Kompleksowa organizacja dwudniowej konferencji z okazji 15-lecia Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich (PIFE).

Description

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja dwudniowej konferencji z okazji 15-lecia Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich (PIFE), w tym zapewnienie usługi hotelarskiej, gastronomicznej, konferencyjnej oraz szkoleniowej. Szczegółowy zakres usług określa zał. nr 3 do SWZ. Lot 1: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja dwudniowej konferencji z okazji 15 lat Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich (PIFE), w tym zapewnienie usługi hotelarskiej, gastronomicznej, konferencyjnej oraz szkoleniowej. I. Podstawowe założenia dotyczące wydarzenia: a) UCZESTNICY: W konferencji weźmie udział maksymalnie 150 osób. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania bezkosztowej korekty liczby uczestników (w tym osób korzystających z usługi noclegowej oraz gastronomicznej) na 3 dni robocze przed rozpoczęciem wydarzenia, gwarantując, że minimalna liczba uczestników to 120 osób. W razie skorzystania z tej możliwości przez Zamawiającego Wykonawca uwzględni faktyczne koszty jednostkowe w rozliczeniu końcowym. b) LOKALIZACJA HOTELU I JEGO CHARAKTERYSTYKA: • Wykonawca zapewni organizację wydarzenia (w tym usługi noclegowej i gastronomicznej) w hotelu o standardzie co najmniej czterogwiazdkowym wg kategoryzacji zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. 2019 poz. 1461 ze zm.). Hotel ma być obiektem w stylu nowoczesnym (nie – pałacowym czy dworkowym), skandynawskim, kojarzącym się z innowacyjnością. Obiekt powinien być otoczony terenem zielonym. • Obiekt, w którym odbywać się będzie konferencja, powinien znajdować się w odległości nie dalej niż 70 km od Pałacu Kultury i Nauki, Plac Defilad 1, w Warszawie (mierzone za pomocą mapy Google, opcja: transport samochodowy), z dala od autostrad, dróg ekspresowych i krajowych (co najmniej 0, 5 km w linii prostej). Wykonawca w ofercie przedstawi propozycję hoteli, które spełniają wymagania OPZ. • Wykonawca w ofercie musi przedstawić Zamawiającemu propozycję dwóch hoteli wraz z podaniem dla każdego możliwych dat organizacji konferencji (łącznie przynajmniej dwie daty do wyboru, w przedziale czasowym wskazanym w pkt. c). Zamawiający dokona wyboru obiektu niezwłocznie po zawarciu umowy, w zależności od najbardziej dogodnego dla siebie miejsca i terminu organizacji wydarzenia. • Konferencja musi być zorganizowana w jednej lokalizacji, tj. na terenie jednego obiektu zapewnione zostaną wszystkie sale konferencyjne, noclegi i usługi gastronomiczne oraz szkolenie. Nie dopuszcza się organizacji miejsc noclegowych w domkach wolnostojących. • W obiekcie musi być zapewniony bezpłatny dostęp do Wi-Fi. • W przypadku zgłoszenia uczestnictwa w konferencji osób z niepełnosprawnością Wykonawca musi zapewnić równy dostęp takim osobom do udziału w wydarzeniu (w zależności od niepełnosprawności, np. poprzez zapewnienie asystenta osoby z niepełnosprawnością, tłumacza języka migowego, przewodnika osoby niewidomej, pętli indukcyjnej, systemu FM, instalacji programów powiększających, mówiących, drukarek materiałów w alfabecie Braille’a, montażu tymczasowych podjazdów; oznakowanie obiektu tablicami z treścią w alfabecie Braille’a, zapewnienie specjalistycznego transportu na miejsce realizacji posiedzenia). O takiej ewentualnej potrzebie Zamawiający powiadomi Wykonawcę najpóźniej w dniu zakończenia rejestracji uczestników. Według stanu wiedzy Zamawiającego w dniu ogłoszenia niniejszego postępowania w konferencji nie będą brać udziału osoby z niepełnosprawnością (ten stan może ulec zmianie). • Zapewnienie transportu na miejsce oraz powrotu jest po stronie Zamawiającego. c) TERMIN: Dwa, następujące po sobie, dni robocze w okresie pomiędzy 16 - 27 października 2023 r. lub 6-8 listopada 2023 r. W ofercie Wykonawca przedstawi propozycję dwóch możliwych terminów realizacji konferencji we wskazanym przedziale czasowym. Niezwłocznie po zawarciu umowy zostanie ustalony ostateczny termin wydarzenia, wybór jednego z terminów wskazanych w ofercie. c.d. w zał. nr 3 do umowy stanowiącej zał. nr 3 do SWZ