Konzeption, Gestaltung und Implementierung eines neuen Intranets (Relaunch) auf Basis von Sharepoint Online

Description

Ausgeschrieben wird der Relaunch des Intranets/Wissensmanagementportals auf Basis von Sharepoint Online. Die Leistung unterteilt sich in folgende Komponenten: - Konzeption, Gestaltung und Implementierung des neuen Intranets - Übernahme des Projektmanagements und der Projektorganisation - Durchführung von Schulungen - Übernahme von Supporttätigkeiten Es soll ein EVB-IT-Systemvertrag abgeschlossen werden. Dieser sieht eine Dauer von einem Jahr bis zur Betriebsbereitschaftserklärung vor. Der daran anschließende Systemservice (Service/Wartung und Support/Weiterentwicklung) wird auf unbestimmte Dauer abgeschlossen. Lot 1: Das Intranet dient primär den Mitarbeitenden (1.160 Nutzer) als Arbeitshilfe und Wissensquelle für ihre tägliche Arbeit, die von vielen rechtlichen Rahmenbedingungen geprägt ist. Es unterstützt sie dabei, bei jedem einzelnen Kundenkontakt das hohe Service-Niveau der BAHN-BKK zu gewährleisten. Das neue Intranet/Wissensportal soll perspektivisch Teil eines Microsoft365-basierten Arbeitsplatzes werden. Das neue Portal ist mit Sharepoint Online zu realisieren. Die Ergänzung weiterer Cloud-Anwendungen, insbesondere Microsoft Teams und One Drive zur Einrichtung eines vollwertigen digitalen Arbeitsplatzes, ist ausdrücklich nicht Gegenstand des zu vergebenden Auftrags. Die BAHN-BKK geht davon aus, dass das Projekt innerhalb maximal eines Jahres nach Zuschlag realisiert ist, zuzüglich einer anschließenden Hypercare-Phase von vier Monaten. Der anschließende Systemservice wird auf unbestimmte Dauer abgeschlossen. Das Datenvolumen des Sharepoints bzw. der genutzten Site Collection beläuft sich aktuell auf ca. 72GB. Die Soll-Informationsarchitektur umfasst die inhaltliche Struktur, Verschlagwortung von Inhalten, Zugriffsberechtigungen (Rollen & Rechte), definierte Profilfelder, Seitenstruktur (Templates) und die generelle Navigation. Vom Anbieter wird erwartet, die Anforderungen der BAHN-BKK mit den im Standard erhältlichen Funktionalitäten in Microsoft Sharepoint in einer funktionsfähigen Konfiguration abzubilden bzw. einzurichten. Leistungen im Projekt sind: - Projektmanagement und -organisation - Testmanagement inkl. Hypercare nach Go Live - Entwicklung und Umsetzung der Sollstruktur inkl. Anforderungsaufnahme und –bewertung sowie Design - Installation und Grundkonfiguration - Entwicklung und Implementierung Exit-Strategie - Migration der Altdaten - Entwicklung und Implementierung Monitoring und Erfolgsmessung - Prüfung von Optimierungsmöglichkeiten der Arbeitsprozesse / Workflows - Prüfung des Einsatzes eines Raumbuchungstools - Entwicklung und Implementierung Governance und Redaktionsleitfaden inkl. Betriebs- und Redaktionsmodell - Change Management: Entwicklung eines Kommunikationskonzepts - Change Management: Konzipierung und Durchführung von Schulungen - Dokumentation - Service und Support im Betrieb