Kontrakt om implementering, vedligeholdelse, videreudvikling og drift af et kontraktstyringssystem

Description

Kontrakten omfatter levering af et kontraktstyringssystem. Kontraktstyringssystemet skal både anvendes som arkiv til opbevaring af kontrakter mv. samt til understøttelse af ordregivers arbejde med Contract Management. Foruden Contract Management-funktionalitet skal kontraktstyringssystemet kunne understøtte ordregivers indsamling, vedligeholdelse og compliance-rapportering for sine GDPR-fortegnelser. Kontrakten skal sikre en smidig overgang fra ordregivers eksisterende kontraktstyringssystem gennem et implementeringsprojekt, herunder ved migrering af data fra ordregivers eksisterende kontraktstyringssystem. Desuden omfatter kontrakten løbende vedligeholdelse, support og drift samt mulighed for ny konfigurering og funktionelle ændringer af kontraktstyringssystemet. Endvidere omfatter kontrakten videreudvikling, undervisning, konsulentassistance, dokumentation og andre supplerende ydelser. Lot 1: Ordregiver har siden 2011 arbejdet med Contract Management. Dette arbejde understøttes af et kontraktstyringssystem, som er underlagt central styring, men i høj grad anvendes decentralt i ordregivers organisation. I kontrakten er ordregivers primære fokus på strukturen for kontraktarkivet og GDPR-fortegnelser, systemunderstøttelsen af adviseringer, forpligtelsesstyring og arbejdsgange samt mulighederne for at kunne rapportere på fx både den samlede kontraktsportefølje og compliance for GDPR-fortegnelser. Ordregiver forestiller sig, at ordregivers behov bedst imødekommes af et standard kontraktstyringssystem med mulighed for tilpasning. Dette er dog ikke et krav. Ordregivers behov knytter sig primært til styring af indgåede kontrakter, men den udbudte kontrakt omfatter også optioner på blandt andet generering af kontraktdokumenter på grundlag af kontraktstyringssystemets skabeloner samt interne godkendelsesforløb for at sikre mulighed for videre modning og udvikling af ordregivers arbejde med Contract Management. I forhold til det nye kontraktstyringssystem vil der være en indledende afklaring, og der gennemføres et implementeringsprojekt indeholder både konfiguration, migrering af data fra ordregivers eksisterende kontraktstyringssystem, grundlæggende undervisning af brugere og opsætning af brugergrænseflader. Implementeringsprojektet afsluttes med en implementeringsprøve. De af kontrakten omfattede løbende ydelser (vedligeholdelse, support samt drift) har til formål at understøtte ordregivers anvendelse af kontraktstyringssystemet, som primært ligger indenfor normal arbejdstid. Vedligeholdelsen omfatter bl.a. fejlrettelser samt opgradering til nye releases/versioner, mens konfiguration kan tilkøbes. Supporten ønskes målrettet ordregivers administratorer, dvs. ikke alle brugere af kontraktstyringssystemet. Driften skal varetages af leverandøren fra en af leverandøren valgt lokation som nærmere beskrevet i udbudsmaterialet. Da antallet af arkiverede dokumenter i kontraktstyringssystemet forventes løbende at blive forøget, indeholder kontrakten optioner på tilkøb af ekstra lagringsplads. Ordregivers behov for at kunne ændre antallet af administratorer og andre typer brugere af kontraktstyringssystemet understøttes af optioner på omfanget af ordregivers rettigheder til anvendelsen. Videreudvikling vil have en projektagtig karakter og kan omfatte både mindre opgaver som fx opsætning af workflows og egentlige funktionelle ændringer. Endvidere omfatter kontrakten mulighed for bestilling af undervisning, konsulentassistance, dokumentation og andre supplerende ydelser. Kontrakten er ikke opdelt i delkontrakter, da implementeringen af selve kontraktstyringssystemet har tæt sammenhæng til vedligeholdelse, videreudvikling og drift. En opdeling indebærer risiko i forhold til ansvarsfordelingen mellem flere leverandører. Kommercielle hensyn taler også imod en opdeling, da det kan betyde mindre konkurrence om opgaven pga. den samlede forholdsvis lave kontraktværdi.