Bekanntgabe verg. Auftrag RV Dienstleister Dokumentenmanagementsystem Therefore - Canon

Description

Die ISB hat bereits mehrere Automatisierungs- und Digitalisierungsvorhaben realisiert. Die eingesetzte Softwarelösung Therefore mit folgenden weiteren Systemkomponenten, IRISPowerscan, IRISXtract und sysHUB soll sukzessive ausgebaut werden. Dazu soll ein Rahmenvertag mit einem Dienstleister geschlossen werden, der folgende Beratungs- und Unterstützungsleistungen erbringt: - Fachberatung beim Ausbau der Softwarelösung Therefore - Entwicklung eines Vorgehenskonzepts - Festlegung und Abstimmung der Rahmenbedingungen - Konzeption und Etablierung der erforderlichen organisatorischen Strukturen - Implementierungsberatung für die Einführung & Konfiguration der Software - Konzeption weiterer Anwendungsfälle im Rahmen der Weiterentwicklung - Durchführung von Workshops zur Erhebung der Anforderungen - Ggf. Schulungskonzeption und Durchführung von Mitarbeiter-Schulungen - Multichannel-Lösung: Dokumentenaustausch mit Stakeholdern und anderen Softwarelösungen zum Thema E-Akte über Portalfunktionen und Dokumentendrehschreiben soll realisiert werden - Dienstleistungserbringung zum weiteren Ausbau der digitalen (Dokumenten)-prozesse auf Basis der Canon Produkte Therefore, IRISPowerscan, IRISXtract und sysHUB Es wird ein Aufwand von 300 PT pro Jahr geschätzt. Lot 1: Gegenstand dieser Rahmenvereinbarung ist die beratende und konzeptionelle Unterstützung der Auftraggeberin bei folgenden Vorhaben auf dem bestehenden Zielsystem Therefore: - Neben einer volldigitalen Rechnungsbearbeitung mit automatischer Rechnungsverarbeitung in SAP soll auf Basis der bereits implementierten Systeme die elektronische Akte sowie verschiedene Genehmigungsworkflows eingeführt werden. Ziel ist es, die Prozesse im Gesamthaus zu vereinfachen und die Abläufe zu automatisieren. - Die Ablage von Akten soll auf die einzelnen Bedürfnisse der jeweiligen Organisationseinheiten angepasst und eingeführt werden. - Darüber hinaus beinhaltet der Rahmenvertrag die Beratung und das Aufsetzen von Funktionen Schnittstellen, um den Automatisierungsgrad der täglichen Arbeit zu erhöhen. Der Dokumentenaustausch mit unterschiedlichen Stakeholdern, wie Ministerien, Behörden und anderen E-Akten-Systemen soll möglich sein. - Die Planung von Fachtests inklusive Testfallerstellung und Testkoordination sowie die Testdurchführung und -Überwachung inklusive der Ergebnisdokumentation sind ebenfalls Teil der Aufgaben. Es sind folgende Beratungs- und Unterstützungsleistungen zu erbringen: - Fachberatung beim Ausbau der Softwarelösung Therefore - Entwicklung eines Vorgehenskonzepts - Festlegung und Abstimmung der Rahmenbedingungen - Konzeption und Etablierung der erforderlichen organisatorischen Strukturen - Implementierungsberatung für die Einführung & Konfiguration der Software - Konzeption weiterer Anwendungsfälle im Rahmen der Weiterentwicklung - Durchführung von Workshops zur Erhebung der Anforderungen - Ggf. Schulungskonzeption und Durchführung von Mitarbeiter-Schulungen - Multichannel-Lösung: Dokumentenaustausch mit Stakeholdern und anderen Softwarelösungen zum Thema E-Akte über Portalfunktionen und Dokumentendrehschreiben soll realisiert werden - Dienstleistungserbringung zum weiteren Ausbau der digitalen (Dokumenten)-prozesse auf Basis der Canon Produkte Therefore, IRISPowerscan, IRISXtract und sysHUB Diese Rahmenvereinbarung beginnt mit Zuschlagserteilung und endet nach vier Jahren. Nach Ablauf dieser Höchstlaufzeit endet sie automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Ebenfalls endet die Rahmenvereinbarung automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf, wenn vor Eintritt der Höchstlaufzeit die verbindliche Höchstabnahmemenge erreicht wird. Die Höchstabrufmenge des Rahmenvertrages beträgt 1.320.000,00 EUR netto für vier Jahre.