Erweiterung des bestehenden Archiv- und Dokumentenmanagementsystems auf die 17 BGZ-Standorte

Description

Erweiterung des bestehenden Archiv- und Dokumentenmanagementsystems auf die 17 BGZ-Standorte. Lot 1: Die BGZ betreibt mit der Unterstützung der Fa. EASY Software AG (EASY) seit vielen Jahren ein bei Mitarbeitern und Administratoren etabliertes Archiv- und DMS-System. Bereits vor der Gründung der BGZ wurden dabei sowohl durch EASY, als auch durch Administratoren und Mitarbeiter viele gemeinsame Projekte durchgeführt und Erfahrungen gesammelt. Das zentrale System beheimatet derzeit viele einzelne Datensenken, in denen das Wissen und Know-How der BGZ verwaltet wird. Die implementierten Archive sind: — Einkaufsarchiv (Belegverwaltung für den kaufmännischen Ablauf des Einkaufs), — Rechnungsarchiv, — Email-Archiv. In Anlehnung an diese Lösungen sind diverse Workflows und Freigabestrategien für Rechnungsfreigaben und DMS-Prozesse bereits umgesetzt und Anbindungen an SAP, Sharepoint, File-Server und Scan-Applikationen geschaffen. Derzeit werden zusätzliche Lösungen in Eigenentwicklung für die BGZ programmiert, die auf dasselbe Archiv-System zurückgreifen: — Integriertes Lagersystem (ILS), — Genehmigungsdatenbank. Für die Standorte Essen und Berlin ist bereits durch EASY eine DMS-Lösung auf Basis des EASY-Archives implementiert worden. Dabei sind diverse Workflows und Freigabestrategien – für BGZ-relevante Dokumente – in enger Absprache mit den Unterlagenverantwortlichen Stellen, durch EASY umgesetzt worden. Diese Lösungen sind bereits im Einsatz und sind bei den Mitarbeitern und Administratoren bekannt und etabliert. Diese Lösungen sind als BGZ-Standard gesetzt. Für die Zukunft sind nun zusätzliche Erweiterungen geplant, welche sowohl die DMS-, als auch Archiv-Funktionalitäten angeht. Für die Lagerstandorte der BGZ ist es erforderlich, die derzeit noch bei den Energieversorgern befindlichen Dokumentationen in ein BGZ-eigenes DMS- und Archivsystem zu überführen. Damit dies möglich ist, sind für die unterschiedlichen Anforderungen der Standorte passende Lösungen zu entwickeln, um eine passende Integration in die vorhandene Umgebung zu gewährleisten. Dies kann wegen der komplexen Lösung und erfolgreichen Projekterfahrung nur durch EASY ohne zusätzlichen Know-How-Transfer und Einarbeitungszeiten umgesetzt werden. Insbesondere sind bereits eingesetzte Scripte, sowie Funktionsklassen geistiges Eigentum der Fa. EASY und dementsprechend verschlüsselt. Diese können durch Drittanbieter nicht angepasst werden und müssten komplett neu entwickelt werden.