Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb über die Migration auf das System SAP S/4HANA

Description

Das Migrationsprojekt soll im Verlauf des Jahres 2023 beginnen und im Verlauf des Jahres 2027 abgeschlossen sein (Produktivsetzung)..Die erforderlichen Leistungserwartungen und Arbeitspakete für das Vergabeverfahren zur Beschaffung von Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem Migrationsprojekt wurden in einem Vorprojekt definiert. Der Fokus der Vorstudie lag u. a. auf folgenden Punkten: • Das SAP-System sowie die Prozesse näher an den SAP-Standard bewegen • Aktive Verfügbarkeitskontrolle direkt in SAP realisieren • Ein besseres Berichtswesen • Bessere Steuerung und Controlling der Budgets durch die Fachbereiche • Einrichtung eines kreditorischen digitalen Workflows für Eingangsrechnungen • Straffung und Vereinheitlichung von Einkaufs- und Beschaffungsprozessen unter S/4HANA • Workflows und Digitalisierung von Abläufen • Schnittstellen zu Drittsystemen vereinheitlichen oder deren Ersatz durch SAP-Module • Reduzierung von manuellen Tätigkeiten Lot 1: Die Auftraggeberin hat die für eine S/4HANA-Umstellung notwendige HANA-Datenbank bereits eingeführt. Die Auftraggeberin beauftragt die Migration vom bislang installierten System SAP-ERP auf die Version S/4HANA. Die vorgesehene Vertragslaufzeit beträgt 4 Jahre, beginnend ab dem 01.07.2023. Der Abschluss ist spätestens bis zum 30.06.2027 vorgesehen. Die Umstellung auf SAP S/4-HANA soll grundsätzlich im Rahmen eines Brownfield-Ansatzes erfolgen. Das bestehende SAP ERP-System soll in ein S/4HANA-System konvertiert werden. Die Auftraggeberin hat ein Vorprojekt zur S4/HANA-Einführung mit externer Unterstützung im Zeitraum von November 2020 bis Februar 2022 durchgeführt. Das Ergebnisdokument dient insbesondere als Informationsquelle zu der Ist-Situation 26/09/2022 S185 https://ted.europa.eu/TED 2 / 8 ABl./S S185 26/09/2022 524221-2022-DE 3 / 8 und bildet einen Rahmen für das anstehende Umstellungsprojekt. Aufgrund der Entwicklungen in der SAP-Produktstrategie müssen die im Dokument abgebildeten Prämissen nicht zwingend in der Form verfolgt werden. Mit dem Vorprojekt wurden folgende grundlegende Ziele verfolgt: Ablösung von Eigenentwicklungen und Annäherung an den SAP-Standard Neues Hauptbuch und neue Anlagenbuchhaltung Neue Planungstools Systemseitige Aktive Verfügbarkeitskontrolle Neue Oberflächentechnologie SAPUI5 /Fiori Flexibles und benutzerfreundliches Berichtswesen Neues Schnittstellen-Framework Für eine zielgerichtete Migration wurde ein grober Aufgabenablauf mit folgenden, vorgelagerten Projekten identifiziert: der Aufbau des SAP Solution Managers für Dokumentations- und Testzwecke Projekt Digitale Eingangsrechnung mit SAP Invoice Management by OpenText (unter ERP) Umstellung auf das Budgetverwaltungssystem (PSM-BCS) Umstellung auf das neue Hauptbuch und die neue Anlagenbuchhaltung. Der Knowhow-Aufbau und die Schulungen sollen so strukturiert werden, dass eine Überführung in einen beraterunabhängigen Betrieb ermöglicht wird. Die benötigten Fachworkshops werden voraussichtlich mit jeweils 10 Beschäftigten der Auftraggeberin besetzt. Die Administratoren und Key-User der Auftraggeberin müssen vom anbietenden Unternehmen eingewiesen und geschult werden. Für die Anwenderschulungen werden im Durchschnitt 5 Administratoren und 10 Key-User unterstellt. Basis der Schätzung ist dabei grundsätzlich ein Schulungsvorgehen nach „Train-the-Trainer“- Konzept. An dieser Stelle werden alle Interessenten darüber informiert, dass folgendes Unternehmen mit der Dokumentation einer Voruntersuchung für die Projektumsetzung beauftragt wurde: Best Practice Consulting AG, Am Mittelhafen 16, 48155 Münster. Diese Beauftragung erfolgte auf der Grundlage eines vorab durchgeführten Vergabeverfahrens für die Auswahl eines geeigneten Beratungsunternehmens. Mit dieser Beauftragung erlangte das vorbefasste Unternehmen Informationen, über die kein anderer Bewerbende vorab informiert wurde. Aus diesem Grund werden bereits mit Veröffentlichung dieses Teilnahmewettbewerbs, zur Vermeidung einer Wettbewerbsverzerrung die kompletten Vertragsunterlagen allen Interessenten zur Verfügung gestellt Die Auswahl des Beratungsunternehmens erfolgte auf der Grundlage von 2 durchgeführten Verhandlungsrunden.