Office-support services

Description

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie obsługi biurowej oraz infolinii w ramach bieżących potrzeb Biura KRRiT. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz warunki i sposób jego wykonania zawarte są w IPU stanowiącym Załącznik nr 1 do SIWZ. 3. Szacunkowa wartość zamówienia wskazana w sekcji II.1.5 obejmuje również przewidziane zamówienia w ramach art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych, sekcja II.2.6 niniejszego zamówienia. 4. Termin realizacji zamówienia – 18 miesięcy począwszy od dnia zawarcia umowy, jednak nie wcześniej niż od dnia 1 lipca 2020 r., lub do wyczerpania środków, o których mowa w § 6 ust. 1 IPU, co jest równoznaczne z wygaśnięciem umowy. Kontrola stanu wykorzystania kwoty stanowiącej maksymalną wartość umowy należy do Zamawiającego. W przypadku zawarcia umowy przed dniem 1 lipca 2020 r., Wykonawca będzie realizował przedmiot umowy od dnia 1 lipca 2020 r. do dnia 31 grudnia 2021 r., lub do wyczerpania środków. 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie obsługi biurowej oraz infolinii w ramach bieżących potrzeb Biura KRRiT. 2. Zakres przedmiotu umowy realizowanego przez Wykonawcę obejmuje: 1) obsługę korespondencji przychodzącej i będącej w dyspozycji Zamawiającego w zakresie wprowadzania danych do systemu elektronicznego obiegu spraw i dokumentów (system Zamawiającego dot. obiegu dokumentów, w skrócie EOSiD), łącznie z rejestracją i skanowaniem dokumentów; 2) wykonywanie innych czynności biurowych na polecenie Zamawiającego, w tym: a) przygotowywanie pism i e-maili; b) obsługę urządzeń kopertujących, kserokopiarek, drukarek, faksów, bindownic i skanerów; c) wyszukiwanie, kompletowanie, układanie, rozkładanie, opisywanie istniejącej dokumentacji Zamawiającego oraz zakładanie teczek na sprawy; d) obsługę sekretarsko-asystencką; 3) obsługę infolinii, w ramach której Wykonawca zapewni przeszkolonych pracowników do obsługi infolinii. Obsługa infolinii polega na telefonicznym udzielaniu informacji oraz odpowiedzi na pytania i skargi, w tym w sprawach opłat abonamentowych za używanie odbiorników radiofonicznych i telewizyjnych, w szczególności udzielania informacji w zakresie kompetencji Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji oraz operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. z dnia 25 października 2018 r. Dz.U. 2018, poz. 2188 ze zm.), określonych w przepisach ustawy z dnia 21 kwietnia 2005 r. o opłatach abonamentowych (t.j. z dnia 30 sierpnia 2019 r. Dz.U. z 2019 r. poz. 1801 ze zm.). Wykonawca przygotuje w porozumieniu z Zamawiającym scenariusz rozmowy; 4) sporządzanie raportów, sporządzanie inwentaryzacji lub katalogowanie dokumentacji będącej w posiadaniu Zamawiającego. 3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz warunki i sposób jego wykonania zawarte są w IPU stanowiącym Załącznik nr 1 do SIWZ. 4. Wykonawca będzie realizował zamówienie w miarę bieżących potrzeb Zamawiającego, na zasadach określonych w IPU. Zamawiający szacuje zapotrzebowanie dzienne na poziomie nie mniejszym niż 15 osób i nie większym niż 27 osób delegowanych przez Wykonawcę do świadczenia usług dziennie, z wyłączeniem sobót i dni ustawowo wolnych od pracy. 5. W przypadkach pilnej potrzeby po stronie Zamawiającego Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić dodatkowe osoby do realizacji usług w liczbie nie mniejszej niż 1 osoba. Wykonawca podaje w ofercie informację jaką liczbę osób będzie w toku realizacji zamówienia mógł delegować do realizacji usług w trybie pilnym, tj. w sposób określony w § 5 ust. 7 IPU. Ponadto, Wykonawca zobowiązany jest określić w ofercie, w dniach roboczych, wyprzedzenie czasowe, jakie musi Zamawiający uwzględnić zwracając się do Wykonawcy o skierowanie dodatkowych osób do realizacji usług. Zamawiający wymaga by ww. termin zgłoszenia był nie dłuższy niż 5 (pięć) dni roboczych. Liczba dodatkowych osób, które będzie wykonawca delegował do realizacji usług na zgłoszenie Zamawiającego określone w § 5 ust. 7 IPU, a także skrócenie terminu wymaganego wyprzedzenia czasowego dla takiego zgłoszenia, podlegają ocenie ofert na zasadach określonych w pkt 15 SIWZ. 6. Zamawiający działając na podstawie art. 29 ust. 3a ustawy Pzp, wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę wszystkich osób wykonujących czynności opisane w § 1 ust. 3 IPU. Zatrudnienie osób, o których mowa wyżej, musi trwać przez cały okres realizacji umowy, z zastrzeżeniem § 1 ust. 5 IPU. Zasady kontroli sposobu realizacji i dokumentowania ww. obowiązku i sankcje za jego niedotrzymanie określone są w IPU, w szczególności w § 3 ust. 10–12 oraz § 10 ust. 2 pkt 4–5. Szczegółowe wymagania w powyższym zakresie zawiera IPU.