Cleaning services

Description

De statslige institutioner har selv været ansvarlige for at organisere og indkøbe facility managementydelser. Opgaverne løftes både som serviceydelser fra private leverandører og ved egen produktion. Facility management opgaverne i en stor del af den danske stat samles nu hos Bygningsstyrelsen. Opgaverne vil blive udbudt i 3 bølger, hvor de daglige leverancer indenfor facility management vil blive varetaget af en ekstern leverandør i en integreret kontrakt for hver af de 3 bølger. Nærværende udbud udgør bølge 1. Opgaverne i første bølge har en anslået årlig værdi på ca. 280 000 000 DKK ekskl. brugerbetaling i kantine, indenfor serviceområderne renhold og vinduespolering, forplejning, intern service, udearealer, indvendigt vedligehold, affaldshåndtering samt vagt og sikkerhed. Leverancerne under første bølge idriftsættes som hovedregel 1.10.19 for de omfattede institutioner, idet serviceområderne renhold, planteservice og vinduespolering samt vagt og sikring først idriftsættes 1.1.2020. Udbuddet omfatter følgende serviceområder: 1) Renhold og vinduespolering; 2) Forplejning; 3) Intern service; 4) Udearealer; 5) Indvendigt vedligehold; 6) Affaldshåndtering; 7) Vagt og sikkerhed. Hvert serviceområde indeholder en række delservices og der henvises til udbudsmaterialet for detaljeret uddybning heraf, herunder også nærmere oplysninger om omfang og servicekrav. Udover at samle opgaverne der hidtil har været løftet dels via Statens Indkøbsaftaler, andre tværstatslige samarbejdsaftaler og dels via lokale mindre serviceaftaler, foretages der en øget udlicitering særligt indenfor serviceområde 3) Intern service. Udbuddet forventes at omfatte ca. 160 ejendomme i varierende størrelse fordelt på 350 000 rengjorte m2, fordelt over det meste af Danmark. Det er ikke alle tjenesteydelser, der udføres på samtlige institutioner; dette afhænger bl.a. af den pågældende institutions karakter og størrelse og af om ejendommen er ejet eller lejet af staten. Bygningsstyrelsen ønsker at sikre, at leverancerne løbende kan tilpasses de konkrete behov hos institutionerne og har derfor stort fokus på en skalérbar kontrakt, der eksempelvis kan favne indflytning i nye bygninger og fraflytning af andre. Desuden ønsker Bygningsstyrelsen, at leverandøren i kontraktperioden tager initiativ til at forbedre og effektivisere på de enkelte serviceområder og på tværs af aftalen, hvor dette findes fornuftigt. Bygningsstyrelsen ønsker med udbuddet at finde en stærk samarbejdspartner, der i parternes fælles interesse har et vedvarende fokus på at optimere statens facility managementindkøb og derigennem reducere de samlede omkostninger, uden at dette får betydning for det aftalte kvalitetsniveau. Aftalen indeholder derfor også incitamentsmodeller, der skal understøtte dette. Opgaveløsningen skal løbende understøttes digitalt med henblik på at optimere forretningsprocesserne samt sikre god kundeservice. Bygningsstyrelsen stiller et IWMS system (Atrium) med dertilhørende Helpdesk til rådighed. Aftalen indeholder dog også en option på, at leverandøren stiller med systemunderstøttelsen. Der henvises til udbudsmaterialet for nærmere beskrivelse heraf. En række medarbejdere omfattet af virksomhedsoverdragelsesloven vil overgå til den vindende leverandør ved driftsstart. Aftalen forventes indgået i foråret 2019 med en forberedelsesperiode frem til driftsstart 1.10.2019. Udbuddet gennemføres som udbud med forhandling, med prækvalificering af 4 ansøgere og forventeligt én forhandlingsrunde. Der henvises til udbudsmaterialet i sin helhed. I relation til punkt II.1.5) og II.2.6) bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede kontraktsum for kontraktens fulde løbetid, inklusive prisen for alle optioner. Skønnet er baseret på det historiske forbrug. I den anførte kontraktsum er også indregnet brugernes direkte betaling til leverandøren. Der udestår endelig stillingtagen til, hvorvidt en yderligere gruppe af Kunder skal indgå i nærværende bølge 1. Det omhandler dels en mindre gruppe af kunder, der har et omfang svarende til ca. 10% af den i punkt II.1.5/II.2.6 anførte volumen, og dels en anden større kunde med et stort antal Brugere og en større bygningsmasse samlet på en Lokalitet. Sidstnævnte har et omfang svarende til ca. 15% af den i punkt II.1.5/II.2.6 anførte volumen. Ordregiver vil i løbet af forhandlingsforløbet træffe endelig beslutning herom. Den i punkt II.1.5)/II.2.6) anførte kontraktværdi er eksklusiv disse kunder.