Einführung eines Dokumentmanagementsystems in der Kreisverwaltung des Landkreises Oberspreewald-Lausitz

Description

Einführung eines Dokumentmanagementsystems in der Kreisverwaltung des Landkreises Oberspreewald-Lausitz Lot 1: Im Landkreis Oberspreewald-Lausitz basiert die Aktenführung grundsätzlich auf Papier. Die digitale Dokumentenablage in den einzelnen Dezernaten, Ämtern und Sachgebieten ist sehr heterogen. In einigen Bereichen gibt es Softwaresysteme mit einer eigenen Dokumentenablage.In anderen Bereichen gibt es keine festgelegte Ablagestruktur. Weiterhin existieren bereits einige Fachsoftware-Lösungen, die eine Archivierungslösung aufweisen. Der LK OSL ist auf dem Weg, eine digitale Verwaltung zu werden. Dazu ist eine rein digitale und strukturierte Ablage von Informationen sowie eine medienbruchfreie Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen notwendig. Für die strategische Ausrichtung ist es ebenso essentiell, vorhandene Fachsoftware mit eigener Archivlösung vollumfänglich zu integrieren. Das Ziel der Ausschreibung ist es eine Software zu finden, welche die unterschiedlichen Anforderungen der Ämter erfüllt. Diese sind unter anderem: - eine standardisierte digitale Akte (dies umfasst auch Personalakten), - eine strukturierte elektronische Dokumentenablage, - eine digitale Abbildung von Genehmigungsprozessen sowie - Schnittstellen zu Fachverfahren, um OZG-Forderungen zu erfüllen. Der LK OSL strebt eine stufenweise Vollausstattung der Verwaltung mit einem DMS und einer standardisierten e-Akte an. Vorgeschaltet ist eine auf den Zeitraum von einem Jahr angelegte Pilotphase in ausgewählten Fachbereichen. Der angestrebte Pilot soll unter Beweis stellen, dass das Produkt aus der Ausschreibung alle Rahmenbedingungen erfüllt und nach der Freigabe in den produktiven Betrieb der Verwaltung übergehen kann.