Scheduling software package

Description

Gegenstand der zu erbringenden Leistung ist die befristete Überlassung (Miete) eines Termin- und Wartezeit-Management-Systems (TWMS) als Software as a Service (SaaS) mit passenden Hardware-Komponenten. Das Hosting der Software hat vom Auftragnehmer nach den Maßgaben der DSGVO zu erfolgen. Das Hosting hat ausschließlich an Serverstandorten in Deutschland oder der EU zu erfolgen, vorzugsweise in Deutschland. Die Implementierung und Systemservice ist vom Auftragnehmer zu leisten. Der Auftragnehmer sorgt für ausreichende Lizensierung aller erforderlichen Softwarekomponenten. Des Weiteren berät der Auftragnehmer die Auftraggeberin in der Einführung, Nutzung und Konfiguration des Gesamtsystems. Die Auswahl der Hardware ist auf die unterschiedlichen räumlichen Gegebenheiten in den einzelnen Servicecentern abzustimmen. Die Auftraggeberin schließt mit dem Auftragnehmer einen EVB-IT Systemvertrag. — Kernfunktionalität ist die Verwaltung von Kundenterminen im Zusammenspiel mit der zeitlichen Einteilung von wartenden Kunden. Das Wartezeitmanagement ermöglicht den Kunden der Auftraggeberin das Einreihen in eine virtuelle Wartschlange und ein transparentes Verfahren vom Anmelden im Servicecenter oder online bis zum Aufruf an den freien Beraterplatz. Die Kundenberater erhalten Informationen zu den Wartenden und geben selbst ihren Beraterplatz frei für die chronologische Zuweisung eines Kunden; — Das Terminmanagement bietet Kunden der Auftraggeberin die Möglichkeit online Termine für Beratungen zu buchen. Die Termine werden in einem Kalender verwaltet, der die online gebuchten Termine mit den von Kundenberatern erfassten oder vor Ort im Servicecenter erzeugten Terminen je Standort zusammenführt; — Teil der Dienstleistung ist im Weiteren die befristete Überlassung (Miete) der passenden Hardwarekomponenten. Dies bedeutet konkret die Geräte/Systeme zur ad hoc Terminvergabe im Wartebereich sowie von Monitoren zur Übertragung im Wartebereich einschließlich Aufstellung und Wartung. Die Auftraggeberin ist bezüglich der einzusetzenden Hardware passend zu den unterschiedlichen räumlichen Gegebenheiten in den Servicecentern anhand von Plänen und zum Teil Begehung der Standorte zu beraten. Die Möglichkeiten und Modalitäten sind zu beschreiben. Eine individuelle Planung zusammen mit der Auftraggeberin ist durchzuführen. Die angebotene Hardware muss eine interne Kommunikationskomponente beinhalten. Eine Anbindung an das interne Netz der Auftraggeberin ist nicht möglich.