Planung und Umsetzung von Presse-Reisen

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Im Rahmen des EU-Projekts „BEING ORGANIC in EU“ soll mehr Bewusstsein für die Vorteile ökologischer Landwirtschaft und mehr Vertrauen in EU-Bio-Lebensmittel geschaffen werden. Hierfür entwickelt Naturland als Projektpartner diverse Kommunikationsmaßnahmen und Aktivitäten. Ein Bestandteil der Kommunikationskampagne im Rahmen des Projektes sind drei Presse Reisen „Safari Events“ in den Jahren 2023 und 2024 in Deutschland. Die Zielgruppe sind Media Multiplikatoren wie Journalisten, Influencer, KOLs und im Folgenden die Konsumenten. Für die Planung und Umsetzung der Presse Reisen wird ein Dienstleister beauftragt, der durch diese Ausschreibung gefunden werden soll. Das endgültige Konzept für drei Presse Reisen und die Tour wird zwischen dem Dienstleister und dem Auftraggeber abgestimmt. Ziel sind hier Veranstaltungen, um das Thema biologische Landwirtschaft in seiner Vielfalt greifbarer zu machen. Schwerpunkte sind Nachhaltigkeit und Klima und ökologische Landwirtschaft. Lot 1: Arbeitsumfang Folgende Aktivitäten sollen von dem zu beauftragenden Dienstleister durchgeführt werden: 1. Idee „Safari Events“ Der Dienstleister soll ein Konzept für die erste Presse Reise in 2023 in seinem Angebot vorlegen. Ziel sind bei allen drei Presse Reisen: Besuche bei verschiedenen BIO-Lieferkettenbetreiber wie Erzeuger, Verarbeitungsbetrieben oder Händlern mit Media Multiplikatoren. Für die Presse Reisen soll jeweils die Idee für den Veranstaltungsort, das Thema und das dazugehörige Rahmenprogramm in Absprache mit dem Auftraggeber definiert und finalisiert werden. Ein Konzept für die erste Pressereise soll in der Bewerbung ausgearbeitet werden: Locationvorschlag, Thema und Rahmenprogramm. Hierbei steht im Fokus den Media Multiplikatoren „the organic farming experience“ näher zu bringen. Folgende Kommunikationsziele dienen als Leitfaden. Ziele der Kommunikationsmaßnahmen: • Bedeutung des EU-Bio-Siegels (“Follow the Leaf”) • Öko-Landbau und natürliche Lebensmittelproduktion (“Organic farming: producing food using natural substances and processes”) • Nachhaltigkeit (“More Organic, more sustainability: thinking to future generations”) • Mehr Bio essen (“Eat more organic”) Die Vorgaben des CI Manual (siehe Anhang 6) soll in die Kommunikation miteingebunden werden. 2. Media Multiplikatoren Die eingeladenen Gäste sind Media Multiplikatoren wie Journalisten, Influencer, KOLs. Für die Presse Reisen ist es daher wichtig, dass die Orte und die ausgewählten Themen interessant, spannend und ein in sich stimmiges Konzept abgeben. Ziel ist es im Folgenden eine große Reichweite bei den Konsumenten, durch verschiedene Kommunikationskanäle zu erreichen. Die Auswahl und Einladung sind zwischen Dienstleister und Auftraggeber abzustimmen. 3. Umsetzung und Location Der Dienstleister ist für die Planung und Umsetzung der gesamten Events zuständig. Dabei sind folgende Aufgaben zu erfüllen und im Angebot aufzulisten, welche in regelmäßiger Abstimmung mit dem Auftraggeber abgestimmt werden: Themenvorschläge mit passendem Programm, Veranstaltungsorte, Servicepersonal, Auswahl Teilnehmer und Versand Einladungen, Dokumentation Ergebnisindikatoren. Für die Kontaktaufnahme mit den Lieferkettenbetreibern, Verarbeitungsbetrieben, Händlern, sowie den Absprachen für einen Betriebsbesuch steht der Auftraggeber zur Verfügung: Terminkoordination, Festlegen der Rahmenbedingungen, weitere Details wie z.B. Fotorechte und Hygienemaßnahmen vor Ort, ggfls. Verpflegung. 4. Präsenz als Ansprechpartner vor und während der Presse Reise, Reporting und Dokumentation Eine regelmäßige Abstimmung telefonisch, per E-Mail, per Konferenzdienst Teams/Zoom oder persönlich in den Räumlichkeiten des Auftraggebers (Gräfelfing) muss eingeplant und sichergestellt werden. Aus Nachhaltigkeitsgründen sind Abstimmungen ohne notwendige Reisen zu bevorzugen. Die Erreichbarkeit einer deutschsprachigen hauptverantwortlichen Ansprechperson bei dem Dienstleister muss werktags sichergestellt sein. Darüber hinaus soll der zukünftige Dienstleister an allen Eventtagen (siehe unter Leistungszeitraum) mit mindestens einem Ansprechpartner vor Ort sein und für eventuelle Fragen und bei Problemen zur Verfügung stehen. Der Dienstleister benennt eine weitere deutschsprachige Ansprechperson für den Vertretungsfall, die dieselbe Reaktionszeit erfüllt. Der Dienstleister soll dafür Sorge tragen, dass er eigenständig und in voller Verantwortung im Namen des Auftraggebers die Durchführung der Presse Reisen umsetzt. Des Weiteren unterstützt der Dienstleister en Auftraggeber beim Reporting, der Evaluation und der Dokumentation des Events mit Kennzahlen und Fotos. KPI der Events: • Output indicator: 3 Safari Events // 15 (DE) Media Multiplicators // 90 (DE) contents published by Media Multiplicators • Result indicators: 63,000,000 (DE) indirect contacts Leistungszeitraum Der Dienstleistungszeitraum umfasst die Jahre 2023, 2024 und 2025. Eine Auflistung der Leistungspakete in den jeweiligen Jahren befindet sich im Anschluss. Die genauen Termine in den Jahren werden zeitnah mit Dienstleister und Auftraggeber vereinbart.