartung und Support der BI-Software. Lot 1: 1 Ausgangslage und Zielsetzung 1.1 Ausgangslage und Anlass Das Ministerium für Justiz, Europa und Verbraucherschutz (MJEV) ist zentrale Sammel- und Auswertungsstelle für justizinterne Daten des Landes Schleswig Holstein. Die Daten werden monatlich und quartalsweise in den entsprechenden Gerichten erhoben. Ein Großteil der Daten wird automatisiert an das Statistikamt Nord in Hamburg weitergeleitet. Das Statistikamt Nord plausibilisiert sämtliche Daten und übermittelt dem MJEV aggregierte Daten als txt- und csv Dateien über ein dafür vorgesehenes Austauschverzeichnis. Aus dem Austauschverzeichnis werden die Dateien mittels verschiedener Prozeduren in eine Datenbank eingelesen. Daneben existieren noch unterschiedliche Daten, die nicht durch das Statistikamt verarbeitet werden. Die Justizbehörden leiten dem MJEV vordefinierte Tabellen weiter oder schreiben einzelne Kennzahlen direkt in die Datenbank. Ferner werden Daten aus unterschiedlichen Fachverfahren über SQL Abfragen zusammengestellt. Die daraus resultierenden csv Dateien werden wiederum über entsprechende Prozeduren in die Datenbank eingespielt. Darüber hinaus besitzt ein ausgewählter Personenkreis in den Justizbehörden die Berechtigung, Datenbanktabellen bzw. -felder für unterschiedliche Bereiche mittels Excel-Add In manuell zu befüllen. In diesen Bereichen existiert kein Fachverfahren beziehungsweise das Fachverfahren wird derzeit nicht abgefragt. Die in der Datenbank vorgehaltenen Daten werden für unterschiedliche Reports und weiteren Berechnungen genutzt. Berechnungen werden innerhalb der Datenbank durchgeführt und ebenfalls dort abgespeichert. Bis Mitte 2020 war eine Open-Source PALO-Datenbank im Einsatz, welche über ein Add In in Microsoft Excel gesteuert wurde. Aufgrund einer veralteten Softwareversion kam es zu Kompatibilitätsproblemen, so dass temporär das Produkt Jedox vom gleichnamigen Hersteller zum Einsatz kommt. 1.2 Beschreibung der vorliegenden Daten Die durch das Statistikamt Nord plausibilisierten Daten bestehen aus insgesamt 50 unterschiedlichen, nicht in Verbindung stehenden Tabellen. Die Tabellen sind kanonisch aufgebaut und besitzen einen eindeutigen Primärschlüssel (Verfahrensaktenzeichen). Es handelt sich jeweils um monatliche Daten. Diese werden nach der Plausibilisierung und dem Monatsabschluss beim Statistikamt Nord als txt- oder csv Datei zur Verfügung gestellt. Die größte Tabelle geht bis in das Jahr 2007 zurück und besitzt ca. 500.000 Datensätze mit jeweils 37 Attributen. Diese Tabelle wird pro Monat im Schnitt um 2.000 bis 2.500 neuen Datensätzen ergänzt. Bis auf eine Ausnahme sind die restlichen Tabellen in Bezug auf Kardinalität und Grad wesentlich kleiner. Die Daten für diese Ausnahme gehen pro Quartal ein. Dabei handelt es sich um ca. 70.000 Datensätze mit jeweils 135 Attributen. Daneben erfolgen quartalsweise Datenimporte nach individuell vorgegebenen Abfrageroutinen. Es existieren 45 Eingabetabellen innerhalb der Datenbank, die durch ausgewählte User in den Gerichten gefüllt werden. Diese Daten werden durch maximal 47 User nach Beendigung eines Quartals direkt in die dafür vorgesehene Tabelle eingegeben. Ein User ist dabei als Dienststellenkennung zu verstehen, d.h. eine Kennung pro Justizbehörde oder eine personengebundene Kennung, zzgl. Vertreterkennung. Die größte Eingabetabelle besitzt 60 Attribute. Im Schnitt bestehen die Tabellen aus 10 bis 20 Attributen. Diese Tabellen sind ebenfalls kanonisch aufgebaut und werden fortlaufend an den bestehenden Datenbestand angehangen. Da es sich um aggregierte Mengen handelt existieren keine Primärschlüssel. Aus unterschiedlichen Tabellen des Statistikamt Nords und Eingabetabellen der Justizbehörden entstehen durch vorgegebene Berechnungen wiederum neue Tabellen. Die Berechnungen innerhalb der Datenbank werden derzeit von den Datenbankadministratoren hausintern programmiert. So ist es möglich, auf wechselnde Erfordernisse individuell einzugehen und zeitnah Anpassungen vorzunehmen. Derzeit gibt es 550 unterschiedliche Berechnungsformeln und Beziehungen, die zum Teil auf eine Vielzahl von Attributen unterschiedlicher Tabellen zugreifen. Neben den zuvor aufgeführten und durch das Statistikamt Nord plausibilisierten Daten müssen die Daten aus der bisherigen Jedox-Umgebung migriert werden. Derzeitig handelt es sich um einen Datenumfang von 1,09 GB, welche in vier Bereiche untergliedert ist. Innerhalb der zu migrierenden Daten finden wiederum Berechnungsroutinen statt. 1.3 Vergabegegenstand 1.3.1 Übersicht Mit dieser Vergabe werden folgende Zielsetzungen verfolgt: • Erwerb einer BI-Software in Abhängigkeit vom Lizenzierungsmodell des Bieters • Fachtechnische Implementierung und laufende Konfiguration der BI-Software in Verbindung mit einem vom Bieter empfohlenen Datenbankmanagementsystem im Rechenzentrum der Dataport AöR • Datenmigration aus dem bisherigen IT-Verfahren Jedox), • Laufende Pflege, Wartung und Support der BI-. 1.3.2 Abgrenzung Folgende Leistungen, die im Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand stehen, sind nicht Bestandteil der Vergabe: • Der technische Betrieb der Serverservices und –dienste erfolgt durch die Dataport AöR im dortigen Rechenzentrum. Dem Bieter kommen beim Betrieb des Gesamtsystems lediglich Aufgaben des 3rd-Level-Supports für das Gesamtsystem zu. • Die Installation etwaiger Clientsoftware auf den Standard-IT-Arbeitsplätzen der Justiz erfolgt durch die Justiz. Der Bieter stellt hierfür lediglich Installationsdateien gemäß Anforderung zur Verfügung und nimmt Aufgaben des 3rd-Level-Supports wahr. Das Zuschlagskriterium Leistungen ergibt sich aus den Bewertungskriterien sowie aus der einzureichenden Projektplanung. Als weiteren Bestandteil der des Zuschlagskriteriums Leistung wird eine bewertende Teststellung durchgeführt. Die Kriterien werden innerhalb des Zuschlagskriteriums Leistung folgendermaßen gewichtet: Bewertungskriterien 25% Bewertung Projektplanung 25% Bewertende Teststellung (Use Case) 50% - Die Bieter werden gebeten eine Teststellung in einer Umgebung ihrer Wahl zu präsentieren bzw. vorzuführen. Die Bieter präsentieren alle Use Case. Bitte stellen Sie sicher, dass zur Teststellung die relevanten Personen für die spätere Leistungserbringung teilnehmen. Weitere Informationen werden mit einer gesonderten Einladung folgen.