Unterstützungsleistungen - Unternehmensbereich Zentrale Dienste

Description

Die ekom21 - Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen (nachfolgend: ekom21) ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts nach dem Hessischen Datenverarbeitungsverbundgesetz (DV-VerbundG). Sie ist zentraler IT-Dienstleister für die hessischen Kommunen und ihre Einrichtungen. Von den Standorten in Gießen, Darmstadt und Kassel versorgt sie ihre Endkunden umfassend mit modernen Informations- und Kommunikationsdienstleistungen (IuK) aller Art. Zu den rund 500 Mitgliedern in Hessen und weiteren Kunden bundesweit gehören ca. 29.000 Endanwender*innen aus Kommunalverwaltungen und anderen öffentlichen Einrichtungen, wie z. B. Landkreise, Städte, Gemeinden, kommunale Eigenbetriebe, Zweckverbände, Anstalten, Krankenhäuser und Heime. Im staatlichen Bereich betreut die ekom21 zahlreiche Landesverbände, Ministerien und Regierungspräsidien. Insgesamt erbringt die ekom21 damit Services für sechs Millionen Bürger. Das Aufgabenspektrum der ekom21 wächst und verändert sich kontinuierlich, womit eine stetige Zunahme der Mitarbeitendenzahlen und eine stetige Veränderung der Kompetenzanforderungen an die Mitarbeiter*innen einhergeht. Die ekom21 - Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen (ekom21) ist mit derzeit rund 750 Beschäftigten der zentrale IT-Dienstleister für die hessischen Verwaltungen und deren Partner für eine umfassende Verwaltungsdigitalisierung. Mit ihrem Produktportfolio und Dienstleistungen unterstützen die Fachabteilungen der ekom21 die Verwaltungen bei einer effizienten Aufgabenerfüllung und verfestigen so umfassend die Verwaltungsdigitalisierung. Die Fachabteilungen der ekom21 (in den Vertrags- und Vergabeunterlagen auch als "Auftraggeber" bezeichnet) werden bei ihren Tätigkeiten durch den Unternehmensbereich Zentrale Dienste (UB1) unterstützt. Im UB1 sind übergeordnete Unterstützungsprozesse, Aufgaben und Tätigkeiten der ekom21 verortet. Dadurch wird gewährleistet, dass sich die Fachabteilungen einerseits auf Kernaufgaben konzentrieren können, andererseits bei deren Weiterentwicklung nachhaltig unterstützt werden. Basierend hierauf versteht sich der UB1 als moderner und leistungsfähiger interner Dienstleister mit hohem Service- und Kompetenzanspruch. An diesem übergeordneten Ziel wirken derzeit 80 Beschäftige in Voll- und Teilzeit mit. Im Zusammenhang mit der Planung, Realisierung und Begleitung von im UB1 angesiedelten Aufgabenstellungen und Projekten hat sich ein erhöhter Bedarf an Unterstützung durch externe Dienstleister sowohl für laufende als auch für künftige Aufgabenstellungen und Projekte ergeben. Vor diesem Hintergrund möchte die ekom21 auf rahmenvertraglicher Basis verschiedene Unterstützungsleistungen am Markt beschaffen. Im Folgenden sind stets Personen männlichen, weiblichen und diversen Geschlechts gleichermaßen gemeint; aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird im Rahmen dieser Beschaffung regelmäßig nur die männliche Form verwendet. Die benötigten Unterstützungsleistungen setzen sich sowohl aus unterschiedlichen fachspezifischen Anforderungen, operativ oder beratend, als auch aus unterschiedlichen Qualifikationsstufen der einzusetzenden Personen ("Unterstützungskraft" bzw. "Unterstützungskräfte") zusammen und betreffen im Wesentlichen folgende Tätigkeitsfelder und Qualifikationsstufen (Leistungskategorie): •Los 1- Organisations- und Changemanagement •Los 2 - eAkte Einführung ekom21 2023 •Los 3 - Beratungsleistungen ekom21 Intern •Los 4 - Beratungsleistungen für Stage II im Rahmen der SAP S/4 HANA Migration •Los 5: Aufbau Kompetenz - Center Organisation und Prozessmanagement 2023 •Los 6: Kulturwandel - New Work Beratung •Los 7: Personalentwicklung Beratung •Los 8: Neue Arbeitswelten Lot 1: Organisations- und Changemanagement Beratung •Los 1 - Organisations- und Changemanagement: Konzeption und Durchführung von Maßnahmen zur Prozesserhebung, -dokumentation, -analyse und Ableitung von Optimierungspotentialen; Durchführung von Organisationsuntersuchungen mit dem Ziel der Optimierung der Ablauf- und Aufbauorganisation und Umsetzung begleitender Change-Maßnahme Über die Regelaufzeit der Rahmenvereinbarung (vgl. Abschnitt II.2.7) der Bekanntmachung) veranschlagt der Auftraggeber eine Abnahmemenge von ca. 345 Personentagen. Der veranschlagte Gesamtwert basiert auf den Erfahrungen der letzten Jahre einschließlich geschätzter Mehrbedarfe. Näheres ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Lot 2: eAkte Einführung ekom21 2023 •Los 2 - eAkte Einführung ekom21 2023: Beratung und Unterstützung bei der eAkte Einführung in der ekom21, organisatorische Beratung bzgl. Aktenplan und digitaler Aktenführung, technischversierte infrastrukturelle Schnittstellenberatung, regelmäßige Teilnahme an diversen Statusmeetings, insgesamt 3-5 Stunden/Woche inkl. Ausarbeitung von Dokumentationen und Konzepten. Über die Regelaufzeit der Rahmenvereinbarung (vgl. Abschnitt II.2.7) der Bekanntmachung) veranschlagt der Auftraggeber eine Abnahmemenge von ca. 320 Personentagen. Der veranschlagte Gesamtwert basiert auf den Erfahrungen der letzten Jahre einschließlich geschätzter Mehrbedarfe. Näheres ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Lot 3: Beratungsleistungen ekom21 Intern •Los 3 - Beratungsleistungen ekom21 Intern: Beschaffung von Beratungsleistungen für den laufenden Betrieb des KGRZ. Über die Regelaufzeit der Rahmenvereinbarung (vgl. Abschnitt II.2.7) der Bekanntmachung) veranschlagt der Auftraggeber eine Abnahmemenge von ca. 750 Personentagen. Der veranschlagte Gesamtwert basiert auf den Erfahrungen der letzten Jahre einschließlich geschätzter Mehrbedarfe. Näheres ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Lot 4: Beratungsleistungen für Stage II im Rahmen der SAP S/4 HANA Migration •Los 4 - Beratungsleistungen für Stage II im Rahmen der SAP S/4 HANA Migration: Beratungen zum Ausbau vorhandener Möglichkeiten im SAP S/4HANA, Beratung für Verbesserung bereits etablierter Sachverhalte, Beratung für die Einführungen neuen Funktionalitäten, die erst beschafft werden müssen. Über die Regelaufzeit der Rahmenvereinbarung (vgl. Abschnitt II.2.7) der Bekanntmachung) veranschlagt der Auftraggeber eine Abnahmemenge von ca. 5700 Personentagen. Der veranschlagte Gesamtwert basiert auf den Erfahrungen der letzten Jahre einschließlich geschätzter Mehrbedarfe. Näheres ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Für das Los 4 - Beratungsleistungen für Stage II im Rahmen der SAP S/4HANA Migration ist ein Konzept gefordert, welches das Vorgehensmodell zum Ausbau des SAP S/4 HANA Systems beschreiben soll. Lot 5: Aufbau Kompetenz-Center Organisation und Prozessmanagement 2023 •Los 5: Aufbau Kompetenz - Center Organisation und Prozessmanagement 2023: Aufbau und Ausrichtung des Teams Organisation/PZM (Leistungskatalog, Methoden und Verfahren, Rolle im Unternehmen und im Rahmen des Prozess- und Qualitätsmanagements sowie Organisationsberatung und Organisationsentwicklung) zum Kompetenz-Center "Organisation und Prozessmanagement". Unterstützung bei der (technischen) Implementierung und Befähigung der Anwender zur Nutzung (der Mitarbeitenden im FB16 und ggf. weitere) der vorhandenen Softwarekomponenten ibo Prometheus und Aufbaumanager unter Berücksichtigung relevanter Schnittstellen zu anderen Systemen (idealerweise parallel bzw. im Rahmen eines Pilotprojektes - Praxisbezug "learning by doing", "train the trainer". Über die Regelaufzeit der Rahmenvereinbarung (vgl. Abschnitt II.2.7) der Bekanntmachung) veranschlagt der Auftraggeber eine Abnahmemenge von ca. 100 Personentagen. Der veranschlagte Gesamtwert basiert auf den Erfahrungen der letzten Jahre einschließlich geschätzter Mehrbedarfe. Für das Los 5 - Aufbau Kompetenz-Center Organisation und Prozessmanagement 2023 ist ein Konzept gefordert, welches das Vorgehen unter Berücksichtigung eines Piloten zur Prozessanalyse und Optimierung (learning by doing) beschreiben soll. Lot 6: Kulturwandel - New Work Beratung •Los 6: Kulturwandel - New Work Beratung: Beratungsleistungen zum kulturellen Wandel, Implementierung von Beteiligungsformaten (zu konkret anstehenden Veränderungsthemen) und Durchführung von Befragungen/Puls-Check Über die Regelaufzeit der Rahmenvereinbarung (vgl. Abschnitt II.2.7) der Bekanntmachung) veranschlagt der Auftraggeber eine Abnahmemenge von ca. 170 Personentagen. Der veranschlagte Gesamtwert basiert auf den Erfahrungen der letzten Jahre einschließlich geschätzter Mehrbedarfe. Lot 7: Personalentwicklung Beratung •Los 7: Personalentwicklung Beratung: Beratungsleistungen Optimierung des eigenen Teams Personalentwicklung hin zu einer im Unternehmen anerkannten "strategischen Personalentwicklung" sowie Beratungs- und Unterstützungsleistungen bei der Entwicklung von Kompetenzprofilen, Führungsgrundsätzen, Führungskräfteformaten und Fortbildungen sowie zur Neugestaltung des bereits etablierten Mitarbeitergesprächs. Über die Regelaufzeit der Rahmenvereinbarung (vgl. Abschnitt II.2.7) der Bekanntmachung) veranschlagt der Auftraggeber eine Abnahmemenge von ca. 135 Personentagen. Der veranschlagte Gesamtwert basiert auf den Erfahrungen der letzten Jahre einschließlich geschätzter Mehrbedarfe. Näheres ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Lot 8: Neue Arbeitswelten •Los 8: Neue Arbeitswelten: Im Rahmen eines Projektes zur Rückkehr aus der Pandemie wurde ein Konzept zur Einführung eines Free-Seating-Modells sowie der Einsatz einer Arbeitsplatzbuchungssoftware entwickelt und eine neue Flächenzuteilung in den Bestandsgebäuden geplant. Zur Umsetzung des Konzeptes sind Unterstützungsleistungen erforderlich. Für zwei neue Flächen (a 600 m²) an den Standorten Kassel und Fulda wurden im Rahmen eines Projektes Pilotflächen zur Erprobung konzipiert und ein Evaluationskonzept entwickelt. Diese Flächen werden im 2. Halbjahr fertiggestellt und bis Ende 2023 erprobt. Die Ergebnisse sollen dann Ausgewertet und auf die Bestandsflächen übertragen werden. Dafür sind umfangreiche bauliche, technische, organisatorische und materielle Ausstattungs-Maßnahmen erforderlich. Change- und Kommunikationsmaßnahmen sind für den Rollout erforderlich. Über die Regelaufzeit der Rahmenvereinbarung (vgl. Abschnitt II.2.7) der Bekanntmachung) veranschlagt der Auftraggeber eine Abnahmemenge von ca. 230 Personentagen. Der veranschlagte Gesamtwert basiert auf den Erfahrungen der letzten Jahre einschließlich geschätzter Mehrbedarfe. Näheres ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Für das Los 8 - Neue Arbeitswelten ist das Konzept gefordert, welches das Vorgehensmodell beschreiben soll.