Workflowmanagementsystem in Verbindung mit einem Dokumentenmanagement

Description

Die WFBB schreibt die Einführung eines Workflowmanagementsystem in Verbindung mit einem Dokumentenmanagement für das Unternehmen aus. Lot 1: Die WFBB hat sich als Ziel gesetzt, eine Optimierung und sinnhafte Digitalisierung ihrer Leistungs- und Support-Prozesse durchzuführen. Aus diesem Grund soll als Basis für eine ganzheitliche digitale Arbeitsweise ein Workflowmanagementsystem / Dokumentenmanagementsystem (DMS) ausgewählt und implementiert werden. Das System soll bei der Umsetzung der kundenorientierten Leistungsprozesse (Frontoffice-Prozesse), der (internen) Backoffice-Prozesse (Workflowfunktionalität) sowie als Archivsystem für die Dokumente der Fachanwendungen (Langzeitarchivierung) dienen und die Ablagepraxis innerhalb der Teams im Umgang mit digitalen Dokumenten vereinheitlichen. Zur Erstellung des Gesamtsystems gehören unter anderem die vollständige Lieferung der Software für das System sowie die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Hierfür sind insbesondere die Installation und Integration des Systems in die Systemumgebung der WFBB gemäß den zugrundeliegenden Unterlagen, die Entwicklung von Schnittstellen sowie individuelle Systemanpassungen (Customizing) erforderlich. Der Betrieb des Systems erfolgt On-Premise durch die IT der WFBB. Der Auftragnehmer übernimmt im Rahmen der Leistungserbringung bis zur Abnahme der vereinbarten Leistungen insbesondere: - die Überlassung der Standardsoftware auf Dauer (Verkauf), - die Erstellung des Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft, worunter unter anderem zählen: - die initiale Installation, - das notwendige Customizing, - die initiale Konfiguration sowie - die Integration des Systems in die bestehende IT-Infrastruktur. - (Mitwirkung bei der) Feinkonzeptionierung (inkl. entsprechender Dokumentation) und Umsetzung der initial umzusetzenden Anwendungsbereiche, - die Mitwirkung bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach den GOBD, - die Lieferung sämtlicher technischer Dokumentationen wie bspw. Schnittstellenbeschreibungen oder eine Backup-Dokumentation, - die Durchführung von Schulungen inkl. Überlassung entsprechender Schulungsunterlagen sowie Benutzerdokumentationen, - die Durchführung von projektbezogenen Managementaufgaben. Die im Folgenden aufgeführten Leistungen fallen nach der Abnahme der oben genannten Leistungen an: - die Durchführung des Systemservice/Support und der Systempflege, - ggf. die Weiterentwicklung und Anpassung des Gesamtsystems