Świadczenie usługi organizacji dwudniowego wydarzenia rocznego Programu Współpracy Interreg Polska – Saksonia 2021-2027.

Description

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi organizacji dwudniowego wydarzenia rocznego Programu Współpracy Interreg Polska – Saksonia 2021-2027. Szczegółowy zakres usług określa zał. nr 3 do SWZ. Lot 1: Przedmiotem umowy jest świadczenie usługi organizacji dwudniowego wydarzenia rocznego składającego się z posiedzenia Komitetu Monitorującego Programu Współpracy Interreg Polska – Saksonia 2021-2027, części konferencyjnej zamykającej Program Współpracy Interreg Polska – Saksonia 2014-2020 oraz z giełdy partnerów, dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (zwanego dalej: „Wydarzeniem”) na terytorium Republiki Federalnej Niemiec w miejscowości Bautzen (Budziszyn). Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie usług: 1. wynajmu sal wraz z obsługą i odpowiednim wyposażeniem, 2. zapewnienia kabiny tłumaczeniowej wraz ze sprzętem audio, 3. gastronomicznych, 4. transportowej, 5. w zakresie promocji wydarzenia (dokumentacja fotograficzna), 6. organizacyjnej oraz nadzoru nad przebiegiem całego wydarzenia, 7. innych usług: przygotowanie miejsc do rejestracji uczestników, zapewnienie kwiatów, związanych z organizacją dwudniowego wydarzenia w Bautzen łącznie dla max. 270 uczestników (w zależności od dnia i części wydarzenia). Usługa transportowa dotyczy transportu samochodowego dla 9 osób i sprzętu wystawienniczego z Wrocławia do Bautzen i z powrotem w godzinach popołudniowych: - podróż z Wrocławia do Bautzen (RFN) w dniu 16.10.2023 - podróż z Bautzen (RFN) do Wrocławia w dniu 18.10.2023 i jest szczegółowo opisana w pkt. 4 dokumentu. Wydarzenie zaplanowane jest na 17-18 października 2023 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany podanego terminu tylko na jego wniosek. O zmianie daty Zamawiający poinformuje Wykonawcę nie później jak na 7 dni po podpisaniu umowy. W takiej sytuacji wszystkie daty wymienione w OPZ powinny zostać adekwatnie dostosowane. Nowy termin zostanie wtedy ustalony za porozumieniem stron. Tam, gdzie terminy określone są jako dni robocze rozumieć przez to należy dni od poniedziałku do piątku, o ile któryś z tych dni nie jest dniem wolnym od pracy w rozumieniu ustawy z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz.U z 2020 r. poz. 1920). W odniesieniu do korespondencji – co do zasady, termin uważa się za dotrzymany, jeżeli wiadomość dotrze do drugiej strony w godzinach pracy. Godziny pracy Zamawiającego to 8:15-16:15. W terminie maksymalnie 5 dni od momentu podpisania umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru przynajmniej 2 propozycje obiektów, w których odbędą się części merytoryczne wydarzenia wraz z przerwami kawowymi i lunchami (w przypadku braku dostępności miejsc propozycję 1 obiektu/sali), spełniających kryteria podane w OPZ, oraz 2 restauracji do wyboru, w których zostanie zapewniona zasiadana kolacja. Miejscem kolacji zasiadanej ma być restauracja zlokalizowana w innym miejscu niż miejsce organizacji wydarzenia , która musi być położona nie dalej niż 500 m po ciągach komunikacyjnych od obiektu, w którym odbędzie się wydarzenie. Odległość, o której mowa powyżej będzie sprawdzana za pośrednictwem strony internetowej: maps.google.com. W wyjątkowej sytuacji (braku dostępności miejsc), po akceptacji Zamawiającego, będzie mógł zostać zorganizowany w innej restauracji, położonej w odległości większej niż 500 m, jednak nie dalej niż 1 km po ciągach komunikacyjnych od tego miejsca (obiekt musi spełniać wymogi niniejszego OPZ). Z uwagi na charakter wydarzenia Zamawiający nie dopuszcza zorganizowania kolacji w tawernie, barze mlecznym, domu weselnym, pizzerii czy jadłodajni. Liczba uczestników Zamawiający przewiduje udział: - maks. 40 uczestników posiedzenia Komitetu Monitorującego i kolacji zasiadanej w pierwszym dniu wydarzenia, - maks.150 uczestników części konferencyjnej w drugim dniu wydarzenia, - maks. 80 uczestników giełdy partnerów w drugim dniu wydarzenia. Zamawiający dopuszcza ostateczną liczbę uczestników wydarzenia, korzystających z poszczególnych usług, mniejszą o maksymalnie 35%, o czym poinformuje Wykonawcę maksymalnie 7 dni przed planowaną datą wydarzenia. C.d. w zał. nr 1 do umowy stanowiącej zal. nr 3 do SWZ