POA23001 Softwarelösung: Lernplattform inklusive Seminarverwaltung

Description

Die Stadtverwaltung Karlsruhe (im Folgenden Auftraggeberin (AG) genannt) plant die Einführung einer Lernplattform inklusive Seminarverwaltung für rund 6.500 Beschäftigte. Die AG gliedert sich in 36 Dienststellen beziehungsweise Ämter, die in ihrer Größe sehr heterogen sind. Es gibt Ämter, die weniger als 20 Mitarbeitende haben, bis hin zu Ämtern mit über 1000 Mitarbeitenden und acht Hierarchieebenen. Etwa Zweidrittel der Arbeitsplätze sind PC-Arbeitsplätze, ein Drittel der Mitarbeitenden haben keinen eigenen PC-Arbeitsplatz, einige auch keine persönliche Mailadresse. Für die Fortbildungsplanung, -organisation und -durchführung ist die zentrale Personalentwicklung im Personal- und Organisationsamt zuständig. In der Regel veröffentlicht diese alle zwei Jahre ein Fortbildungsprogramm, in dem ca. 300 verschiedene Seminare, oft mit mehreren Terminoptionen angeboten werden. Die Seminarverwaltung findet über ein SAP-Modul statt. Die Anmeldung zu den Veranstaltungen erfolgt in jeder Dienststelle unterschiedlich: Freigabeprozesse werden in der Regel über Formulare abgebildet; bei einer Genehmigung erfolgt die anschließende Einbuchung des Teilnehmenden auf eine Warteliste über die jeweiligen Sachbearbeiter*innen in den Personalstellen der Dienststellen. Die zuständigen Personen aus der zentralen Personalentwicklung nehmen über das SAP Veranstaltungsmanagementmodul die Umbuchung von der Warteliste auf die tatsächliche Teilnahmeliste vor und stoßen der Versand der Teilnahmebestätigungen und Wartelistenbenachrichtigungen an. Für die fachliche Administration der SAP-Module ist das Team „Budgets/Controlling/SAP HCM“ zuständig, welches ebenfalls Teil des Personal- und Organisationsamtes ist. Um das gesamte Portfolio an Lernangeboten über die Plattform anbieten und verwalten zu können und um Prozesse zusammenzuführen und zu digitalisieren, soll mit der Einführung der Lernplattform auch das SAP-Modul zur städtischen Seminarverwaltung abgelöst werden. Die künftige Software soll die gesamte Veranstaltungsorganisation, Veröffentlichung sowie Onlinestellung, die Anmeldung inklusive Genehmigungsworkflow, die Teilnehmendenverwaltung sowie die Durchführung und Abrechnung von Seminaren ermöglichen. Zudem soll im Sinne eines Fortbildungscontrollings ein umfassender Überblick über die angebotenen und genutzten Fortbildungsveranstaltungen möglich sein. Die AG plant dazu die Einführung einer Standardlösung mit kundenspezifischen Anpassungen und einer medienbruchfreien Bearbeitung aller Tätigkeiten, die im Bereich der Seminarverwaltung anfallen. Eine genaue Beschreibung befindet sich im Kriterienkatalog. Beide Komponenten, Seminarverwaltungsprogramm und Lernplattform werden in der Leistungsbeschreibung sowie im Kriterienkatalog als Plattform oder System bezeichnet. Es sollen auch Schnittstellen zu zentralen IT-Systemen der Stadtverwaltung Karlsruhe (z. B. KM-Personal (Basis SAP HCM), SAP Finanzen, enaio Dokumentenmanagementsystem, Microsoft Outlook 2019) bereitgestellt werden. Alle weiteren Informationen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Lot 1: - Die Überlassung einer Branchensoftware/Standardsoftware zur Seminarverwaltung und angeschlossener Lernplattform - Unterstützung der Projektleitung der AG - Nötige Anpassungen der Software an die Anforderungen der AG - Schaffung notwendiger Schnittstellen zu KM-Personal (SAP HR), SAP Finanzen, Outlook und dem Dokumentenmanagementsystem enaio - Konfiguration und Inbetriebnahme der Branchensoftware/Standardsoftware; inklusive Inbetriebnahme der Schnittstellen. Dabei eingeschlossen sind auch Testszenarien, welche auf Grundlage der Bedingungen, Anzahl User und eines Penetrationstests aufgestellt, geprüft, ausgewertet und optimiert werden, sowie der Dokumentation der oben genannten Punkte - Schulung von maximal 60 Administratoren und 10 Contentersteller*innen; inklusive der Erstellung bzw. Bereitstellung von Schulungsunterlagen für die Nutzer bzw. Multiplikatoren der Software - Dienstleistungskontingent über die Vertragslaufzeit (Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme). Der geschätzte Aufwand für zusätzliche Dienstleistungen rund um das Fachverfahren „Seminarverwaltung + Lernplattform“ beläuft sich auf ca. 5 Personentage pro Jahr. Alle weiteren Informationen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.