Rahmenvereinbarung zur Digitalisierung der Bauakten im Vermessungs- und Katasteramt der Stadt Hamm

Description

Die Stadt Hamm (Auftraggeber) schreibt für das Vermessungs- und Katasteramt der Stadt Hamm eine Rahmenvereinbarung für die Digitalisierung der Bauakten in einem offenen Verfahren europaweit aus. Lot 1: Die Bauakten des Auftraggebers werden vom Auftragnehmer digitalisiert und über einen Upload in der ownCloud dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt. Eine detaillierte und konkrete Darstellung des Digitalisierungsumfangs ist nicht möglich. Daher wurde der Leistungsumfang auf der Basis von Stichproben grob geschätzt: Im Vermessungs- und Katasteramt der Stadt Hamm beläuft sich der zu digitalisierende Aktenbestand auf ca. 41.000 Akten. Jährlich sollen ca. 5.000 Stück gescannt werden. Eine Akte umfasst durchschnittlich 2 Bände mit ca. 180 Blatt pro Akte. Folglich handelt es sich hierbei um ca. 900.000 Blatt. Pro Akte sind ca. 63.000 Blatt, somit ca. 7% der Blätter größer als DIN A3 (einseitig). Ca. 10% der Blätter kleiner DIN A3 sind doppelseitig. Die Bauakten sind in Karton-Schnellheftern abgeheftet. Zusätzlich sind einzelne Dokumente teilweise geheftet, geklammert, geöst oder genäht. Die Hängeregister sind eindeutig, lesbar und mit der jeweiligen Bauaktennummer beschriftet. Der Zustand der Akte unterscheidet sich stark nach dem jeweiligen Alter der Akte. Die Dokumente können vergilbt, gerissen, geknickt, doppelseitig bedruckt, überklebt (z.B. mit Post-It) sein. Innerhalb der Akte befinden sich Dokumente in unterschiedlichen Formaten (DIN A5 bis >DIN A0, teilweise auch in von der DIN abweichenden Formaten). Schriftstücke sind in Hand- oder Maschinenschrift, teilweise mit Bleistift beschrieben. Es kann sich um unterschiedlichste Papierarten und -stärken, Transparent- oder Lichtpauspapier oder auch Fotos handeln. Der Auftrag zur Digitalisierung des Aktenbestands umfasst: - den Transport der Akten vom Vermessungs- und Katasteramt der Stadt Hamm zum Digitalisierungsstandort / zu den Digitalisierungsstandorten (Die Bauakten befinden sich im Kellergeschoss und sind barrierefrei über den Innenhof des Technischen Rathauses zugänglich) - die Vorbereitung der Akten für den Digitalisierungsprozess - die Digitalisierung (Scannen) der Bauakten - die Erzeugung elektronischer Dokumente (im PDF/A-2u Format mit MRC Komprimierung und OCR-Indizierung) für die aus den Akten erzeugten digitalen Abbilder - die Bereitstellung der elektronischen Dokumente an einer spezifizierten Übergabeschnittstelle (OwnCloud) - den Rücktransport der Akten zum Vermessungs- und Katasteramt der Stadt Hamm - das Management der Logistik- und Digitalisierungsleistungen einschließlich Qualitätssicherung und Rechnungslegung.