Kultur Ruhr GmbH; Beschaffung von Softwarelizenzen für ein ECM-System, Leistungen für die Einführung sowie Störungsbeseitigung, Betrieb, Support und Schulungen

Description

Gegenstand des zu vergebenen Auftrags sind die Beschaffung von Softwarelizenzen für ein ECM-System, Leistungen für die Einführung sowie Störungsbeseitigung, Betrieb, Support und Schulungen. . Lot 1: Auftraggeber ist Kultur Ruhr GmbH, ein Veranstaltungsunternehmen mit den Gesellschaftern Land NRW und dem Regionalverband Ruhr. Kultur Ruhr GmbH wurde 2001 gegründet und beschäftigt heute rund 80 Mitarbeitende. Charakteristisch zeichnet die Kultur Ruhr die Produktion und Vermittlung von zeitgenössischer und spartenübergreifender Kunst in der Kulturmetropole Ruhr aus. . Infolge der Corona-Pandemie wurde festgestellt, dass der gegenwärtige Digitalisierungsgrad nicht dem eigentlichen Bedarf entspricht. Aus diesen Gründen hat Kultur Ruhr ein umfangreiches Digitalisierungsprojekt initialisiert, mit dem Ziel, den Digitalisierungsgrad zu steigern und die gesamte Organisation zukunftsfähig auszurichten. Wesentlichen Schwerpunkte des Transformationsprozess: Digitalisierung der Prozesse (Verwaltungsprozesse), (Digitale) Kommunikation, Digitale (sozial) Kompetenz, Mobiles/Flexibles Arbeiten und Produkte der Kultur Ruhr. . Kultur Ruhr nutzt DATEV für den Rechnungslauf und plant, dieses auch zukünftig weiter zu nutzen. Entsprechend soll DATEV in die zu beschaffenden ECM Lösung integriert und nutzbar gemacht werden. DATEV bietet für eine Reihe von Softwarelösungen zertifizierte Schnittstellen an. DATEV bietet den Softwareherstellern auch eine fachliche Kooperation an, die mit einer Zertifizierung seitens DATEV abschließt. . Ziel der Einführung einer ECM-Lösung ist es, die Mitarbeitenden von Kultur Ruhr GmbH in die Lage zu versetzen, definierte Unternehmensprozesse durchgängig digital zu bearbeiten. Folgende Prozesse sollen hierfür umgesetzt werden: . • Digitaler Posteingang, • Dokumentenablage, • rechtssichere Archivierung für Rechnungen, • Rechnungslauf inkl. Rechnungsfreizeichnungsprozess, • Nachhalten der Rechnungsregulierung, • Vertragsanbahnung, • Vertragsverwaltung, • Vertragspflege, • Vertragscontrolling, • Vergaben, • Personalakte . Die Umsetzung erfolgt in drei Phasen (jeweils vier bis sechs Monate). Die Anwendung wird iterativ durch das Feedback der Mitarbeitenden von Kultur Ruhr optimiert. Nach Abschluss der dritten Phase wird das Projekt in den Regelbetrieb überführt. Dann obliegen der Betrieb sowie die Störungsbeseitigung der Lösung dem Auftragnehmer. Alle Phasen werden durch Support und Schulungen unterstützt. Vor den Einführungsphasen ist eine Vorbereitungsphase angedacht, in der Workshops zum Schärfen der Anforderungen und die Einführung des Systems in Abstimmung mit der Kultur Ruhr konzipiert und geplant werden sollen. . Mit einem voraussichtlichen Ende des Vergabeverfahrens ist Anfang April 2023 zu rechnen. Mit der Leistungserbringung soll unmittelbar im Anschluss daran begonnen werden. . Der Gesamthöchstwert des Auftrages, der als Rahmenvertrag mit Einzelabrufen ausgebildet ist, beläuft sich auf 450.000,00 EUR (netto). Es werden gleichzeitig maximal 200 Lizenzen benötigt. Diese Festlegung eines Höchstwerts erfolgt vor dem Hintergrund der Rechtsprechung des EuGH vom 17. Juni 2021, Rs. C-23/20, wonach öffentliche Auftraggeber zur Angabe des Höchstwertes der gemäß einer Rahmenvereinbarung zu erbringenden Leistungen verpflichtet sind. In diesem Sinne ist der hier angegebene Höchstwert in Abweichung vom Schätzwert zu verstehen, um den Auftraggeber mengenmäßig auch im Falle aktuell noch nicht absehbarer Leistungsspitzen abzusichern, ohne dass eine Abnahmeverpflichtung aus den hier angegebenen Höchstwerten resultiert. Die Schätzung des Auftragswerts basiert - eben dieses Absicherungsziel verfolgend, auch unvorhersehbar großen Bedarf des Auftraggebers die vergabegegenständlichen Dienstleistungen betreffend im Rahmen der Laufzeit abzudecken - zudem auf der oberen Bandbreite der nach Erfahrung des Auftraggebers marktgängigen Preisbildung. .