Miete von Kopiergeräten und einer Hausdruckerei inkl. Servicevertrag

Description

Die Stadt Lehrte beabsichtigt Ihre derzeitige zentrale Druck- und Kopierlösung neu auszuschreiben. Gegenstand dieser Ausschreibung ist ein Mietvertrag, der sich auf der Basis eines monatlichen Grundbetrages, dem dazugehörigen Service inkl. Verbrauchsmaterial exkl. Papier und Heftklammern errechnet. Zudem ist ein Klickpreis zu vereinbaren. Ferner soll mit diesen neuen Geräten teilweise weiterhin das personalisierte Drucken mittels Chip-Authentifikation und eine zentrale Verwaltungssoftware für alle im Netzwerk der Stadt Lehrte eingebundenen Geräte beibehalten werden. Ebenso soll das "Follow-Me Printing" für das personalisierte Drucken teilweise beibehalten werden. Lot 1: Der Auftraggeber beabsichtigt die Anmietung von 68 Stand-Kopiergeräten verschiedener Kategorien, 31 Multifunk tions-Tischgeräten (MFP) verschiedener Kategorien, 32 Tisch-Laserdrucker und einer Hausdruckerei (Kopierstraße) für einen festen Zeitraum von 5 Jahren. Die Vertragslaufzeit beträgt 60 Monate. Die Aufstellung und Inbetriebnahme der Geräte ist mit Beginn der Vertrags-laufzeit am 01.04.2022 vorgesehen. Eine automatische Vertragsverlängerung ist nicht angedacht; gleichwohl wünscht der Auftraggeber einmalig eine einseitige 6monatige Verlängerungsoption. Die aktuell gemieteten Kopiergeräte sollen entsprechend durch neue Geräte ersetzt und teilweise aufgestockt wer-den. Die Standorte sind im gesamten Gebiet der Stadt Lehrte inkl. der Ortsteile verteilt (siehe Anlage "3.0 - Standorte, Kontakte und Rechnungstrennung"). Ferner soll eine Verwaltungssoftware eingesetzt werden, über die sämtliche im LAN eingebundenen Kopierer, MFP's und ggfs. die Drucker zentral administriert, überwacht, konfiguriert, zugewiesen und verwaltet werden können. Weiterhin soll zur Sicherstellung der Datensicherheit beim Drucken das personalisierte Drucken per Authentifikation mittels der bei der Stadt Lehrte verwendeten Zeiterfassungs-Chip's eingesetzt werden! Zusätzlich kann die Gerätefreigabe optional auch mittels des individuellen Netzwerk-Logins erfolgen. Ebenso soll ein entsprechendes Druckmanagement ("Follow-Me Printing") für das personalisierte Drucken erfolgen. Dies ist für die Gerätekategorien A.1, C und F relevant. Der Bieter hat die Geräte entsprechend zu liefern und an den jeweiligen Standorten innerhalb der jeweiligen Dienst-gebäuden so zu installieren, dass sie ab 01.04.2022 von den Mitarbeitern des Auftraggebers grundsätzlich vorkonfiguriert mit mindestens den Funktionen: Copy, Follow-Me-Print, Telefax, Scann2Mail, Scann2Folder (nach Vorgabe) in Gebrauch genommen werden können! Der Bieter ist ferner verpflichtet, während der gesamten Vertragslaufzeit einen Full-Service zu erbringen, d. h. die Geräte zu warten, Störungen zu beseitigen und die erforderlichen Verbrauchsmaterialien (wie Toner, Trommel, Resttonerbehälter, etc.) – mit Ausnahme des Papiers und der Heftklammern – zu liefern.