Prestations d’accueil physique, téléphonique, gestion des dossiers d’accès et de sécurité du centre du CEA Grenoble

Description

Le CEA Grenoble souhaite confier la réalisation des prestations d’accueil physique, téléphonique, de gestion des dossiers d’accès et de sécurité du centre qui portent sur les périmètres suivants : * Périmètre P1 : Accueil de l'entrée principale du CEA Grenoble et de l'entrée Minatec * Périmètre P2 : Gestion des accès et des dossiers de sécurité * Périmètre P3 : Accueil du bâtiment CLINATEC Les prestations sont précisément décrites au II.2.4. Certaines options sont précisément décrites dans le dossier de consultation. Il s'agit des options suivantes: - option n°1 (phase de prise en charge des prestations en début de marché, en cas de changement de titulaire) - option n°2 (phase de réversibilité des prestations en fin de marché, en cas de changement de titulaire) - option n°3 (option pour l'extension des horaires d'accueil, de 19h à 20h). Lot 1: Compte tenu de la situation sanitaire des deux dernières années et de son impact sur les prestations, les données indiquées ci-dessous sont celles de l’année 2019. Les éléments quantitatifs mentionnés sont des ordres de grandeur qui n’ont pas de valeur contractuelle. Périmètre P1 = Prestations « Accueil entrée principale du CEA Grenoble et de Minatec » : - Accueil de visiteurs, de salariés d’entreprises extérieures et de collaborateurs divers suivant la procédure associée à chaque catégorie de visiteurs pour attribution d’un titre d’accès provisoire (55 000 visiteurs en 2019) - Accueil et préparation de visites spécifiques selon la procédure dédiée (109 visites spécifiques en 2019) - Assistance administrative, orientation des personnes en français ou en anglais, - Prise en charge du standard téléphonique (14 270 appels traités en 2019) - Gestion des voitures de location destinées aux salariés CEA avec remise des contrats et des clés des véhicules (1 160 demandes traitées en 2019) - Gestion des autorisations d’entrée dans la zone piétonne du site (2 587 demandes traitées en 2019) - Gestion du planning, signalétique et installation des salles de réunion (1 426 réservations en 2019) Ces deux accueils sont ouverts, sans interruption, du lundi au vendredi de 7h00 à 19h00. En cas d’organisation d’évènements spécifiques, certaines prestations pourront faire l’objet de demandes particulières, éventuellement en dehors de la plage horaire susmentionnée (y compris week-end et jours fériés). Périmètre P2 = Prestations « Gestion des accès et des dossiers de sécurité » : - Instruction des dossiers de demande de titres d’accès (salariés CEA, entreprises extérieures, collaborateurs divers) : réception, vérification, saisie et enregistrement des dossiers dans des bases dédiées (4 050 dossiers instruits en 2019) - Diffusion des avis de sécurité aux correspondants sécurité des unités (2 000 avis diffusés en 2019) - Accueil des personnes pour attribution de leur titre d’accès longue durée (création et mise à jour) (11 768 badges en 2019) - Gestion des demandes d’accès sur le site en « Heures Non Ouvrables » (HNO) avec attribution des droits d’accès (3 409 demandes traitées en 2019) - Renseignements sur les procédures diverses (HNO, demande de badge, conditions d’accès sur le site) - Préparation des badges pour les visites spécifiques (109 visites en 2019) - Gestion des dossiers d’habilitations des personnes physiques et morales (la volumétrie sera communiquée lors de la phase offre aux candidats sélectionnés par le CEA), Le bureau des badges est ouvert, sans interruption, du lundi au vendredi de 7h00 à 19h00. Périmètre P3 = Prestations « Accueil Bâtiment Clinatec » : - Accueil des visiteurs et formalités d’accueil (2 720 visiteurs accueillis en 2019) - Prise en charge des appels téléphoniques : 1 700 appels en 2019 - Diverses prestations administratives (demandes de transport, gestion des salles de conférence, gestion des réceptions des colis, …) - Attribution de droits spécifiques sur certains badges (2 400 en 2019 mais la volumétrie est amenée à augmenter significativement) L’accueil Clinatec est ouvert, sans interruption, du lundi au vendredi de 7h00 à 18h00. Les prestations incluent le reporting et les suivis statistiques de l'ensemble des missions confiées au titulaire. Des options sont précisément décrites dans le dossier de consultation (notamment les options pour l'extension de la plage horaire de réalisation des prestations sur 3 accueils (de 19h à 20h)) Marché classifié de niveau «Secret» au sens de l’arrêté du 9/8/21 (instruction générale interministérielle n°1300 sur protection du secret de la défense nationale). Il ne nécessite pas la détention d’informations et/ou supports classifiés par le titulaire dans ses locaux. Les candidats doivent impérativement fournir les documents relatifs à l’habilitation indiqués à la rubrique III.1.1.