2243: RV Veranstaltungsmanagement und Messeauftritte des Bundesministeriums für Digitales und Verkehr (BMDV)

Description

Zur Umsetzung von öffentlichkeitswirksamen Veranstaltungen beabsichtigt das BMDV die Vergabe einer Rahmenvereinbarung für Veranstaltungsdienstleistungen. Leistungsgegenstand ist die Unterstützung der Auftraggeberin (AG) in allen Leistungsphasen der Organisation von Veranstaltungen und Messen. Der Auftragnehmer (AN) erbringt für die Auftraggeberin Leistungen bei der Konzeption, Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von wiederkehrenden und anlassbezogenen Veranstaltungen (z.B. Messeauftritten, Konferenzen, Podiumsdiskussionen, Abendempfängen, Pressekonferenzen, Ausstellungen und Bürgerdialogen). Veranstaltungen können hierbei rein Vor-Ort, in hybrider Form oder auch voll digital sein. Auf Grundlage dieser Leistungsbeschreibung (LB) wird das BMDV eine Rahmenvereinbarung abschließen. Bezugsberechtigt sind neben dem BMDV als Auftraggeberin auch Behörden aus dem nachgeordneten Bereich des BMDV. Bei Bedarf werden durch die Bezugsberechtigten für die jeweils konkret definierte Veranstaltung bzw. Messe Einzelaufträge nach den Vorgaben der Rahmenvereinbarung erteilt. Die Rahmenvereinbarung beinhaltet keinen Anspruch des AN auf Erteilung eines Einzelauftrages oder auf eine bestimmte Anzahl oder Regelmäßigkeit der Erteilung von Einzelaufträgen. Der AN verpflichtet sich jedoch, alle von der AG erteilten Einzelaufträge auszuführen. . Die Einzelheiten sind den elektronisch bereitgestellten Teilnahmeunterlagen zu entnehmen. Lot 1: Im Rahmen seiner Öffentlichkeitsarbeit führt das BMDV vielfältige und unterschiedlichste Veranstaltungsformate durch. Die Zahl der Veranstaltungen in einem Jahr kann variieren, auch deren Durchführungsform kann zwischen digitalen, hybriden und Präsenzveranstaltungen wechseln. Als Schätzwert kann im Jahr von folgender Anzahl von Veranstaltungen ausgegangen werden, wobei sich die Gästezahlen auf reine Präsenzveranstaltungen beziehen: 20 eintägige Veranstaltungen mit 150 - 300 Gästen 4 Kongresse (große Veranstaltungsformate bis 400 Gäste, zweitägig, nicht im BMDV) 12 Messen (u.a. IAA, Boot, IFA, Radverkehrsmessen, Innotrans, re:publica) 1 Tag der offenen Tür der Bundesregierung (zweitägig, inkl. Einbeziehung des öffentlich zugänglichen Außenbereichs) 1 Teilnahme am Bürgerfest zum Tag der Deutschen Einheit 1 Digitalgipfel der Bundesregierung Diese Veranstaltungen haben ein finanzielles Volumen in Höhe von ca. 5,5 Mio. Euro (inkl. USt) jährlich. Der AG kalkuliert für Sach- und Fremdkosten ein jährliches Budget in Höhe von 2.672.000 Euro netto. . Der Höchstwert entspricht dem geschätzten Gesamtvolumen, so dass aus der Rahmenvereinbarung bis zu 20.000.000 Euro (ohne MwSt.) abgerufen werden können. Es besteht keine Verpflichtung zur Beauftragung des geschätzten Gesamtauftragsvolumen seitens der Auftraggeberin. Der AN hat gemäß den vom BMDV vorgegebenen Inhalten und Zielgruppen geeignete Veranstaltungskonzepte und Budgetpläne für die Durchführung der konkreten Einzelmaßnahme auszuarbeiten und nach Beauftragung umzusetzen. Zudem sind auf Basis bestehender Konzepte neue Ideen für die repräsentative und innovative Präsentation im modernen Layout und basierend auf dem aktuellen Stand der Technik durch den AN zu entwickeln und vorzuschlagen. Wert wird darauf gelegt, dass der BMDV-Auftritt im Rahmen einer Veranstaltung oder eines Messestandes kontinuierlich an die thematischen und technischen Entwicklungen angepasst wird. Gewünscht ist auch eine Beratung im Hinblick auf die zielgruppenorientierte, innovative Darstellung und Präsentation relevanter Themenschwerpunkte und Botschaften in den Bereichen des BMDV, die über die Darstellung der Momentaufnahme hinaus auch kommende Trends der Veranstaltungsumsetzung berücksichtigt. Der AN muss immer die Ziele der Nachhaltigkeit der Bundesregierung und die Barrierefreiheit der Veranstaltung in den Planungen berücksichtigen. Dies schließt die eventuelle Beschaffung neuer Technologien mit ein sowie die Beratung zu Alternativen. Die Veranstaltungen des BMDV richten sich nach den jeweiligen Inhalten und auch zielgruppenspezifischen Erfordernissen und sind daher in Format, Art und Umfang sehr unterschiedlich; sie werden im Einzelfall definiert und beauftragt. Dem AN obliegt insbesondere: - die Beratung zur zielgruppenorientierten, innovativen, nachhaltigkeitsorientierten Umsetzung von Themen und Botschaften bei digitalen und Präsenzveranstaltungen, - die umfassende und kosteneffiziente Konzeption, Organisation und Durchführung der jeweiligen Veranstaltungen, Kongresse und Fachtagungen, Messeauftritte und Ausstellungen oder anderer Veranstaltungsformate, - die nachvollziehbare Kalkulation der Kostenpläne für die durchzuführenden Einzelmaßnahmen, - die operative Durchführung der beauftragten Einzelmaßnahme entsprechend dem freigegebenen Konzept, inklusive der gesamten logistischen, organisatorischen, techni-schen und personellen Steuerung, - der Abschluss von Verträgen mit Unterauftragnehmern und freien Mitarbeitern, wobei dies nach wettbewerblichen Gesichtspunkten zu geschehen hat und regelmäßig kleinere und mittlere Unternehmen einzubeziehen sind, - Zusammenarbeit und Abstimmung mit Partnern des BMDV zur Umsetzung gemeinsamer Veranstaltungen, - die finanzielle Abwicklung der Einzelmaßnahmen inkl. Vergütung von Unterauftragnehmern, Lieferanten und freien Mitarbeitern, - Sicherstellung, dass während der gesamten Vertragslaufzeit ausschließlich geeignetes und qualifiziertes Personal zum Einsatz kommt, - Lagerung und Pflege von im Rahmen der Einzelaufträge für Veranstaltungen beschafftem Material, monatliche Pflege des Bestandsverzeichnisses (Inventar) von für das BMDV beschafftem Material und Lizenzen; - Evaluierung und Qualitätsmanagement. Das BMDV kann zum einen als Veranstalter auftreten, zum anderen wird das BMDV an Veranstaltungen oder Messen teilnehmen, bei denen das BMDV einer von mehreren Partnern mit einem eigenen Auftritt ist. Die Veranstaltungen oder Messen können sowohl in den Dienstgebäuden des BMDV in Berlin und Bonn stattfinden als auch an anderen Veranstaltungsorten im Bundesgebiet. In Ausnahmefällen ist es möglich, dass einzelne Veranstaltungen im Ausland stattfinden. Gelegentlich können mehrere Maßnahmen zeitgleich angefordert werden. . Die Einzelheiten sind den elektronisch bereitgestellten Teilnahmeunterlagen zu entnehmen. Regelung zur Anpassung der Vergütungsobergrenze: - Regelung zur Anpassung der Vergütungsobergrenze: Der AG ist berechtigt, ohne Durchführung eines Vergabeverfahrens eine neue Vergütungsobergrenze nach den folgenden Bestimmungen festzusetzen. a) Der Auftrag kann aus sachlichen, technischen, rechtlichen oder personellen Gründen nicht ohne Mehrbedarf ordnungsgemäß und vollständig erbracht werden und erfordert eine Änderung der Vergütungsobergrenze gem. § 11 Abs. 6 dieser Rahmenvereinbarung. b) Die Gründe sind nachvollziehbar durch den AN zu dokumentieren und durch den AG gegenzuzeichnen. Sie können insbesondere vorliegen, wenn nach Vertragsschluss Umstände eingetreten sind, die einen höheren als den ursprünglich erwarteten Aufwand verursacht haben oder verursachen werden und diese Umstände keinem Vertragspartner zuzurechnen sind. c) Die Ermittlung des Mehrbedarfes erfolgt unter angemessener Berücksichtigung der seit Vertragsbeginn für eine ordnungsgemäße Leistungserbringung erforderlich gewordenen Aufwände (Sach-, Reise-, Personalkosten) und einer zwischen den Vertragspartnern abgestimmten realistischen Prognose des für eine mangelfreie Erfüllung voraussichtlich noch erforderlichen Mehrbedarfes. Die Höhe der neuen (angepassten) Vergütungsobergrenze wird aufgrund des so ermittelten Mehrbedarfs und der im Preisblatt angebotenen Pauschalfestpreise und Stundensätze festgesetzt. d) Auf Pauschalfestpreise finden diese Regelungen keine Anwendung. e) Im Übrigen gilt für die Anpassung der Vergütungsobergrenze das Schriftformerfordernis des § 18 Abs. (4) dieses Vertrages. .