Udbud med forhandling vedrørende kontrakt om levering, implementering, udvikling og vedligeholdelse af Ernærings- og Forplejnings System (EFS-System) til Region Nordjylland

Description

Nærværende udbud vedrører kontrakt om levering, implementering, udvikling og vedligeholdelse af Ernærings- og Forplejnings System (EFS-System) til Region Nordjylland Lot 1: Region Nordjylland har gennem en årrække arbejdet på et fornyet koncept til produktion af mad til både patienter og intern forplejning til personale på sygehusene. Det primære fokus har været at sikre patienterne et individuelt kosttilbud målrettet patientens aktuelle behov. I Region Nordjylland betragtes kostforplejning, som en del af patientens samlede syg-domsbehandling. Målet er at det forbedrede koncept, vil kunne være med til at forbedre ernærings-status hos de indlagte patienter. Sekundært har der været et fokus på at sikre en rationel produktion og overvejelser om, hvorledes dette bedst kunne opnås, gennem en styrket indsats ved digitalisering og ved at tilpasse produktionen til nye kostkoncepter. På baggrund af ovenstående overvejelser har Region Nordjylland besluttet at anskaffe et nyt ernæring- og forplejningssystem (EFS), (i det følgende benævnt ”Systemet”). Der er et behov for, at Systemet generelt kan understøtte alle relevante arbejdsgange vedrørende ernæring og forplejning samt køkkenproduktion i Region Nordjylland. Systemet vil blive anvendt af både regionens administratorer, medarbejdere i køkken, kantine og øvrige aftagende afdelinger samt af de patienter, som kan varetage bestilling af måltider til sig selv og eventuelle pårørende. Det er med andre ord målet at tilberede de bedste måltider til patienten og gæsten samt, at indkøb, tilberedning, pakning og levering foregår sikkert og effektivt vha. datadrevet ledelse. For at sikre maksimal værdi for patienten skal det sikres, at alle patientens ernæringsdata, som er fremkommet via screening af patienten og efterfølgende kostregistreringer og ernæringsplaner, som findes i elektornisk patientjournal (EPJ), danner grundlag for at kunne vise den rette menu-sammensætning for den enkelte patient. Endvidere skal det sikres, at patienten får mulighed for at se og bestille dagens menu, der er sammensat ud fra den enkelte patients ernæringsmæssige behov. Systemet er opdelt i moduler, der retter sig mod specifikke processer i de områder, hvor Systemet vil blive anvendt. Generelt set søges et System, der for de enkelte anvendere er intuitivt og let at anvende. Da kredsen af anvendere er bred, vil der være moduler, der er rettet specifikt mod en bestemt målgruppe, og Ordregivers kravene er derfor udtrykt ud fra de behov, der er for disse anvendere. Den årlige totale volumen for den udbudte Kontrakt efter Leveranceovertagelsesdagen forventes ikke at overstige 1 mio. DKK ekskl. moms, med en anslået værdi på Leverancen indtil Overtagelsesdagen på 7-10 millioner DKK. Volumen er udelukkende vejledende og baserer sig på historiske tal samt en vurdering af det aktuelle marked, hvorfor de ikke kan tages som udtryk for en garanteret fremtidig omsætningsstørrelse Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling. Ordregiver vil give saglig feedback til de deltagende tilbudsgivere baseret på det indledende tilbud, og gennem dialogen og forhandlingerne er det formålet, at forståelsen hos begge parter øges for opgavens karakter. Ordregiver afholder informationsmøde for interesserede ansøgere, jf. tidsplanen i udbudsbetingelsernes punkt 1.8.