EX-Post: Beschaffung einer Software zur Lehrveranstaltungsplanung an der HAW Hamburg

Description

An der HAW Hamburg kommen zurzeit mehrere (zentral und dezentral betriebene) IT-Systeme/Tools für die Lehrveranstaltungsplanung zum Einsatz. Im Hinblick auf die Notwendigkeit und wachsende Komplexität einer möglichst überschneidungsfreien Lehr- und Veranstaltungsplanung bei begrenzten Ressourcen und steigenden Studierendenzahlen entsprechen die eingesetzten Verfahren nicht mehr den Anforderungen der Hochschule. Der Betrieb mehrerer unterschiedlicher oder getrennter IT-Lösungen in den dezentralen Fachbereichen mit ähnlichen Funktionalitäten sowie die notwendige fachbereichsübergreifende Ressourcenplanung führen zu ineffizienten Prozessen und Mehraufwand im Planungsprozess. Zudem steigt der Bedarf auch Ad-hoc einzelne Räume oder Arbeitsplätze in Räumen flexibel und übersichtlich buchen zu können, damit flexible Arbeitszeitmodelle leichter umgesetzt und Lernplätze angeboten werden können. Die ausgeschriebene Softwarelösung zur integrierten Lehrveranstaltungs- und Raumplanung und -buchung soll als zentrales Instrument bei der zyklischen Planung anstehender Semester aber auch der tagesaktuellen und Ad-hoc Planung von Veranstaltungen und des Raum- und Arbeitsplatzbedarfes dienen und sich sowohl an Veranstaltungen von Fachbereichen, an Bedarfe der Organisation der Hochschule und letztendlich den einzelnen Bedarfsträger richten. Die HAW Hamburg geht davon aus, dass die Anforderungen in ihrer Gänze mittels einer geeigneten Softwarelösung umgesetzt werden können. Lot 1: Die HAW Hamburg (Auftraggeberin, im Folgenden AG abgekürzt) beabsichtigt mit dieser Vergabe die Beschaffung einer Software zur Lehrveranstaltungsplanung (LV-Planung) an der HAW Hamburg nebst Softwarepflege, Support und Dienstleistungen (Schulung, Weiterentwicklung der Software an den Bedürfnissen der AG) im Betriebsmodell On-Premise (on-prem) vom Bieter zu beschaffen. Die HAW Hamburg nutzt bereits mehrere Fachverfahren für Aufgaben der Verwaltung, Planung und zur Unterstützung bei der Durchführung der Lehre, deren Daten für die Planung von Lehrveranstaltungen und die Raumplanung ggf. benötigt und mittels direkter Schnittstellen auch genutzt werden sollen. Zu diesen Verfahren gehört insbesondere das Campus-Management-System "HISinOne". Bisher wurden an der HAW Hamburg die HISinOne-Module für das Bewerbungs- und Studierendenmanagement sowie die Business Intelligence eingeführt, die Implementierung des Prüfungs- und Veranstaltungsmanagements (EXA) erfolgt aktuell. In einem Department der Hochschule wird dieses Modul bereits produktiv genutzt. Die bestehenden Systeme - QIS und POS - werden somit durch das HISinOne EXA-Modul sukzessive abgelöst. Die Anforderungen an den AN und die Softwarelösung sind unterteilt nach A-Kriterien (Ausschlusskriterien) sowie B-Kriterien (Bewertungskriterien) und sind als solche explizit kenntlich gemacht. Bei der AG gibt es seit Januar 2020 ein Einführungsprojekt zur Einführung einer LV-Planungssoftware. Die LV-Planungssoftware muss folgende inhaltliche Aufgabenfelder (Planungsaspekte) abdecken: Veranstaltungsplanung: Es müssen mindestens curriculare und auch nicht-curriculare Veranstaltungen, geplant werden können. Bei curricularen Veranstaltungen handelt es sich um Termine, die der Lehre und allem, was damit verbunden ist, dienen. Nicht-curriculare Veranstaltungen sind Termine, die nicht der Lehre zugeordnet sind. Raumplanung: Hier soll es ergänzend zur Veranstaltungsplanung möglich sein, Räume mit oder ohne Einschränkungen buchen und damit auch blocken zu können. Prüfungsplanung: Unter Berücksichtigung von den Prüfungsordnungen, soll es möglich sein, für Veranstaltungen, in denen eine Prüfung abgelegt werden muss, entsprechende Prüfungen zu planen und Prüfer zuzuordnen. Deputatsverwaltung: Deputate von Lehrenden sollen berechnet werden können und ggfs. alte Berechnungen aus Vorsemestern übernommen werden können.