Usługa rezerwacji, zakupu i dostawy krajowych i międzynarodowych biletów lotniczych dla Instytutu Adama Mickiewicza.

Description

Przedmiotem zamówienia jest usługa rezerwacji, zakupu i dostawy krajowych i międzynarodowych biletów lotniczych dla Instytutu Adama Mickiewicza Szczegółowy opis i zakres przedmiotu zamówienia zawarty jest w Opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do Specyfikacji Warunków Zamówienia oraz w Projektowanych postanowieniach umowy stanowiących Załącznik nr 2 do SWZ. Lot 1: 1. Przedmiotem umowy jest stałe świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych (w tym również biletów tzw „tanich przewoźników” oraz biletów grupowych) w połączeniach krajowych oraz na trasach europejskich i pomiędzy poszczególnymi kontynentami. Rezerwacje i bilety elektroniczne muszą być generowane bezpośrednio z systemu rezerwacyjnego (nie dotyczy biletów tzw „tanich przewoźników”). 2. Przedstawianie Zamawiającemu najkorzystniejszych, dostępnych na rynku, ofert na zakup biletów lotniczych, każdorazowo wraz z podaniem informacji o tym, jak przesunięcie terminu wyjazdu (np. wylot jeden dzień wcześniej/powrót jeden dzień później) wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego. 3. Pośrednictwo między IAM a przewoźnikami w sprawach reklamacyjnych. 4. Zapewnienie bieżącego dostarczania dokumentów podróży (biletów lotniczych), oraz faktur do siedziby IAM. 5. Fakturowanie: Wykonawca zobowiązany jest do wystawienia i doręczenia faktury VAT Zamawiającemu w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze po dokonaniu zakupu biletu. Termin płatności faktury VAT – 21 dni od daty otrzymania faktury przez Zamawiającego. 6. Zapewnienie stałej możliwości dokonania rezerwacji/jej zmiany lub wykupu biletu/jego zmiany w dni robocze w godzinach 8.00 do 18.00. Wykonawca zobowiązuje się ponadto w ramach zaoferowanej ceny do udostępnienia numeru telefonu alarmowego, czynnego przez 24/dobę, pod którym Zamawiający będzie mógł dokonywać rezerwacji, zmian lub anulacji zakupionego biletu. 7. Przydzielenie do realizacji umowy co najmniej trzech numerów telefonicznych ze stanowiskami rezerwacji. 8. Każdorazowe informowanie Instytutu drogą elektroniczną, na wskazane adresy, nt. dokonywanych rezerwacji biletów, obejmujące: dane rezerwacji, cenę biletu termin wykupu oraz warunki taryfy. 9. Każdorazowo w dniu wykupu biletu do g. 09.00 informowanie drogą elektroniczną wyznaczonego pracownika IAM, że tego dnia upływa termin rezerwacji. 10. Każdorazowe informowanie Instytutu drogą elektroniczną nt. zmiany ceny biletu, wpisania na listę rezerwową, zmiany godziny rejsu, odwołania rejsu. 11. Wykonawca i Zamawiający wyznaczą osoby uprawnione do wzajemnych kontaktów w sprawach będących przedmiotem zamówienia. 12. Zapewnienie możliwości bezkosztowego zwrotu biletu w dniu jego wykupu do g. 18.00 (nie dotyczy biletów tzw. „tanich przewoźników”). 13. Dostęp do wszystkich taryf publikowanych i niepublikowanych linii lotniczych oraz tzw. "tanich przewoźników". 14. Możliwość współpracy z Partnerami IAM, wskazanymi przy realizacji zakupu biletów dla konkretnych projektów (np. Teatr Wielki – zakup biletów dla aktorów) – płatnikiem pozostaje IAM. 15. W sytuacjach, gdy Instytut uzyska bezpośrednio od przewoźników specjalne zniżki, Agent zastosuje je przy wystawianiu biletów (konieczność stworzenia „profilu klienta”, zawierającego kody otrzymane od linii lotniczych, w których Instytut posiada specjalne zniżki.) Szacunkowa skala potrzeb IAM na lata 2023 -2027 Bilety lotnicze zagraniczne Ok. 4500 sztuk Główne kierunki: kraje należące do Unii Europejskiej oraz Wielka Brytania, Turcja, Zjednoczone Emiraty Arabskie, Chiny, Japonia, Korea Południowa, USA, Izrael Bilety lotnicze krajowe ok. 150 sztuk