Przetarg nieograniczony na organizację i obsługę studyjnych wyjazdów zagranicznych w ramach projektu „Kreatywna Małopolska II” z podziałem na 4 części

Description

Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa studyjnych wyjazdów zagranicznych w ramach projektu „Kreatywna Małopolska II” finansowanego z Regionalnego programu operacyjnego województwa małopolskiego na lata 2014–2020, z podziałem na 4 części: — część nr 1 – organizacja wizyty studyjnej dla 6 osób z Krakowa (Polska) do Bostonu (USA) w dniach między 2 a 7 czerwca 2021 r., — część nr 2 – organizacja wizyty studyjnej dla 8 osób z Krakowa (Polska) do San Francisco (USA) w dniach między 18 a 24 lipca 2021 r., — część nr 3 – organizacja wizyty studyjnej dla 6 osób z Krakowa (Polska, GMT+2) do Szanghaju (Chiny, GMT+8) w lipcu 2021 r., — część nr 4 – organizacja wizyty studyjnej dla 8 osób w Kolonii (Niemcy) w dniach między 25 a 29 sierpnia 2021 r. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do niniejszej SIWZ Lot 1: Organizacja wizyty studyjnej dla 6 osób z Krakowa (Polska) do Bostonu (USA) w dniach między 2 a 7 czerwca 2021 r. 1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja wizyty studyjnej dla 6 osób z Krakowa (Polska) do Bostonu (USA) w dniach między 2 a 7 czerwca 2021 r., realizowana w ramach projektu „Kreatywna Małopolska II” finansowanego w ramach Regionalnego programu operacyjnego województwa małopolskiego na lata 2014–2020, współfinansowanego z Europejskiego Rozwoju Funduszu Regionalnego. 2. Zamówienie obejmuje organizację i przygotowanie wizyty studyjnej w dniach między 2 a 7 czerwca 2021 r. dla 6 osób, której celem ma być udział w wydarzeniu branżowym: PAX East. Zamówienie nie obejmuje zakupu wejściówek na wydarzenie. 3. Wykonawca w ramach zamówienia ma zapewnić Zamawiającemu: 1) bilety lotnicze w klasie ekonomicznej tam i powrót na trasie Kraków–Boston, Boston–Kraków dla 6 uczestników wizyty studyjnej, z maksymalnie jedną przesiadką, przy czym: a) czas oczekiwania na przesiadkę nie może być dłuższy niż 3,5 h; b) bilet ma obejmować: 1 szt. bagażu podręcznego i 1 szt. bagażu rejestrowanego (główny, odprawiany) na każdego 1 uczestnika wyjazdu. Lista uczestników wyjazdu zostanie podana na 4 tygodnie przed rozpoczęciem wyjazdu studyjnego. Uwaga! Wykonawca ma obowiązek pokrycia kosztów wykonania testów na obecność wirusa COVID-19 dla uczestników wyjazdu, jeśli w danym państwie będzie to wymagane; 2) 5 noclegów w hotelu co najmniej 3-gwiazdkowym w Bostonie: a) w odległości maks. 1,5 km od miejsca wydarzenia – Boston Convention and Exhibition Center (BCEC), 415 Summer St, Boston, MA 02210, USA (odległość wyznaczana za pomocą trasy pieszej w Google Maps). Lokalizacja jest widoczna na stronie: https://east.paxsite.com/hotels-travel b) w pokojach 1-osobowych z łazienkami wraz ze śniadaniem dla 6 uczestników wizyty studyjnej podczas zaplanowanego pobytu. Wykonawca przedstawi w formularzu oferty Zamawiającemu przynajmniej po 2 propozycje hoteli odpowiadających powyższym wymogom. Ostateczny wybór hoteli należy do Zamawiającego. Brak przedstawienia w ofercie propozycji hoteli lub przedstawienie propozycji nieodpowiadającej powyższym wymaganiom będzie stanowić podstawę do uznania, ze treść oferty nie odpowiada treści SIWZ. 3) wyżywienie dla 6 osób w każdym dniu pobytu na wyjeździe – stawki zgodne z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167); 4) prywatne transfery lokalne (busem lub autem odpowiednim dla liczebności grupy) z lotniska w Bostonie do hotelu i z hotelu na lotnisko w dniu wyjazdu dla 6 uczestników wizyty, przy czym: a) kierowca musi osobiście odebrać uczestników z lotniska i przeprowadzić do auta/busa; b) kierowca musi uwzględnić możliwość opóźnienia w lotach oraz procedury związane z kontrolą emigracyjną. Wykonawca pokrywa także wszelkie koszty związane z opłatami drogowymi, parkingowymi itp. w ramach usługi transportu; 5) zapewnienie ubezpieczenia KL+NNW dla 6 uczestników wizyty studyjnej, pokrycie ewentualnych opłat klimatycznych, opłat parkingowych i drogowych; 6) zapewnienie zezwolenia na wjazd do Stanów Zjednoczonych w systemie ESTA dla 6 uczestników wizyty studyjnej; 7) w terminie do 7 dni od zakończenia wizyty studyjnej Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia raportu z ww. wizyty. W raporcie znajdą się co najmniej takie elementy jak: a) ogólne informacje o wizycie studyjnej, z uwzględnieniem opisu charakteru wydarzenia (targi, market, festiwal, konferencja); b) ramowy program wizyty studyjnej z uwzględnieniem: daty i godziny wyjazdu, daty i godziny powrotu, miejsca zakwaterowania, miejsca obiadokolacji; c) dokumentacja fotograficzna. 4. Harmonogram wykonania zamówienia: a) wizyta studyjna powinna być zorganizowana w dniach między 2 a 7 czerwca 2021 r.; b) przylot na lotnisko w Bostonie ma nastąpić w dniu 2 czerwca 2021 r. lokalnego czasu (Boston, USA), a wylot w dniu 7 czerwca 2021 r. lokalnego czasu (Boston, USA). Lot 3: Organizacja wizyty studyjnej dla 6 osób z Krakowa (Polska, GMT+2) do Szanghaju (Chiny, GMT+8) w lipcu 2021 roku 1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja wizyty studyjnej dla 6 osób z Krakowa (Polska) do Szanghaju (Chiny, GMT+8) w lipcu 2021 roku, realizowana w ramach projektu „Kreatywna Małopolska II”, finansowanego w ramach Regionalnego programu operacyjnego województwa małopolskiego na lata 2014–2020, współfinansowanego z Europejskiego Rozwoju Funduszu Regionalnego. 2. Dokładna data wydarzenia oraz data wykonania zamówienia zostanie podana przez Zamawiającego niezwłocznie po uzyskani informacji od organizatora wydarzenia branżowego, ale nie później niż do dnia 31 maja 2021 r. 3. Zamówienie obejmuje organizację i przygotowanie wizyty studyjnej w lipcu 2021 roku dla 6 osób, której celem ma być udział w wydarzeniu branżowym: China Joy. Zamówienie nie obejmuje zakupu wejściówek na wydarzenie. 4. Wykonawca w ramach zamówienia ma zapewnić Zamawiającemu: 1) bilety lotnicze w klasie ekonomicznej tam i powrót na trasie Kraków–Szanghaj, Szanghaj–Kraków dla 6 uczestników wizyty studyjnej, z maksymalnie jedną przesiadką, przy czym: a) czas oczekiwania na przesiadkę nie może być dłuższy niż 3,5 h; b) przesiadka nie może odbywać się na terenie USA ani żadnego państwa, na którego terytorium wymagane jest od Polaków posiadanie wiz; c) bilet ma obejmować: 1 szt. bagażu podręcznego i 1 szt. bagażu rejestrowanego (główny, odprawiany) na każdego 1 uczestnika wyjazdu. Lista uczestników wyjazdu zostanie podana na 4 tygodnie przed rozpoczęciem wyjazdu studyjnego. Uwaga! Wykonawca ma obowiązek pokrycia kosztów wykonania testów na obecność wirusa COVID-19 dla uczestników wyjazdu, jeśli w danym państwie będzie to wymagane; 2) 5 noclegów w hotelu co najmniej 3-gwiazdkowym w Szanghaju: a) w odległości maks. 1,5 km od miejsca wydarzenia – Shanghai New International Expo Centre, Century Park, Pudong, China (odległość wyznaczana za pomocą trasy pieszej w Google Maps). Lokalizacja jest widoczna na stronie: https://www.chinajoy.net/cjdhen/ b) w pokojach 1-osobowych z łazienkami wraz ze śniadaniem dla 6 uczestników wizyty studyjnej podczas zaplanowanego pobytu. Wykonawca przedstawi w formularzu oferty Zamawiającemu przynajmniej po 2 propozycje hoteli odpowiadających powyższym wymogom. Ostateczny wybór hoteli należy do Zamawiającego. Brak przedstawienia w ofercie propozycji hoteli lub przedstawienie propozycji nieodpowiadającej powyższym wymaganiom będzie stanowić podstawę do uznania, ze treść oferty nie odpowiada treści SIWZ; 3) wyżywienie dla 6 osób w każdym dniu pobytu na wyjeździe – stawki zgodne z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167); 4) prywatne transfery lokalne (busem lub autem odpowiednim dla liczebności grupy) z lotniska w Szanghaju do hotelu i z hotelu na lotnisko w dniu wyjazdu dla 6 uczestników wizyty, przy czym: a) kierowca musi osobiście odebrać uczestników z lotniska i przeprowadzić do auta/busa; b) kierowca musi uwzględnić możliwość opóźnienia w lotach; c) kierowca musi posługiwać się w sposób komunikatywny językiem angielskim. Wykonawca pokrywa także wszelkie koszty związane z opłatami drogowymi, parkingowymi itp. w ramach usługi transportu; 5) zapewnienie ubezpieczenia KL+NNW dla 6 uczestników wizyty studyjnej, pokrycie ewentualnych opłat klimatycznych, opłat parkingowych i drogowych; 6) zapewnienie wiz chińskich dla 6 uczestników wizyty studyjnej; 7) w terminie do 7 dni od zakończenia wizyty studyjnej Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia raportu z ww. wizyty. W raporcie znajdą się co najmniej takie elementy jak: a) ogólne informacje o wizycie studyjnej, z uwzględnieniem opisu charakteru wydarzenia (targi, market, festiwal, konferencja); b) ramowy program wizyty studyjnej z uwzględnieniem: daty i godziny wyjazdu, daty i godziny powrotu, miejsca zakwaterowania, miejsca obiadokolacji; c) dokumentacja fotograficzna. Lot 4: Organizacja wizyty studyjnej dla 8 osób w Kolonii (Niemcy) w dniach między 25 a 29 sierpnia 2021 r. 1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja wizyty studyjnej dla 8 osób w Kolonii (Niemcy) w dniach między 25 a 29 sierpnia 2021 r., realizowana w ramach projektu „Kreatywna Małopolska II” finansowanego w ramach Regionalnego programu operacyjnego województwa małopolskiego na lata 2014–2020, współfinansowanego z Europejskiego Rozwoju Funduszu Regionalnego. 2. Zamówienie obejmuje organizację i przygotowanie wizyty studyjnej w dniach między 25 a 29 sierpnia 2021 r. dla 8 osób, której celem ma być udział w wydarzeniu branżowym: Gamescom – największe targi gier w Europie. Zamówienie nie obejmuje zakupu wejściówek na wydarzenie. 3. Wykonawca w ramach zamówienia ma zapewnić Zamawiającemu: 1) bilety lotnicze w klasie ekonomicznej tam–powrót na trasie Kraków–Kolonia, Kolonia–Kraków dla 8 osób z maksymalnie jedną przesiadką, przy czym: a) czas oczekiwania na przesiadkę nie może być dłuższy niż 1,5 h; b) bilet ma obejmować: 1 szt. bagażu podręcznego i 1 szt. bagażu rejestrowanego (główny, odprawiany) na każdego 1 uczestnika wyjazdu. Lista uczestników wyjazdu zostanie podana na 4 tygodnie przed rozpoczęciem wyjazdu studyjnego. Uwaga! Wykonawca ma obowiązek pokrycia kosztów wykonania testów na obecność wirusa COVID-19 dla uczestników wyjazdu, jeśli w danym państwie będzie to wymagane; 2) 4 noclegi w hotelu co najmniej 3-gwiazdkowym w Kolonii: a) w odległości maks. 1,5 km od dworca kolejowego - Köln Hauptbahnhof-Trankgasse 11, 50667 Köln, Niemcy (odległość wyznaczana za pomocą trasy pieszej w Google Maps); b) w pokojach 1-osobowych z łazienkami wraz ze śniadaniem dla 8 uczestników wizyty studyjnej podczas zaplanowanego pobytu. Wykonawca przedstawi w formularzu oferty Zamawiającemu przynajmniej po 2 propozycje hoteli odpowiadających powyższym wymogom. Ostateczny wybór hoteli należy do Zamawiającego. Brak przedstawienia w ofercie propozycji hoteli lub przedstawienie propozycji nieodpowiadającej powyższym wymaganiom będzie stanowić podstawę do uznania, ze treść oferty nie odpowiada treści SIWZ; 3) wyżywienie dla 8 osób w każdym dniu pobytu na wyjeździe – stawki zgodne z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167); 4) transfery lokalne (busem lub autem odpowiednim dla liczebności grupy) z lotniska w Kolonii do hotelu i z hotelu na lotnisko w dniu wyjazdu dla 8 uczestników wizyty; 5) zapewnienie ubezpieczenia KL+NNW dla 8 uczestników wizyty studyjnej, pokrycie ewentualnych opłat klimatycznych, opłat parkingowych i drogowych; 6) w terminie do 7 dni od zakończenia wizyty studyjnej Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia raportu z ww. wizyty. W raporcie znajdą się co najmniej takie elementy jak: a) ogólne informacje o wizycie studyjnej, z uwzględnieniem opisu charakteru wydarzenia (targi, market, festiwal, konferencja); b) ramowy program wizyty studyjnej z uwzględnieniem: daty i godziny wyjazdu, daty i godziny powrotu, miejsca zakwaterowania, miejsca obiadokolacji; c) dokumentacja fotograficzna. 4. Harmonogram wykonania zamówienia: a) wizyta studyjna powinna być zorganizowana w dniach między 25 a 29 sierpnia 2021 r.; b) wyjazd następuje w dniu 25 sierpnia, a powrót w dniu 29 sierpnia 2021 r.