Beschaffung Mietsoftware Personalverwaltung

Description

Das Donau-Ries Kliniken und Seniorenheime gKU (das gKU) betreibt im Landkreis Donau-Ries drei Kliniken und vier Seniorenheime. Insgesamt betreut die Personalabteilung rund 1600 Abrechnungsfälle in drei Tarifverträgen. Zur Personalverwaltung nutzen die Donau-Ries Kliniken die HR-Software des Herstellers P&I-Loga. Der Hersteller hat mit Schreiben vom 12.05.2021 letztmalig die Beendigung der Softwarepflege für diese HR-Software angekündigt. Künftig bietet der Hersteller eine Mietlösung an. Diese beinhaltet alle bisherigen Funktionen, Handhabungen und Historien in der gewohnten Art und Weise. Zur Gewährleistung einer unterbrechungsfreien Personalverwaltung, einem garantierten Zugriff auf die historischen Daten und einer Fortführung der vom Personal gewohnten Software-Struktur beabsichtigen die Donau-Ries Kliniken die Beschaffung der bisher genutzten Software in der künftig nur noch angebotenen Miet-Variante. Lot 1: 1. Das gKU benötigt eine HR-Software (Software) zur Abwicklung folgender Prozesse: Lohn-, Gehalts- und Reisekostenabrechnung, Rückrechnung, Einzel- und Massenabrechnung, Tarifautomatik, Meldewesen, Verbuchung in Finanzen/Controlling, Entgeltbescheinigungswesen, Abrechnungsanalyse, Analytics und Reporting, Personalentwicklung, Personaleinsatzplanung, Personalkostenplanung, Standardauswertungen, Stellenplan, Organisationsmanagement, Personalinformation und Zeitwirtschaft. An die Software werden die folgenden Anforderungen gestellt: 2. Nachweis der Marktreife für den Betrieb in komplexen Einrichtungen des Gesundheitswesens. Dazu muss sie innerhalb der letzten fünf Kalenderjahre in mindestens 50 Betrieben (mind. 1500 Abrechnungsfälle) erfolgreich installiert sein und betrieben werden. 3. Rückgriff auf die vorhandenen historischen Daten (seit 2008) ohne Ortsbindung. Der Aufbau eines neuen Systems unter Zuhilfenahme externer Dienstleister ist ausgeschlossen. Das gKU ist überzeugt, dass die verwandten Datensätze durch diejenigen Mitarbeiter angelegt und gepflegt werden sollen, die das System auch betreuen. Dies gewährleistet, dass die Daten dort gepflegt werden, wo es das gKU für richtig und angebracht hält. Dies gilt insb. dann, wenn die Software mehrere Möglichkeiten der Datenpflege zulässt. Die Anwender greifen täglich auf die im System hinterlegten Historien zu. Ohne gezielte Eingaben der Anwender erledigt die Software wesentliche Aufgaben selbständig. Ohne diesen Zugriff wären die Abläufe der Abteilung erheblich gestört und ein Mehraufwand notwendig, der unzweifelhaft mit dem Aufbau zusätzlicher Personalkapazitäten verbunden wäre. Eine Arbeit mit nur einem Teil der historischen Daten ist ausgeschlossen, da ein notwendiger kompletter Systemaufbau die Ressourcen des gKU und seiner Personalabteilung übersteigen würde. 4. Komplettsystem mit allen unter Ziff. 1 genannten Funktionen. Nach jahrelangen Problemen mit einem separaten Modul für die Zeitwirtschaft, welches über eine Schnittstelle verbunden war, steht für das gKU fest, dass nur ein Komplettsystem ohne Schnittstellen und Redundanzen seinen Bedarf bedienen kann. 5. Möglichkeit der Implementierung Digitaler Prozesse, um die Bearbeitung gleicher Probleme an sieben Standorten wesentlich zu vereinfachen. 6. Zentrale Steuerung der Software, um bei gleichem Personalbestand der Personalabteilung ein funktionierendes System zur Kontrolle und Überwachung aller gesetzlichen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes für die 1600 Abrechnungsfälle an sieben Standorten umsetzen zu können. Eine Personalbestandsanalyse hierzu ergab, dass für die Erledigung aller durchgeführten Arbeiten eine Vollzeitkraft einzustellen wäre. Bei zentraler Steuerung der Software kann darauf verzichtet werden. Die zentrale Steuerung muss außerdem die Möglichkeit automatisierter Geschäftsprozesse vorsehen. 7. Möglichkeit der Massendatenverarbeitung, um große Datenmengen effektiv und effizient bearbeiten zu können. 8. Vertrautheit der Anwender aller Standorte mit der Software und ihrer Handhabung. So sind Änderungen schnell umzusetzen und ersparen dem gKU größere Ausgaben für Schulungen. Die Software muss bei minimalem Schulungsaufwand in den Echtbetrieb übergehen können. 9. Verwendung einer Private HR-Cloud. Die Mitarbeiter-Datensätze sollen in einer Umgebung abgelegt werden, welche ausschließlich durch das gKU genutzt wird. Eine Betreuung dieser Daten ist durch den Anbieter zu ermöglichen. 10. Die angebotene Software muss als Miet-Lösung angeboten werden, da das gKU so jederzeit die aktuellen Module im Einsatz hat. Ein Ausweichen auf Kauf-Software wird ausgeschlossen. Folgende Verträge sollen abgeschlossen werden: 1) Vertrag zur Nutzung aller von der P&I-AG angebotenen Software-Module (All-In) 2) Vertrag zur Betreuung der Daten (Big-Data)