Europejskie Centrum Filmowe CAMERIMAGE, zwane dalej „ECFC”, z siedzibą w Toruniu, ul. Rynek Nowomiejski 28, 87-100 Toruń,

Description

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych, kolejowych, usług Meet&Greet oraz VIP. Bilety Zamawiający będzie nabywał głównie dla gości Międzynarodowego Festiwalu Sztuki Autorów Zdjęć Filmowych ENERGA CAMERIMAGE oraz dla pracowników wyjeżdżających w zagraniczne podróże służbowe które rozliczane będą według źródła finansowania tj. dotacji celowej dla rozliczenia kosztów Festiwalu i dotacji podmiotowej dla podróży służbowych. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 3. Zamawiający udzieli zamówienia na okres do 12 miesięcy Wykonawcy, który złoży najkorzystniejszą ofertę na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia dotyczących umowy ramowej. 4. Kod CPV: 63510000-7: Usługi biur podróży i podobne. Lot 1: 1) Rezerwacja, sprzedaż i dostawa biletów lotniczych, kolejowych, usług Meet&Greet oraz VIP odbywać się będzie zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie składanych przez niego zamówień, przy czym: a) przewidywana skala potrzeb na okres trwania umowy wykonawczej wynosi orientacyjnie ok. 220 biletów lotniczych europejskich w tym – w klasie ekonomicznej – 175 sztuk, w klasie biznes 45 sztuk. Z uwagi na ograniczenia w ruchu lotniczym w związku z zagrożeniem pandemicznym nie wyklucza się zmian zapotrzebowania na bilety przypadku zniesienia lub zaostrzenia ograniczeń w ruchu lotniczym. b) usługi rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów kolejowych będą dotyczyć ok. 30 rocznie usług w skali wszystkich rezerwacji, c) usługi Meet&Greet oraz VIP będą dotyczyć ok. 30 rocznie usług w skali wszystkich rezerwacji i dotyczyć gości specjalnych. 2) Zamawiający i Wykonawca będą przekazywać sobie wszelkie informacje w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia drogą poczty elektronicznej. 3) Wyszukiwanie i oferowanie różnych wariantów połączeń z uwzględnieniem najkorzystniejszej ceny i promocji (tzn. uwzględniające promocje oferowane przez przewoźników, zniżki grupowe, zniżki wynikające z terminu rezerwacji, połączeń weekendowych, programów lojalnościowych itp.). Wymagane jest, aby podczas wyszukiwania najkorzystniejszych wariantów połączeń lotniczych, brane były pod uwagę połączenia na wszystkie linie lotnicze obsługujące dany kierunek, dostępne w systemach rezerwacyjnych Wykonawcy oraz przez tanie linie lotnicze. Wymagane jest, aby oferowane propozycje połączeń uwzględniały najkorzystniejsze połączenia pod względem długości trasy, czasu podróży i - w przypadku konieczności przejazdu w danym mieście z jednego lotniska na drugie - czasu transferu między lotniskami. W przypadku połączeń z przesiadkami wymagane jest, aby przedstawiane warianty połączeń zapewniały najkrótszy przelot na danej trasie oraz odpowiedni czas i warunki zapewniające sprawną przesiadkę. Realizacja zlecenia w zakresie przedstawienia Zamawiającemu różnych wariantów połączeń nastąpi najpóźniej: a) W miesiącach październik-listopad – w ciągu 4 godzin od otrzymania zlecenia, a w przypadku gdy zlecenie zostanie złożone w inny dzień niż dzień roboczy lub w dzień roboczy po godzinie 18:00, nie później niż do godziny 10:00 następnego dnia roboczego następującego po dniu złożenia zamówienia; b) W pozostałych miesiącach – najpóźniej do godziny 12:00 następnego dnia roboczego po dniu złożenia zlecenia, chyba że zlecenie zostanie złożone do godziny 12:00, w takim przypadku warianty połączeń powinny zostać przedstawione Zamawiającemu tego samego dnia roboczego, nie później niż do godziny 16:00; c) Niezależnie od postanowień lit. a-b, Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu różnych wariantów połączeń w ciągu 4 godzin od otrzymania zlecenia, w przypadku wystąpienia pilnej potrzeby, bez względu na datę oraz godzinę złożenia zlecenia, w takim przypadku Zamawiający poinformuje Wykonawcę telefonicznie o złożeniu zlecenia drogą wiadomości e-mail, na które jest on zobowiązany odpowiedzieć w ciągu 4 godzin od dnia jego otrzymania. d) Zakres przedmiotu zamówienia z punktu 2 oraz 3 lit. a - c maja zastosowanie odnoszą się do rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych kolejowych oraz usług Meet&Greet i VIP. 4) Wstępną rezerwację biletów, zgodnie z wyborem Zamawiającego spośród zaproponowanych wariantów przez Wykonawcę. Dostarczanie potwierdzeń dokonania tych rezerwacji zawierających ostateczną datę wykupu biletu na warunkach określonych w rezerwacji (przede wszystkim zachowanie określonej w rezerwacji ceny biletu lotniczego) drogą elektroniczną na adres email Zamawiającego, który będzie podany w przypadku realizacji danego zlecenia. Dostarczenie Zamawiającemu potwierdzenia dokonania rezerwacji nastąpi najpóźniej w ciągu 2 godzin od otrzymania zlecenia. W przypadku, gdy zlecenie dokonania rezerwacji zostanie wysłane Wykonawcy w dzień wolny od pracy l