Kompleksowa organizacja i obsługa konferencji promującej Projekt „Przestrzenne Dane Statystyczne w Systemie Informacyjnym Państwa” (PDS) dla maksymalnie 90 osób w Warszawie, wraz z transmisją on - lin

Description

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa konferencji promującej Projekt „Przestrzenne Dane Statystyczne w Systemie Informacyjnym Państwa” (PDS) dla maksymalnie 90 osób w Warszawie wraz z transmisją on - line i obejmuje w szczególności wykonanie trzech Zadań: 1) Zadanie I - Zapewnienie miejsca i sal, w których odbywać się będzie konferencja; 2) Zadanie II - Zapewnienie obsługi konferencji; 3) Zadanie III - Zapewnienie przerw kawowych i serwisu kanapkowego w dniu konferencji. Lot 1: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa konferencji promującej Projekt „Przestrzenne Dane Statystyczne w Systemie Informacyjnym Państwa” (PDS) dla maksymalnie 90 osób w Warszawie wraz z transmisją on - line i obejmuje w szczególności wykonanie następujących Zadań: 1) Zadanie I - Zapewnienie miejsca i sal, w których odbywać się będzie konferencja, w tym: a) sali konferencyjnej dla maksymalnie 90 uczestników w dniu konferencji, b) sali technicznej dla co najmniej 8 osób w dniu konferencji, c) dostępu do sali konferencyjnej oraz sali technicznej w dniu poprzedzającym konferencję od godz. 14.30 do godz. 18:30 i aranżacja ww. przestrzeni zgodnie z ustaleniami z Zamawiającym, d) przestrzeni dla zorganizowania przerw kawowych i serwisu kanapkowego, e) zaplecza higieniczno-sanitarnego. 2) Zadanie II - Zapewnienie obsługi konferencji, w tym: a) zapewnienie obsługi organizacyjnej konferencji, w tym: i. opracowanie, dostarczenie, konfekcjonowanie i dystrybucja materiałów konferencyjnych i promocyjnych, ii. zapewnienie przestrzeni do zorganizowania recepcji konferencji, iii. zapewnienie oznakowania miejsca organizacji konferencji. b) Zapewnienie obsługi promocyjnej konferencji, w tym: i. zapewnienie nagrania audio-video konferencji oraz przygotowanie 2-minutowego filmu podsumowującego konferencję, ii. zapewnienie transmisji online konferencji dla maksymalnie 300 odbiorców, iii. zapewnienie serwisu fotograficznego. 3) Zadanie III - Zapewnienie przerw kawowych i serwisu kanapkowego w dniu konferencji, w tym: a) dwóch przerw kawowych, b) jednej przerwy z serwisem kanapkowym. Szczegółowy zakres i sposób realizacji przedmiotu zamówienia określa „Opis przedmiotu zamówienia”, stanowiący Załącznik nr 1 do SWZ oraz umowa, której wzór stanowi Załącznik nr 6 do SWZ. 1. Term. realizacji zam. - 14 tyg. od dnia zawarcia umowy, nie później niż do 20.10.2022 r., w zależn. od tego, który z term. nastąpi jako pierwszy. 2. Zamaw. stosuje rozporz.Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporz. (UE) nr 833/2014. 3. Zamaw. zastrzega, iż może unieważnić postęp., jeżeli środ. z budżetu UE, które zamierał przeznaczyć na sfinansowanie zam. nie zostaną mu przyznane.