Beschaffung eines Enterprise Content Management Systems inkl. Service Leistungen für 48 Monate für die Verbandsgemeinde Rhein-Selz

Description

Gegenstand der Ausschreibung ist: die Beschaffung eines Enterprise Content Management Systems inkl. Service Leistungen für 48 Monate für die Verbandsgemeinde Rhein-Selz. Lot 1: Aufgrund des Auftragswerts und der Komplexität des Systems wurde - Vergabeordnung: VgV - Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gewählt. Aus Dringlichkeitsgründen wird dieses Verfahren in einer verkürzten Form (beschleunigtes Verfahren) durchgeführt. Die Verbandsgemeinde Rhein-Selz ist eine Gebietskörperschaft im Landkreis Mainz-Bingen in Rheinland-Pfalz. Der Verbandsgemeinde gehören die Städte Nierstein und Oppenheim sowie 18 weitere Ortsgemeinden an, der Verwaltungssitz ist in der Stadt Oppenheim. Mit 41.763 Einwohner ist die Verbandsgemeinde die einwohnerstärkste Verbandgemeinde in Rheinland-Pfalz. Ausgeschrieben ist ein digitales Archiv als vollständiges Enterprise Content Management System zur Optimierung sämtlicher Geschäftsprozesse, welche bislang von Hand und mit jeder Menge Papier abgewickelt werden mussten. Dieses System muss eine leistungsstarke und effiziente Suite zum rechts- und revisionssicheren Umgang mit geschäftlichen Dokumenten und Informationen jeder Art sein. Es wird eine Cloud-basierte Lösung gefordert, eine Campuslizenz für ca. 150 Nutzer. Folgende Bestandteile soll das System enthalten: - Zentrales & Dezentrales Erfassen / Klassifizierung - ECM Lösung mit folgenden Modulen - Elektronische Archivierung - Viewer - Elektronische Postbearbeitung - Digitale Akte - Digitale Personalakte - E-Mail-Management - Microsoft-Integration - Workflow Management System - Business Process Management (BPM) - Vorgangsmanagement - Rechnungseingangsworkflow - Vertragsmanagement - Qualitätsmanagement Die Lösung muss in die bestehende Infrastruktur integriert werden und die Anwender geschult werden. In der ersten Phase wird die Eignung der Bieter im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs geprüft. Bitte reichen Sie zur Teilnahmefrist das ausgefüllte Dokument „TW-ECM-VGRS“ mit allen geforderten Nachweisen ein. In der zweiten Phase (Hauptwettbewerb) werden die geeigneten Bieter zur Abgabe eines Angebots aufgefordert, die dazugehörigen Dokumente bekommen nur die Bieter, die alle Anforderungen des Teilnahmewettbewerbs erfüllt haben. Die Bewertung der Angebote wird die im Leistungsverzeichnis beigefügte Bewertungsmatrix gem. "Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen" (UfAB) herangezogen. Die Bewertung der Angebote richtet sich nach dem Preis sowie dem jeweiligen Erfüllungsgrat der in der UfAB Matrix je Wertungsstufe aufgelisteten Punkte (Leistung 60%, Preis 40%). Für die Bewertung der Leistung ist der Fragenkatalog „FK ECM“ im Dokument „01 LV-ECM-VGRS“ auszufüllen. Jedes Kriterium wird vom Auftraggeber wie angegeben gewichtet und das jeweilige Angebot mit einer Punktzahl benotet. Dieses Dokument wird im Hauptwettbewerb zur Verfügung gestellt. Unvollständige Angebote werden vom Wettbewerb ausgeschlossen. Verhandlungsrunden / Bietergespräche: Nach dem Eingang und der Auswertung der Angebote kann der Auftraggeber Verhandlungen über die Leistung und/oder Preis mit den Bietern führen. Der Auftraggeber kann auch den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten. Die Vergabe der Leistung erfolgt auf der Grundlage des EVB IT-Systemvertrags.