Einführung eines Standard-Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Kassenärztlichen Vereinigung Nordrhein

Description

Einführung eines Standard-Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Kassenärztlichen Vereinigung Nordrhein Lot 1: Die Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein (KVNO) setzt eine individualprogrammierte "Aktenmanagement" (AM) -Lösung ein. Diese basiert auf Microsoft SharePoint und ist nach "Trusted Procedure" vom TÜV Trust-IT zertifiziert. Die Dokumente der Verwaltungsvorgänge der damit arbeitenden Abteilungen werden in "Arzt"-Akten abgelegt. Stattgefundene Umstrukturierungen dieser Abteilungen können nicht in bestehenden System abgebildet werden. Eine Nutzung für weitere Abteilungen wird nicht unterstützt. Das neue Dokumentenmanagementsystem (DMS), das mit diesem Vergabeverfahren beschafft werden soll, als All-in-One-Lösung, soll perspektivisch allen Mitarbeitenden die elektronische Aktenführung ermöglichen. Mit einem DMS werden elektronisch und nicht-elektronisch erzeugte Dokumente über deren gesamten Lebenszyklus hinweg verwaltet. Dabei werden Entwurf und Erstellung, Weitergabe und Verteilung, Auffinden, Ablage und Archivierung oder Löschung der Dokumente sowie die Auswertung und Zuordnung von Informationen aus den Dokumenten unterstützt. Bei der elektronischen Aktenführung sind die Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung einzuhalten und die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und der Sparsamkeit zu beachten. Das DMS setzt damit Teile der Gesetzlichen Anforderungen aus dem E-Government Gesetz des Landes NRW um. Grundlage für die Umsetzung bilden weiter die Handlungsempfehlungen zur rechtssicheren elektronischen Aktenführung für die Kassenärztlichen Vereinigungen durch die Kassenärztliche Bundesvereinigung. Zielsetzung: Ein Standard-DMS wird für einen Mandanten "KV Nordrhein" eingeführt und das bestehende auf SharePoint basierende Individualsystem "Aktenmanagement (AM)" wird dadurch abgelöst. Die jetzt mit dem Aktenmanagement arbeitenden Mitarbeitenden können im neuen DMS ihre Vorgangs-Akten bilden. Das zu liefernde System muss im Multi-User Betrieb (ca. 300 gleichzeitige Nutzer) und einem importierten Dokumentenbestand von ca. 2 Terrabyte Daten in über 1.200.000 Dokument mit angemessenen Reaktionszeit nutzbar sein. Das Systemverhalten wird durch die jährliche hinzukommende Anzahl von ca. 170.000 Sendungen (PDF/A) mit 1.200.000 gescannten Blättern gescannt nicht nachhaltig verschlechtert (siehe Antwortzeiten & Speicherzeiten ). Die Aktenanlage für Mitglieder und Betriebsstätten, sowie die Aktualisierung anhand geänderter Stammdaten aus dem Stammdatensystem ist im DMS umgesetzt. Die benötigten Lizenzkosten (Kaufpreis) sind durch den Bieter im Angebotspreis zu berücksichtigen. Folgende Funktionalitäten sind für den Produktivbetrieb fertigzustellen oder komplett umzusetzen: - Inbetriebnahme des Gesamtsystems als All-In-One-Lösung in der Umgebung der KVNO - Installation eines Standard DMS in zwei Systemumgebungen Pre-Live und LIVE - Systemdesign konkret für den Mandanten KV Nordrhein und die bisher mit dem Aktenmanagement arbeitenden Abteilungen - Migration der Daten aus Altsystem (Aktenmanagement) - Abbildung der Berechtigungsstruktur - Dokumentation des Gesamtsystems - Anbindung der vorhandenen Scan-Lösung Das System sowie die umzusetzenden Anforderungen und Funktionalitäten sowie notwendigen Implementierungsleistungen werden in den Vergabeunterlagen detailliert beschrieben.