CZ V4 PRES – Zajištění doprovodných programů v rámci předsednictví České republiky Visegrádské skupině 2023/2024

Description

Účel veřejné zakázky je zajištění doprovodných/společenských/výjezdních kongresových akcí spojených s předsednictvím České republiky Visegrádské skupině (dále také „CZ V4 PRES"). S vybraným dodavatelem bude uzavřena rámcová dohoda. Lot 1: Účel veřejné zakázky je zajištění doprovodných/společenských/výjezdních kongresových akcí spojených s předsednictvím České republiky Visegrádské skupině (dále také „CZ V4 PRES"). S vybraným dodavatelem bude uzavřena rámcová dohoda. Specifikace předmětu VZ je podrobně rozepsána v rámcové dohodě a jejích přílohách, které jsou přílohou této zadávací dokumentace. Bude se jednat zejména o: a) kompletní koordinace organizace společenských, doprovodných a ostatních akcí pořádaných v rámci předsednictví ČR Visegrádské skupině ve spolupráci se zadavatelem a dle pokynů zadavatele, a to i vůči poskytovateli vybraných prostor a dodavatelům souvisejících dílčích služeb – produkce, technického zajištění (konferenční techniky), moderátorů, odborných průvodců, denního i večerního občerstvení a ubytování organizátorům nebo účastníkům hlavního programu; b) zajištění pronájmu prostor vhodných pro pořádání akcí vysokého významu včetně personálu, grafické navigace a servisních služeb (šatna, recepce v předsálí apod.); c) koordinace účastníků společenských akcí na místě, kontrola jejich akreditace; d) zajištění a rozmístění veškeré navigace pro účastníky v místě konání akce (grafický manuál pro výrobu navigace dodá zadavatel); e) vytvoření kompletního scénáře akce dle instrukcí zadavatele; a ve spolupráci se zadavatelem zajištění plnění odsouhlasené verze v průběhu akce; f) koordinace transferu VIP a ostatních účastníků akce (Dodavatel zajišťuje celkovou koordinaci dopravy, fyzickou dopravu účastníků pouze v rámci akcí, kde je přímo požadována kalkulace dopravy viz příloha č. 1 závazného návrhu rámcové dohody.); g) koordinace jednotlivých řečníků a celého programu akce, včetně doprovodných pražských i případných mimopražských akcí; včetně koordinace moderátora akce, pokud bude využit; h) koordinace informací vůči účastníkům akce v době konání vlastní akce; i) organizace školení BOZP a požární ochrany veškerého personálu přítomného v místě konání akce; j) součinnost při vyhodnocení akcí; k) koordinace služeb přímo hrazených zadavatelem. Specifikace předmětu VZ je podrobně rozepsána v závazném návrhu rámcové dohody, který je přílohou této zadávací dokumentace. Tato veřejná zakázka je rozdělena na tři části. Část veřejné zakázky na zajištění konání Celostátní konference k územnímu plánování a stavebnímu řádu a část veřejné zakázky na zajištění zasedání Výkonné Rady UNWTO, byla předmětem samostatných, oddělených, jiných zadávacích řízení. Zadavatel si vyhrazuje použití jednacího řízení bez uveřejnění ve smyslu § 100 odst. 3 ZZVZ na poskytování dalších služeb podobného charakteru (druhu) vybraným dodavatelem. Zadavatel si vyhrazuje změnu závazku využít jak pro případnou potřebu změny zajištění organizace akce, tak případně pro potřeby doplnění či rozšíření jednotlivých služeb v rozsahu specifikovaném v čl. 2 návrhu rámcové dohody a v době konání dané akce. O potřebě změny zajištění akce či dalších služeb bude Zadavatel informovat dodavatele ihned po zjištění těchto potřeb, a to na kontakt a způsobem, který bude dojednán před podpisem rámcové dohody. Předpokládaná hodnota vyhrazené změny závazku je 200 000 Kč bez DPH. Podrobnější informace viz zadávací dokumentace. Zadavatel v souladu s § 242 odst. 5 ZZVZ stanovuje, že námitky podle § 242 odst. 3 nebo 4 ZZVZ lze podat nejpozději 72 hodin před skončením lhůt podle odstavce 3 nebo 4; v takovém případě je okamžik, kdy končí možnost podat námitky, rozhodný pro a) běh lhůt podle § 98 odst. 1 nebo § 144 odst. 2, b) posouzení přiměřenosti stanovení délky nebo prodloužení lhůty pro podání nabídek, předběžných nabídek, žádostí o účast nebo návrhů. Lhůta pro případné podání námitek končí dne: 05. 02. 2024. Smlouva se uzavírá na dobu určitou s účinností ode dne uveřejnění v registru smluv dle čl. XIII odst. 15 Smlouvy, na dobu do 30. 6. 2024 nebo do okamžiku, kdy celková hodnota plnění z uzavřených Dílčích objednávek dosáhne ceny dle čl. VI odst. 1 písmene a) Smlouvy. Rozhodujícím okamžikem dle předchozí věty je skutečnost, která nastane dříve.